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楽々Webデータベースで商品管理をしてみよう

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商品管理とは？　在庫管理との違いについて

商品管理とは、商品・製品など(以下、商品など)に関わる物品・工程などの全般を管理することを意味します。商品管理に該当する業務は次のとおりです。

商品の単価管理
製品を構成する原材料の仕入れや在庫管理
部品や納品物の在庫管理
取引先への納品状況
商品の受発注業務・仕入れ
商品の陳列
販促活動
マーケティング

商品などを作る準備から、売上として出ていくゴールまでの管理が商品管理です。非常に業務領域が広いのが特徴です。

また業務範囲の違いが、商品管理と在庫管理の違いとなります。

在庫管理は、在庫の入出庫や取引日などを記録・管理し、在庫数を正しく把握することを目的とした業務です。つまり、在庫管理は商品管理業務の一部という位置づけになります。

商品管理が企業にもたらすメリット

商品管理が企業にもたらすメリットは次のとおりです。

商品需要や生産状況を把握でき、適切な販売計画・生産計画が策定できる
在庫過多をなくし、不良在庫の発生を防げる
商品などの流れが明確になり、「現在売れている商品など」「商品などが売れるスパンや季節」「製品などがどれくらい売れるのかの目安」などのマーケティング情報が手に入る
棚卸作業や管理業務などが効率化され、業務量・時間の削減や省スペース化につながる

商品管理が企業にもたらすデメリット

商品管理が適切でない場合に考えられるデメリットは次のとおりです。

在庫過多や不足が発生し、保管コストなどの余分なコストが発生する
在庫確認・管理の手間が増え、余計な労務・人件費がかかる
帳簿の記帳作業や棚卸作業でのミスや、商品などの破損・紛失などが起きて損失が出る
取引に関するトラブルが発生し、取引先からの信頼を失う

商品管理を効率化するためのコツ

商品管理を効率化するには、商品管理の中核を担う在庫管理周りの確認・改善がもっとも有効です。商品管理を効率化するためのコツを解説します。

担当者だけでなく自社全体で取り組む

商品管理効率化の取り組みは、商品管理業務を統括する担当者や経営者だけでなく、会社全体で取り組むことが大切です。

実際に入出庫の管理や棚卸作業などを行うのは現場の人間であるケースが多いため、現場が把握していなければ適切な商品管理が難しくなります。

現場が商品管理効率化の取り組みに対して積極的ではない場合に、考えられる問題は次のとおりです。

帳票の記入や管理方法を間違え、帳簿上の数値と実物の数値が合わなくなる
入出庫業務のミスが発生し、適正な受発注ができずに無駄なコストが発生する
棚卸のときにカウントミスが起こる
その他商品管理に関する作業時間の長期化や、業務効率の低下などにつながる

上記の問題を回避するため、従業員にも在庫管理・記録ルール遵守や帳票の整理、棚卸業務についての勉強などを意識してもらいましょう。

在庫回転率や在庫回転期間などの数値をしっかり分析する

適切な在庫数をコントロールするには、「在庫がどの時期に売れるか」「在庫が売れるスピードは種類ごとに違いがあるのか」など、販売関係の流れを把握し分析することが大切です。

在庫がどれくらい回転しているかは、在庫回転率(商品の売上÷平均在庫金額)で表せます。また、在庫が一回転する期間は在庫回転期間(棚卸資産÷売上金額)で計算できます。

在庫に関する数値を明確化することで、適切な受発注数や顧客ニーズの洗い出しなどが可能です。

定期的な棚卸を実施する

決算用の期末棚卸だけではなく、小規模でもよいので定期的な棚卸を実施するのが、商品管理の効率化のコツです。

短いスパンで定期的に行うことで、期末棚卸の負担が軽減したり、より正確な在庫数の把握・分析ができたりなどのメリットがあります。

棚卸の際は帳簿上の在庫数だけではなく、実際に現物を見る実地棚卸の実施が重要です。ただし実地棚卸は負担が大きいので、在庫数の増減が激しいものや流動性の高いものに絞って実施するのがよいでしょう。

