働き方改革における文書管理の課題

近年、ペーパーレス化や電子承認などのドキュメントDXに取り組む企業が増えています。働き方改革の一貫として、テレワークへの対応や生産性の向上が求められるなか、文書をどう取り扱うかは大きなポイントのひとつです。現状の文書管理に下記のような課題はありませんか?

  • 会議のたびに資料の印刷・配布をしていて時間と手間がかかる
  • 書類や図面が書庫にあるので、探すのに時間がかかる
  • 大量の紙文書を保管するのにスペースが足りなくなってきた
  • 本社への申請書類を支社からいちいち転送するのが面倒
  • 出張や在宅勤務が続くと、紙での事務処理や承認業務が滞ってしまう

業種・業界を問わず、紙文書の使用によって、あらゆる業務が制限されてしまいがちです。紙での業務を見直し、ペーパーレスを前提とした働き方にすることで、業務効率化の可能性は一気に広がります。そのためには、ペーパーレス化や情報共有を支援するツールの導入が欠かせません。

ドキュメントDXのポイント

紙文書から脱し、ドキュメントDXを進めていくためには下記のようなポイントを抑える必要があります。

業務に合わせた管理ツールの導入

なんとなくDXを実現したいといった曖昧な目的のままツールを導入すると、せっかく導入したツールでもうまく活用できない場合があります。

そのような事態を防ぐために、ドキュメントDXを推進する前に、現状の文書業務の流れや問題点を洗い出しておきましょう。文書業務を行う現場でのヒアリングや現場視察、社員との話し合いなどを通して、文書作成・管理の課題を確認します。業務の実態に合うツールを導入することで、いち早く業務効率化につなげられます。

電子データに合わせた管理ルールを作る

多くの文書を紙で扱ってきた組織がドキュメントDXに取り組むと、現状の業務を大きく変えることになります。突然の業務改革には混乱や戸惑いがつきものです。

スムーズにドキュメントDXを推進するために、まずは紙前提で作られていた文書管理のルールを改めて整備します。たとえば、ファイルの命名ルールや保管場所のルールなどを定めます。実際に文書を活用する社員がアクセスしやすい環境を整えましょう。

e-文書法や電子帳簿保存法に対応した保管

ドキュメントDXの推進において、文書や帳票の電子保存に関する法律は無視できません。特にe-文書法や、電子帳簿保存法についてはよく内容を確認し、適切な文書の保管環境を整えましょう。e-文書法では、見読性・検索性・完全性・機密性の要件が設定されています。文書の紛失や毀損がなく、社員が見つけやすい形で保管しなければなりません。

楽々Document PlusはドキュメントDXに貢献します

楽々Document Plusは、ペーパーレス化に最適なツールです。働く場所を選ばず、生産性を高め、労働時間を短縮するなど、ドキュメントDXの推進に貢献します。

楽々Document Plusで様々なシーンでの手間の削減と業務の効率化を実現

一瞬で文書を検索・共有できる保管環境

楽々Document Plusに登録された文書は、ファイルの中まで高速全文検索の対象となります。あいまい検索も可能なので、検索効率が向上でき、文書探しにかかっていた時間を大きく削減できます。

また、楽々Document Plus上で会議資料などを共有することも可能です。資料を印刷せずとも、楽々Document Plusの文書を共有するだけで済みます。資料印刷のコストや手間の削減と、共有の承認作業時間の短縮を行うなど「生産性の向上」にもつながります。

全文検索とビューワ機能を見る

製造現場や外出先でも図面や資料を閲覧できる

登録された文書は、パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットでも閲覧や承認が可能です。たとえば、紙で保管されていた図面や仕様書などもスキャンして楽々Document Plusに登録でき、自動OCR処理されて全文検索の対象となります。製造現場で図面や仕様書などを確認したい時にも、自動で立ち上がる専用ビューワですぐに確認できます。

そのほか、出張中に営業資料を最終確認したい時にも、スマートフォンやタブレットからすぐに確認可能です。場所を選ばずに資料を確認できるので、利用者や利用シーンに合った「柔軟な働き方がしやすい環境」の実現につながります。

出社不要で承認・書類転送が可能

楽々Document Plusには電子承認ワークフロー機能が標準装備されています。ワークフローを回す際には、承認経路をいちいち調べてから申請する必要はありません。文書の内容によって承認ワークフローを自動判定し、スムーズに申請できます。

承認者は、PCだけでなくスマートフォンやタブレットから文書の閲覧・承認が可能です。出張中の移動時間や、在宅勤務時に部下の申請を承認できるので、承認スピードが上がります。押印のための出社が必要なくなり、「脱ハンコ」を実現できます。

また、支社から本社への申請などにも活用いただけます。離れた場所でも同じ書類をタイムラグなく閲覧できるので、書類受け渡しによる業務ミスを防止するだけでなく、申請業務もスピーディに行えます。

ダウンロード・印刷制御でテレワークでも安心

すべての文書を電子データで一元管理できるので、場所や場面を問わずに業務を進められ、テレワークの推進に役立ちます。在宅勤務での通勤時間の削減や、子育て・介護等と仕事の両立などワーク・ライフ・バランスも実現できます。

組織で決めたフォームに沿って文書をまとめられるので、資料探しもスムーズになり、閲覧時には高速ビューワですぐに内容を確認できます。さらに、元ファイルのダウンロードや印刷に制限をかけられるなど、セキュリティ対策も可能です。テレワークでも安心して活用いただけます。

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