紙の決裁書類を一掃し「脱ハンコ」を達成

楽々WorkflowIIの導入で紙の決裁書類を一掃し、「脱ハンコ」を達成。楽々Framework3を活用したシステム開発も行い、Notesからのリプレイスにも成功

レーザープリンターに使用されるリサイクルトナーのリーデイングカンパニーであり、直販メーカーの中では唯一株式上場を果たしているケイティケイ株式会社（以下、ケイティケイ）では、稟議書をはじめとした決裁書類のペーパーレス化を目指して、楽々WorkflowIIを導入。紙の書類に押印していた承認業務を電子化し、決裁スピードの大幅な向上を実現している。
さらに、その後、ケイティケイは姉妹製品である楽々Framework3を活用して見積作成システムの構築にも着手。従来、Notesによって構築されていた古い見積作成システムをリプレイスし、営業活動の効率化にも成功している。

決裁スピードの向上と営業活動の加速を目的に、
ワークフローシステムの導入を決定

ケイティケイはリサイクルトナーやリサイクルインクを中心に、OA機器に使用する消耗品、文具事務用品、オフィス家具など、オフィスにまつわる商品をワンストップで提供する事業を展開している。本社が所在する愛知県名古屋市を中心に全国20ヵ所に支店・営業所を展開し、リサイクルトナー直販メーカーとして唯一の上場企業（東京証券取引所 JASDAQ（スタンダード））として確固たる地位を築いている企業だ。

同社は5年ほど前から、情報資産の活用や業務効率化を促進するため、各種社内システムの見直しを図っており、モバイルPCの導入や、グループウェアをOffice 365（現・Microsoft 365）に切り替えるなど、取り組みを進めていた。そうした活動のなかで、浮き彫りになった課題が「ハンコによる決裁・承認業務」だった。楽々WorkflowIIの導入プロジェクトのリーダーを務めた、経営企画部長の山本真二朗氏は当時の課題について、以下のように振り返る。

「当社では従来、稟議書や経費精算などの申請を紙の書類で運用しており、承認業務もハンコによる押印で行っていました。そのため、承認者の不在や休暇の際には決裁が滞り、承認までに数日を要することもたびたびありました。ほかにも急を要する申請の場合は、申請者が書類の所在を探し回り、決裁が滞っている承認者に直接押印を要請するといったことも日常的で、業務効率化を阻む要因になっていました」（山本氏）

加えて、このような決裁の滞りは、特に営業の場面において足枷となっていた。営業企画部長の熊谷祐介氏は、従来の決裁の仕組みについて「営業担当者が商品の値引きをする際、金額によっては上長の承認が必要になります。紙の書類で承認を得る仕組みでは決裁までのスピードが遅く、機会損失が発生していたケースもありました」と語る。

こうした課題を解決するため、同社は2016年の夏頃からワークフローシステムの導入を検討し始める。決裁・承認作業の電子化により、業務におけるペーパーレス化を推進し、営業活動をはじめとした業務の効率化を目指すこととなった。

スマホ対応、他システムと連携可能な点を高く評価し、
楽々WorkflowIIを選定。自社開発による導入に取り組む

2016年12月、ケイティケイは楽々WorkflowIIの導入を決定する。競合の3製品との比較対象表を作成して検討を行ったが、以下の5点を評価して、楽々WorkflowIIを選定した。

1. 自由にワークフローを設定できること。
2. グループウェアであるOffice 365とのシングルサインオンが可能なこと。
3. Office 365で構築した社内ポータルサイトのガジェットを利用できること。
4. IBM Power（旧AS400）を基盤とした販売管理システムとの連携が可能なこと。
5. スマホで承認がしやすいこと。

なかでも、特に重視したのは④の既存システムとの連携だった。同社の情報システム課に所属し、導入プロジェクトの中心的役割を担った菅井ゆか里氏は、この点について「例えば、既存の販売管理システムで返品作業を行うと紙の申請書類が出力され、その書類で返品の承認を受けていました。楽々WorkflowIIに既存システムを連携することで、こうした承認業務も電子化し、業務をより効率化することを目指しました」と話す。

こうして選定された楽々WorkflowIIを導入するため、同社はプロジェクトチームを結成。菅井氏を中心に要件定義を行い、まずは申請の頻度が最も高い稟議書と経費精算のシステムから着手した。

導入に際して苦心した点として、菅井氏はまず「複雑な承認経路の設定」を挙げる。

「当社では業務上、通常の会社ではあまりない特殊な承認経路があります。『お客様総合受付センター』からの申請がその一例です。この部署は全国に20数か所ある支店・営業所の事務業務をサポートする役割があるのですが、そこから返品などの承認申請をする場合は、お客様総合受付センターの責任者ではなく、支店・営業所の責任者に申請を行います。この全国20数か所の支店・営業所用の複雑な承認経路については、楽々WorkflowIIの標準機能で個別に作成するのではなく、今後のメンテナンス性、拡張性を考慮してオプション機能の文書プラグインを活用して実現しました」（菅井氏）