商品管理をエクセルで行う際の注意点

在庫管理を含めた商品管理を実施する際、中小企業や小規模事業所ではエクセルを使って在庫管理する事業者も多いと思われます。しかし商品管理をエクセルで行うと、次のトラブルが懸念されます。

他の作業者がエクセルを開いていて操作できず、後でデータを入力しようと思ったが忘れていた
エクセルデータの変更の履歴が残らず、過去のデータが確認できない
商品などの数や在庫数が膨大になり、エクセルデータでは管理しきれない

とはいえ、在庫管理システムや販売管理システムなどの商品管理を効率化できるシステムを導入するには、数百万円レベルのコストがかかります。データ移行や既存の業務フローへの落とし込みなど、別のトラブルにも注意が必要になるでしょう。

そこで「エクセルのまま商品管理を効率化したい」とお悩みの場合は、当社が提供するエクセル業務効率化支援ツール「楽々Webデータベース」の利用をぜひご検討ください。

商品管理のスタートとなる商品の単価や原価を管理する単純な台帳管理から始めて、それをマスターとして利用し、在庫管理や売上管理などへ拡張していただくことが可能です。

楽々WebデータベースでExcelの商品管理をWebアプリ化

楽々Webデータベースを使って、このエクセルファイルをWebアプリ化してみよう。

よくある課題

同時に複数人が商品の情報を操作・閲覧できない
商品情報の変更履歴が記録されず、過去の情報を確認できない。
情報を引用する際に毎回コピペしないといけない

楽々Webデータベースでできること

他人の利用を気にすることなく複数人でデータを閲覧・編集可能
データをいつ、誰が、何を変更したか、データごとに確認
商品管理のアプリをマスタ情報として参照ボタンから呼び出して利用できる

商品管理アプリを作成する

商品の情報を登録するアプリを作成します。

01.Excelを準備する

使用していたエクセルを楽々Webデータベースに取り込むために準備します。

02.アプリに必要な項目を設定する

項目名やレイアウトを変更します。

03.項目を指定する

取り込みたい項目を選択します。
一覧形式で取り込んだエクセルファイルは項目をまとめて選択することができます。

04.入力型を変更する

「分類」項目の型を“選択リスト”に変更します。

05.選択肢を設定する

“選択リスト”型にした「分類」項目に選択肢を設定します。

06.アプリのアイコンを変更する

他のアプリと識別できるようにアプリのアイコンを設定します。

アイコンが設定されました。

他のアプリの参照ボタンに商品アプリを設定するには

01.マスタとして作成したアプリを設定する

商品アプリをマスタとしたい項目のプロパティを開きます。「参照」ボタンをクリックしマスタアプリに登録されたデータを呼び出したい項目のプロパティから「ポップアップ設定」を設定します。
作成しておいたマスタアプリを検索し、選択します。
「参照」ボタンを設定しようとしている項目以外にもまとめてマスタの情報を返すことができます。
「設定」ボタンをクリックします。
元の画面の項目のプロパティの「ポップアップ設定」にマスタアプリとして指定したアプリが設定されています。
「更新」ボタンをクリックし設定を保存します。

ポップアップウィンドウが開きます。

02.参照ボタンを確認する

参照ボタンをクリックするとポップアップ設定で設定したマスタとなるアプリがポップアップで開きます。

データを選択すると呼び出し元の画面に値が自動入力されます。

商品管理アプリが作成できました

「商品管理」アプリで、マスタとなる商品の情報を登録・更新・検索ができます。
マスタアプリとして他のアプリで「商品管理」アプリの情報を引用できます。
商品の情報(マスタの情報)を変更したい場合は、「商品管理」アプリに登録されているデータを更新するだけで他のアプリでも更新された最新の情報を取得することができます。