楽々Webデータベースでデヂエで管理している業務を移行してみよう

サイボウズのデヂエの販売・サポート終了｜移行の必要性あり

サイボウズ提供のWebデータベースツール「サイボウズ デヂエ8(以下、デヂエ)」は、後継商品「サイボウズ Office」カスタムアプリが完成したことで、販売・サポートの中止が決定しています。バージョンアップもありません。
現在デヂエを利用している企業は、デヂエのサポートが終了する前に、データベースの移行を検討する必要があります。

デヂエのデータベースを別ツールに移行する際の注意点

デヂエが終了する前に、データベースを別ツールへ移行する準備を終わらせる必要があります。

以下ではデータベース移行の際の注意点をまとめました。

既存データの内容チェック・バックアップを行うこと

もし移行前と移行後でデータの変化や不具合が生じた時の発生箇所や変更内容の確認作業や移行時にエラーやトラブルによってデータが破損・消失するリスクに備え、バックアップを忘れずに行ってください。

余裕があればデータをクレンジングしておくと、移行もスムーズになります。

移行先ツールの動作環境・機能をチェックしておくこと

移行先ツールの動作環境や機能は事前にチェックしておきましょう。

移行先予定のツールが自社環境では起動しない、または必要な機能がないなどがギリギリで発覚すると、業務に大きな支障をきたします。サーバやメモリなどのスペックや、データの相互性などをあらかじめ見ておくとよいです。

できれば事前に移行リハーサルを行うことをおすすめします。移行先ツール・その他の既存システムの動作や当日の動き、かかる時間・人員などを確認しておきましょう。

余裕ある移行準備期間を設定しておくこと

デヂエ内のデータ量が膨大であるほど、移行には時間と労力がかかります。トラブルやその他の遅延を見越しつつ、余裕ある移行準備期間を設定しておきましょう。

たとえば移行には次の作業時間が発生すると考えられます。

• 既存データの内容チェック
• バックアップ作業
• 動作環境のチェック
• 移行中の各種確認作業
• 他ツールへの移行にともなう社内体制の変更や操作研修の実施
• トラブルやエラーの対処時間
• データ移行後の内容チェック・修正・調整

移行規模が大きい場合は、移行を数回に分け、長期的に少しずつ進めるのも1つの手です。

デヂエからの移行先は楽々Webデータベースがおすすめ

もしデヂエからデータベースを移行したいときは、「楽々Webデータベース」の導入がおすすめです。デヂエと同じような使い方ができることに加え、エクセルに関するさまざまな業務を効率化できる機能を搭載しています。

楽々Webデータベースの基本情報	概要
機能	エクセルファイルの共有や自動集計などのエクセル業務の効率化用のサービス
月額料金(スタンダードプラン・クラウド版)	1ユーザあたり1,500円 ※追加オプション機能あり
利用可能人数	10ユーザ以上から
アプリ数	1,000個
データ件数	10万件/アプリ ※50万件、100万件の拡張オプションあり

以下ではデヂエから楽々Webデータベースに移行する3つのメリットを解説します。

デヂエの類似機能で移行後もスムーズに運用可能

楽々Webデータベースには、以下のような機能があるため、デヂエと同じような動作を実現できます。

• フォルダやアプリ(デヂエでいうライブラリ)を部門ごとに管理、なおかつアクセス制限などの詳細設定
• 台帳・ノウハウなどの管理アプリを一覧形式で表示
• 画像や添付ファイルの添付や自動採番(連番の自動登録)

データを管理するためのアプリの作成も、マウス操作・キーボード入力だけで簡単にできますので、視覚的に作業がしやすいのも特徴です。例えば、台帳・ノウハウなどの管理アプリも、項目をドラッグ＆ドロップで配置して作成できます。

エクセル業務を効率化する機能を多数搭載

楽々Webデータベースは、エクセルデータをアプリ化することで、エクセル業務を効率化できる機能を多数搭載しています。具体的には次のとおりです。

• 担当部分だけデータをダウンロードしての作業になるので、他の担当者と同時に作業が進められる
• 元のエクセルデータの記述を上書きしたり、データを破損させたりなどのリスクを回避できる
• 自動集計機能で数値の集計からグラフ化までが簡単にできる
• CSV形式、PDF形式、エクセル形式での出力ができる
• クラウド版は保守や外注開発費がかからない

オンプレミス版であれば、当社の「楽々WorkflowⅡ」と組み合わせることで、管理データの電子承認・電子決裁に対応できます。
またフォーマットを合わせてCSVファイルを作成することで、デヂエのデータも簡単に取り込むことが可能です。

企業の業務・環境に合わせた応用的な使い方ができる

楽々Webデータベースなら、これまでエクセルで対応していた棚卸管理、顧客リスト管理、アンケート作成・集計などの業務を効率化できます。

さらに使い方を工夫することで、以下のような応用的な使い方も可能です。

• 小口現金出納帳のデータの自動集計
• IPアドレスの申請・返却の管理
• ヒヤリハット分析や報告書の提出
• 取引先に送るお中元・お歳暮の住所・氏名・金額などの一括管理
• 在宅勤務(テレワーク)の労務管理 など

デヂエで管理している業務の移行

2023年9月末にデヂエのサポートが終了することになり、移行先を探している方も多いのではないでしょうか。楽々Webデータベースに、デヂエで管理している業務を移行してみましょう。

よくある課題

楽々Webデータベースでできること

フォルダを使って階層構造でアプリを管理する

楽々Webデータベースでは、デヂエと同じようにフォルダでアプリを分類できます。
そのため、グループ(部門や部署)ごとにフォルダを作成し、アプリを分類して管理をすることが可能です。

グループごとに権限を設定する(グループ管理オプション)

デヂエでいう「ライブラリ」は、楽々Webデータベースだと「アプリ」に置き換えられます。
フォルダやアプリはグループごとに権限を設定できますので、他の部署にデータが見られてしまうということはありません。

_{※なお、グループごとに権限を管理するには、 グループ管理オプション が必要です。}

経理部のユーザがアプリを利用した場合

アプリの作成も簡単

データを管理するためのアプリも、項目をドラッグ＆ドロップで配置していくだけで簡単に作成できます。
文字列や数値、計算、日付やドロップダウンなどの項目をアプリに配置できます。デヂエと同じように、画像や添付ファイル・自動採番の項目も使用可能です。

アプリに登録されたデータは、一覧形式で確認することができます。
項目によっては、リンク表示されたり、プレビューが表示されたりします。
例えば、以下の画像のアプリでは四つの項目が使用されており、次のような違いがあります。

1. 自動採番 ：自動的に連番が登録されます。
2. 文字列(1行) ：1行のテキストを入力できます。
3. 画像 ：画像形式のファイルを添付でき、データ照会時には画像のプレビューが表示されます。
4. ファイル ：画像だけではなく、pdfやエクセルファイル等を添付できます。

Excelで一覧データを出力する

楽々Webデータベースでは、アプリの一覧データをCSV形式だけでなくエクセル形式で出力することもできます。