テレワーク(在宅勤務)での文書活用

テレワーク(在宅勤務)での文書活用における課題

コロナ禍において急速に広がったテレワークですが、アフターコロナを迎えつつある今でも、その需要は途絶えていません。働き方改革とも相まって、テレワークの継続やより良いテレワーク環境が求められています。しかし、テレワークを推進しようとしても、文書管理や情報共有の観点で以下のような課題を抱えている組織も多いのではないでしょうか。

効率的に情報共有・情報活用し、テレワークを定着させるために、上記のような課題を解決する必要があります。

テレワークでの文書活用のポイント

テレワークでも、安全かつ便利に社内の文書を活用するには以下のようなポイントを抑える必要があります。

出社不要な承認フローの確立

いざテレワークしようとしても、紙の文書でやり取りをしているため、ハンコを押すためだけに出社しているというケースは少なくありません。出社しなくても申請や承認ができるよう、電子承認などを取り入れるのがオススメです。また、電子承認のフローを確立することによって、余計な紙文書を増やさずにペーパーレス化へとつなげることができます。

検索・閲覧しやすいように共有フォルダを整備する

テレワーク時に発生する課題のひとつとして、情報共有のしにくさがあります。それらの課題を解決する一助として、社内の文書の共有フォルダの整備があります。たとえばフォルダの作成ルールや、ファイルの命名規則などを改めて見直し、組織全員が同じルールで運用できるようにするとよいでしょう。文書の格納先が整備されていることで、欲しい情報へのアクセスが容易になり、業務効率化に貢献できます。

テレワーク用にセキュリティ対策のルールを強化する

テレワークにより、社員はさまざまな場所から情報にアクセスすることになります。PCの設定はもちろん、社内で共有している文書のフォルダなどもセキュリティ対策を強化する必要があります。たとえば、外部での印刷・ダウンロードの制限などを行うことによって、不要な情報の持ち出しを抑えることができます。

楽々Document Plusはテレワークでの文書活用の課題解決に貢献します

楽々Document Plusには、ペーパーレスでの承認作業や最新情報の共有・活用の仕組みが揃っています。テレワークでの、効率的な文書管理や情報共有を実現できます。

電子承認や電子契約で「脱ハンコ」を実現

柔軟なワークフロー機能や電子契約サービス連携の機能を備えています。ワークフロー機能を使用することで、楽々Document Plus上で文書の申請・承認・登録まで一貫して行うことができます。また、電子契約サービスと連携させれば、契約書の申請・締結もペーパーレスで可能です。「脱ハンコ」を実現でき、場所を問わず承認作業が行えるので、承認スピードも短縮できます。

紙文書の頃よりも素早く文書を見つけられる

フォルダ機能を活用して、紙文書の頃と同じように文書を仕分けして管理できます。また、高性能の検索エンジンを搭載しており、ファイルの中まで高速で検索できます。紙文書を電子化したファイルも、OCR機能とあいまい検索を組み合わせて、漏れなく検索できるので、欲しい文書にたどり着きやすいです。

さらに、検索にヒットした文書のうち、該当する箇所をピンポイントで閲覧できるビューワ機能も搭載。パソコンやスマートフォン・タブレットなど端末を問わず、ストレスなく資料を閲覧できます。検索結果画面には常に文書の最新版を表示できるので、間違って古い情報を閲覧する心配もありません。

全文検索とビューワ機能を見る

万全のセキュリティで情報漏えい対策

文書へのアクセス制御はもちろん、ファイルのダウンロードや印刷の制御も細かく設定できます。ほかにも、ファイルへの透かし挿入やアクセスログの管理など、セキュリティに特化した機能を取り揃えており、安全な文書の保管が可能です。

実際の活用事例

具体的に、テレワークにおいて楽々Document Plusを活用しているシーンの事例を紹介します。スムーズな文書管理・情報共有に活用いただいています。

会議の資料共有、議事録共有

テレワークの導入に伴い、電話会議やWeb会議を取り入れる企業が増えています。楽々Document Plusで会議資料を共有することで、テレワークの環境でも、参加者がそれぞれパソコンやスマートフォン・タブレットなどからビューワで資料を閲覧しながら会議に参加できます。

