電子帳簿保存法対応(スキャナ保存)
スキャナ保存とは？
電子帳簿保存法におけるスキャナ保存とは、紙で発行・受領した請求書や納品書等をスキャナやスマホなどで読み取り、電子データの形式で保存することを認める制度です。
スキャナ保存の対象となる書類
- 取引先から受け取った書類
- 自己が作成して取引相手に交付する書類の写し
書類の性格によって「重要書類」と「一般書類」で分類され、適用される要件が異なります。
スキャナ保存に対応するには？
令和4年1月1日電帳法改正以降は、スキャナ保存をはじめるにあたり特別な手続きは原則(*)必要なく、法律で定められた要件を満たすことで対応できます。
電子帳簿保存法の要件を満たすかどうか確認するための認証制度(JIIMA認証)があり、JIIMA認証を受けた製品なら安心して電帳法対応のソフトウェアとして活用できます。
文書管理システム楽々Document Plusは、スキャナ保存のJIIMA認証を取得済みです！
スキャナ保存の要件をどのように満たせるのか、シーン別にご紹介します。
*令和4年1月1日以後にスキャナ保存を行う場合の要件になります。各シーンで満たす要件の全体像
スキャニング時の要件
国税関係書類をスキャニングし電子化する際には、解像度や階調、読み取り情報の保存の要件を満たす必要があります。スキャナは、複合機以外にもスマホやデジタルカメラで読み取ることも可能です。
| 解像度 | 階調 | |
|---|---|---|
| 重要書類 |
200dpi以上 ※スマホやデジタルカメラ等の場合は、388万画素以上 |
256階調以上(24ビットカラー) |
| 一般書類 | グレースケールでも可 |
入力時の要件
国税関係書類に係る記録事項は、いつまでに入力しなければいけないという入力期間(スキャン＋タイムスタンプ)の制限があります。また、楽々Document Plusでは検索機能の確保のため、取引先／取引年月日／取引金額等の記録事項を入力します。
| 入力期間の制限 | 属性情報の入力 | |
|---|---|---|
| 重要書類 |
下記いずれかの方式に従って入力を行うこと
早期入力方式 国税関係書類の受領後、おおむね7営業日以内 業務サイクル方式 その業務の処理にかかる通常の期間(最長2か月以内)を経過した後、おおむね7営業日以内 ※国税関係書類の受領などから入力までの各事務の処理に関する規定を定めている場合に限る |
「検索機能の確保」を満たすために、取引先、取引年月日、取引金額を楽々Document Plusの属性項目として定義し、各記録事項を入力 |
| 一般書類 | 入力期間に制限なし |
保存時の要件
国税関係書類の電子データだけでなく、スキャナ読み取り時の情報や入力者等の情報の保存も必要になります。また、国税関係書類の電子データが原本であることを担保するため、タイムスタンプの付与も必要です(*1)。
| 読取り情報の保存 | 入力者等情報の確認 | タイムスタンプの付与 | |
|---|---|---|---|
| 重要書類 | スキャナ読取り時の解像度、階調、大きさに関する情報を保存すること ※A4以下の場合は不要 | 国税関係書類に係る記録事項の入力を行う者又はその者を直接監督する者に関する情報を確認できるようにしておくこと | 入力期間内に、電子データに対して総務大臣が認定する業務に係るタイムスタンプ(一括検証できるものに限る)を付すこと(*2) |
| 一般書類 | 不要 | ||
|
電子データで保持している解像度と階調の情報を、取得、表示する機能を備えています。 | 標準で用意している作成者型という属性項目により、入力者の情報を記録できます。また、ワークフロー機能を利用することで、責任者情報の記録も可能です。 | 文書保存時や、ワークフローの承認時にタイムスタンプの付与が可能です。また、期間等を指定し改ざんの有無を一括検証することも可能です。 |
クラウド版ではご利用いただけません。クラウド版ではタイムスタンプ付与無しに電帳法に対応できます。 *2 令和5年7月29日までは、一般社団法人日本データ通信協会が認定する業務に係るタイムスタンプも認める経過措置が講じられています。
その他の要件
国税関係書類の電子データについて適切に管理を行うために、下記の要件を満たす必要があります。
| バージョン管理 | 検索機能の確保 | |
|---|---|---|
| 重要書類 | 電子データについて訂正又は削除を行った場合にはこれらの事実及び内容を確認できるようにすること |
次の要件で検索ができるようにすること
①取引年月日その他の日付、取引金額、取引先 ②日付または金額の範囲検索 ③2以上の任意の項目を組合せて検索 |
| 一般書類 | ||
|
|
訂正については改訂機能を、削除については廃棄機能を利用することで履歴を残すことが可能です。 |
「取引年月日その他の日付」「取引金額」「取引先」の項目を、楽々Document Plusの属性項目として定義し、データ保管時にこれらの項目にもデータを登録することで、検索要件を満たすことができます。
さらに、値が未登録であることを検索する機能も提供しています。 |
| 帳簿との相互関連性の確保 | 電子計算機処理システムの概要書等の備え付け | |
|---|---|---|
| 重要書類 | 国税関係書類と対応する国税関係帳簿の記録事項との間において相互に関連性を確認することができるようにしておくこと | 電帳法に対応するシステムの概要書、システム仕様書、操作説明書、事務手続きを明らかにした書類を備え付けること |
| 一般書類 | ||
|
|
帳簿との関連性を確保できるようなキー項目(例：請求番号、受注番号等)を楽々Document Plusの属性項目として定義し、保存時に当該情報を登録することで関連性を確保することができます。 | システム概要書、システム仕様書、操作説明書については、製品標準マニュアルで充足可能です。 |
下記は、楽々Document Plusを利用する環境にて準備する必要があります。
| 見読可能装置の備付け等 | |
|---|---|
| 重要書類 |
(1)14インチ以上のカラーディスプレイやカラープリンタなどの操作説明書を備え付けること。
(2)電子データについて、下記の状態で速やかに画面及び書面に出力できること。
|
| 一般書類 |
電帳法要件を満たす楽々Document Plusの各種機能について
上記のほかにも電子帳簿保存法の要件を満たす様々な機能をそろえています。楽々Document Plusを使った電帳法対応についてさらに詳しく知りたい方は、下記のページをご覧ください。
電子帳簿保存法対応(全般)を見る上記でご紹介しましたスキャナ保存の要件を満たす楽々Document Plusの機能の詳細につきましては、こちらのページをご覧ください。
無料オンラインセミナーも毎月開催しています
