楽々Webデータベースを活用して営業報告書(営業日報や営業訪問録)を作ってみよう

営業報告書とは

営業報告書というと決算書類を思い浮かべる人が多いかもしれませんが、ここで言う営業報告書は、営業担当者が担当する業務状況を上司やチームに報告する書類のことです。すなわち、営業報告書は営業日報、営業週報、営業月報、営業訪問録、案件報告などのさまざまな報告書の総称です。

営業報告書の目的

営業報告書は何のために書くのでしょうか。
営業報告書の種類や営業担当者とマネージャーなどの立場によって目的はさまざまですが、主に下記のようなものがあげられます。

1. 情報を上司及びチームで共有し、最善の方策をチームとして対応するため
2. 業務の反省、改善に役立てるため
3. 担当者自身の頭の整理をするため
4. 業績の見通しをたてるため
5. 顧客対応の記録として

このように、営業報告書はチームとして営業業務を素早く高い品質で遂行するために作成するのです。

一方、営業報告書を作成する最大のデメリットは作成に時間がかかることです。営業報告書作成のために顧客対応がおろそかになれば本末転倒です。
営業報告書は決して営業担当者の行動記録ではありません。営業活動を必要以上に事細かく記述しても、活用されなければ時間の無駄です。営業報告書は目的に即した内容をできるだけ手間をかけずに簡潔に記述し、タイミングを逃さず報告することが重要です。

営業報告書のフォーマット

営業報告書を円滑に運用するには、営業報告書を作成する労力、及びそれを活用する労力を最小限にすることです。

例えば、自由記述形式の報告書では営業担当者にとっては作成に時間がかかり、必要事項を漏れなく記述するには経験が必要です。マネージャーにとっても、記述レベルがバラバラの報告書から必要な情報を読み取るのは時間がかかります。必要な情報が記載されていない場合は別途問い合わせなければなりません。

これを防ぐには、予め記載内容を項目化しておいて、できる限り自由記述の部分を少なくすることです。エクセル(Excel)でフォーマットを作成しておけば、項目で分類、集計などのデータ処理も可能になります。また、エクセルであれば項目の変更も臨機応変に現場で実施することができます。

営業訪問録フォーマットサンプル

基本情報
訪問日時	〇月〇日　13:00-14:00
当方訪問者	第一営業　楽々楽介
訪問先会社名	〇×商事株式会社
訪問先場所	東京本社(赤坂見附)
先方出席者(役職・氏名)	総務部〇〇部長、××課長、××氏
会社概要	従業員800名、売上××億円の商事会社 URL:https://XXXXXX.co.jp/
訪問経緯	ホームページからの問い合わせ

案件情報
案件概要	全社稟議システムの構築
当社対象製品	楽々WorkflowII
目的・狙い	ペーパレス化、決裁期間の短縮
導入予定時期	2020年12月
予算金額・予算感	1000万円
受注確度	A　(A/B/C/D/E)
競合情報	A社、B社、C社、他2社
決裁者・キーマン	総務部○○部長

対応状況
今回実施事項	先方ニーズの聞き取りと製品説明
課題・宿題	〇月▽日までに概算見積もりを提出
次回アクション	〇月△日に見積書提出
意見・懸念事項等	製品は好評。懸念点は対象業務が定まっておらず、現状の業務フローも不明で情報不足。
上司コメント	対象業務範囲や現状業務フローを確認できないか？競合の提案状況は？

タイムリーな情報共有と情報活用

営業報告書、特に営業日報や顧客訪問録は簡単でもいいのでできるだけ早く提出することが重要です。マネージャーはすぐに内容確認して必要なコメントをするなどのアクションを起こしましょう。迅速な情報の流れを作り出すことで、タイミングを逃さず最善の対応をとることができます。

さらに、営業報告書をデータベース化しておけば、さまざまな情報の取り出し方法が可能になり、活用範囲が広がります。

例えば

• 訪問録を顧客別、時系列に並べて過去の経緯を素早くに確認する。
• 今月及び次月の受注予定の案件、金額を集計する。
• 経験の浅い営業担当者が過去の類似案件を検索して参考にする。
• 営業担当者毎に週別・月別に訪問回数を集計して負荷管理を行う。

というような利用方法が考えられます。

このようなことは、エクセル(Excel)ファイルをファイルサーバで共有して検索システムを導入する、エクセルマクロを駆使する、あるいはSFA(Sales Force Automation)を導入すれば可能になりますが、最も手軽なのがWebデータベース化することです。

エクセルで作った営業報告書フォーマットをアップロードすれば、すぐにWebデータベース化できます。Webデータベース化されれば営業報告書を素早く共有し、必要な情報を検索し、データをエクセルで加工することも簡単です。

Excelの営業報告書を楽々Webデータベースで活用

楽々Webデータベースを使って、この営業報告書をWebアプリ化し、活用してみよう。

よくある課題

楽々Webデータベースでできること

営業報告アプリを作成する

01.エクセルファイルを取り込む

エクセルファイルが取り込まれました。

02.データベースに読み込むセルを選択する

読み込んだエクセルファイルから、データベースに登録するセルを選択します。

1. 見出しになるセルを選択します。
2. 見出しの項目として設定します。
3. データが入力されるセルを選択します。
4. データの項目として設定します。

03.入力型を確認する

読み込んだセルの項目型が意図通りかを確認し、調整します。
作成をクリックすると、アンケートアプリが作成されます。

日々提出される営業日報を登録する

EXCEL登録(単票)から、複数のファイルを一括でアップロードできます。

アップロードされたデータが黄色く表示されるので、内容を確認し、「更新」ボタンを押下します。

アップロードしたファイルがデータベースに登録されました

結果は、検索したりエクセル形式でダウンロードすることができます

照合に遷移をクリックすると詳細を確認できます。