楽々Document Plusでは、ひとつの文書に複数のファイルを添付できます。会議資料と補足資料をまとめて共有したり、会議開催後に議事録を追加したりできるので、1回の会議の情報をひとまとめにして共有可能です。会議関係者への周知メールも自動送信できるので、資料案内メールを作成する手間もありません。会議の準備にかかるペーパーコストや会議室予約などの人員コストを削減できるだけでなく、資料の紛失などのリスクもなくなります。

また、役員会議など、閲覧者が限定される重要な資料も、楽々Document Plusのアクセス管理で細かく権限設定ができます。資料のダウンロード時もランダムなパスワードを付与して、情報漏えい対策も可能です。ほかにも、社則で保存期間が決まっている会議資料なども、保存期間を過ぎると自動的に削除する機能を活用して、効率的かつ正確に保管できます。

会議前に資料を共有

項目名	記入内容
会議名	会議名
開催日	会議開催予定日
会議資料	資料を添付
補足資料	補足資料を添付
備考

会議後、文書を改訂し議事録を添付

項目名	記入内容
会議名	会議名
開催日	会議開催日
会議資料	(改訂時の変更不可)
補足資料	(改訂時の変更不可)
議事録	議事録を添付
議事録 補足資料	議事録の補足資料を添付
備考	会議後の決定事項など

在宅勤務申請、時短勤務申請

マネージャーや労務担当者は、在宅勤務や時短勤務の実施状況を把握する必要があります。また、在宅勤務ではチーム内のコミュニケーションが不足するため、業務管理も難しくなります。これらを可視化するために、楽々Document Plusで在宅勤務申請や時短勤務申請を行えます。

申請内容に合わせて自由自在に申請フォームを作成できるので、下記のように、在宅勤務申請と合わせて業務予定や業務実績を報告できます。マネージャーや労務担当者は、在宅勤務者がきちんと働いているか、逆に働きすぎていないかの確認も可能になります。また、時短勤務申請についても同様の申請フォームを流用できます。

さらに、楽々Document Plusには、柔軟なワークフロー機能が搭載されているので、申請・承認の実施や改訂時の項目追加も容易に実現できます。申請内容はプライバシーを考慮して、申請者とその上司、労務担当者以外には見せないようにアクセス権限も細かく設定できるので、安心して活用いただけます。

前日までに在宅勤務申請を実施

項目名	記入内容
申請者情報	在宅勤務者の所属と氏名
在宅勤務 実施日	在宅勤務予定日
勤務時間 (予定)	就業開始時刻～終了時刻
業務内容 (予定)	当日予定している業務内容
備考

在宅勤務実施後、文書を改訂し実績を入力

項目名	記入内容
申請者情報	在宅勤務者の所属と氏名
在宅勤務 実施日	(改訂時の変更不可)
勤務時間 (予定)	(改訂時の変更不可)
業務内容 (予定)	(改訂時の変更不可)
勤務時間 (実績)	就業開始時刻～終了時刻
業務内容 (実績)	当日実施した業務内容
備考	予定通り実施できなかった場合の理由など

研修資料共有

新型コロナウイルス感染拡大によって、新入社員向けのオンボーディングや研修は課題のひとつとなりました。複数社員の研修受講には、資料の共有基盤が必要です。そこで、楽々Document Plusを研修資料の共有基盤として活用し、在宅勤務中の研修受講をスムーズに進めることが可能です。

楽々Document Plusなら、適切なアクセス管理のもと、テレワークの環境でもパソコンやスマートフォン・タブレットなどからビューワで研修資料を閲覧できます。また、動画ファイルも共有でき、ストリーミング再生によりダウンロード時間を待たずに再生できます。

研修資料を共有

項目名	記入内容
研修名	研修名
研修対象者	事務職・技術職など
研修資料	資料を添付
補足資料	補足資料を添付
備考