文書プラグインは、Javaのコーディングによって、システムに複雑なロジックを組み込む機能のこと。菅井氏はその当時、Javaの経験がなかったため、文書プラグインの利用には躊躇したが、住友電工情報システムのサポートが充実していたこともあり、次第に機能を使いこなせるようになったという。当時のことについて、菅井氏は「楽々WorkflowIIはマニュアルが充実していますし、サポートサイトの対応も非常に丁寧です。文書プラグインについても、担当のコンサルタント、サポートサイトのメンバーから実現方法についてアドバイスを頂いたので、Javaの知識がなかった私でも、思い通りの承認経路を再現できました」と振り返る。

こうした取り組みの末、2017年4月に楽々WorkflowIIの運用が開始。導入決定から運用開始まで約5ヶ月間。プロジェクトチームとしても、計画通りのカットオーバーであり、スムーズな導入を実現できた。

月間3000枚以上のペーパーレス化を実現
外出先からも自由に承認申請が可能な体制を構築

運用を開始した楽々WorkflowIIは、ケイティケイの全部署、全社員約170名を利用対象とし、全56種類の申請書を電子化することに成功。運用開始当初は約70件／月だった申請数も、現在では2,800件／月以上となり、まさに同社にとって欠かすことができないシステムに成長した。

竹中氏は「紙の書類での申請にかかっていたメール・FAXや文書保存の手間を1件当たり5分と見積もった場合、約230時間／月の削減効果が出ています。また、月間で2,800件の申請が行われていることから、少なくとも毎月3000枚以上の用紙が削減されていることになります」と話し、脱ハンコによる業務効率化の効果を実感している。

また、当初の目的の一つであった、決裁スピードの向上も実現。外出先からの承認も可能になり、営業担当者にとっても利便性の高いシステムになった。「実感値でいえば、決裁が終了するまでの時間は、従来の3分の1ほどになりました。以前は数日かかることもあった申請も、現在では数時間ほどで承認されることもあります」（熊谷氏）

さらに、路線検索オプションを活用し、交通費申請もスマホから行えるようになるなど、様々な効果が得られている。今後、同社では楽々WorkflowIIをグループ企業に横展開し、こうした効果をグループ全体に広げていく予定だ。

「現在は、会社ごとにグループウェアが異なっているためそのまま展開はできませんが、ゆくゆくは各社のシステムの統合を図り、楽々WorkflowIIをグループのワークフローのスタンダードとして活用していきたいです」（山本氏）

ワークフローシステムの導入経験を生かし、
手付かずだった古いシステムをリプレイス

ケイティケイは、楽々WorkflowIIの導入プロジェクトでの経験を生かし、その後さらなるシステム導入を成功させている。それが住友電工情報システムの提供するローコード開発プラットフォームであるWebアプリケーション開発基盤「楽々Framework3」を活用した見積作成システムの開発だ。この開発に至る経緯について、竹中氏は「Notesからのリプレイスを急ぐ必要があったから」だと説明する。

「従来の見積作成システムは、2005年頃にNotesで構築したものでした。しかし、グループウェアをOffice 365に乗り換え、楽々WorkflowIIを導入し、システム間の連携を進めるなかで、見積作成システムだけが孤立したシステムになっていきました。また、Notesは簡単な設定の変更や改善がしにくかったため、そのまま使い続けることにも限界を感じていました」（竹中氏）

そこで、同社は見積作成システムのリプレイスを計画。複数の企業から提案を受け、比較検討を行ったが、短期間での運用開始を望んでいたことからフルスクラッチによる開発を避け、パッケージ製品の導入を決めた。その結果、選定したのが楽々Framework3だった。すでに楽々WorkflowIIの導入実績があるため、販売管理システムなどほかのシステムとも連携しやすいことなどが選定の理由だった。

また、住友電工情報システムから開発委託の提案を受けたのも楽々Framework3を選定した理由だった。見積作成システムは2018年1月に開発がはじまり、2018年8月に運用開始と、約7ヶ月間でプロジェクトを終了している。竹中氏は、住友電工情報システムの開発についても「Notesで実現していた機能を最低限として、十分な機能が実装できたうえ、納期も予定通りでした」と高く評価しており、計画通りの導入に満足しているという。

さらに、運用開始後の効果についても、申し分ない成果を残している。新たな見積作成システムが営業活動に与えた影響について、熊谷氏は以下のように語る。

「見積作成システムのリプレイスが、営業活動の効率化に果たした役割はとても大きいです。1件当たりの見積作成時間が約30%は削減されています。現在、月間で6,800件の見積が作成されており、営業活動全体における業務効率化の効果は計り知れません」（熊谷氏）

ほかにも、菅井氏はリプレイスの効果として「自社内で気軽に設定の変更や改善ができるようになったこと」を挙げる。以前のNotesによるシステムは、社内でのカスタマイズが困難であったため、営業担当者など現場からのニーズをシステムに反映させることができなかった。それが可能になった現在、菅井氏は「現場からのニーズを積極的に反映し、より利便性の高いシステムを作り上げていきたい」と今後の意気込みを語った。

ケイティケイのホームページ

_{※本事例中に記載の社名や肩書き、数値、固有名詞等は取材時点の情報です。}