煩雑化していたワイン在庫管理を楽々Webデータベースで刷新
バックオフィスの効率化と事業拡大に向けた基盤を整備

専門商社であるA社は、事業で用いていたExcel在庫表によって、営業現場やバックオフィスに多くの非効率が生じていた。こうした課題を解消するため、同社は楽々Webデータベースを導入。受注や出荷の実績に連動してリアルタイムで商品を在庫管理できる環境を構築した。バックオフィスの業務効率化、管理精度の向上を実現したことにより、営業機会は増え、事業拡大に向けた基盤が整備された。

Excel在庫表が引き起こしていた複数の業務課題
在庫管理の効率化を見据え、システム化を決断

専門商社であるA社は、東京、名古屋、ニューヨークなどに拠点を持ち、さまざまな製品の取り扱いを通じて日本のものづくりに貢献している。15年ほど前からはワイン事業を開始。既存事業で培ったネットワークを生かし、欧州などの生産地から高品質なワインを輸入・販売している。

近年、力を注いでいるのが部門横断のDXプロジェクトだ。基幹システムの更新や商品管理システムの一元化などを進めている。その取り組みの一環として着手したのが、バックオフィス業務の効率化を目的とした楽々Webデータベースの導入だった。

ワイン事業では販売管理システムを導入し、仕入・売上・請求といった業務を一元管理していた。しかし、在庫管理に関しては、依然としてExcelで作成した在庫表を共有ドライブに保管し、複数のメンバーで閲覧や入力を行っている状況だった。ワインは同じ銘柄でも生産年ごとに異なる商品になるなど、管理すべきSKU(商品を識別する最小管理単位)が多いのが特徴だ。仕入先や得意先の増加、銘柄や生産年ごとの品種増大により在庫マスタは増加し続け、日々の頻繁な受注出荷によりリアルタイムに正確な在庫把握が要求されるため、Excelでの管理は容易ではなかった。情報の入力、更新、検索が煩雑なため、営業現場から至急の問い合わせを受けたバックオフィスのメンバーが、該当の商品を急いで探すということもたびたび発生した。さらに、共有ドライブで管理していたため、誰かがファイルを開いていると、他のメンバーは在庫表を更新できないといった課題も抱えていた。

また、在庫表のリアルタイム性の確保も大きな課題だった。外出先ではExcelファイルの重さなどの問題から在庫表の確認が難しく、営業担当者は始業時に在庫表を印刷して顧客先に持参することが多かった。しかし、その間に別の受注が入るなどして在庫表が変動すると、営業担当者の手元の情報との間に差異が生じてしまう。この差異は受注ミスに直結する恐れがあるため、営業担当者は顧客先からたびたびバックオフィスに問い合わせて最新の在庫状況を確認しなければならなかった。顧客先からの問い合わせは営業担当者の負担であるとともに、営業機会の損失にもつながる可能性がある。A社は、さらなる事業拡大を目指すためにも、Excel在庫表のシステム化を進めることにした。

ノーコードの特長を活かし、開発効率化を推進
データ連携により、出荷実績を自動取り込み

在庫管理のシステム化を進めるにあたり、まず既存の販売管理システムを活用する方法を模索した。しかし、販売管理システムはパッケージ型で同社が求める在庫照会の機能を具備するためにはかなりのカスタマイズが必要だったために断念せざるを得なかった。そこで、在庫管理を担う新たなシステムが必要と考え、Excel業務をノーコードでWebアプリ化できるツール「楽々Webデータベース」の導入を決めた。決め手は、ユーザビリティの高さだった。楽々Webデータベースは、UIや操作性をほぼ維持したままExcelをアプリ化できる。そのため、導入後の混乱が生じにくく、現場への定着がスムーズに進められると考えた。また、在庫表の円滑な立ち上げや共同編集も可能になるため、従来の課題の解決も期待できた。これらの特徴を評価し、外部コンサルタントの支援も受けながら、在庫表の再構築に着手した。

ノーコードツールである楽々Webデータベースはプログラミングをせずにアプリケーション開発ができるため、開発作業を効率化できるとともに、動くアプリケーションをもとにユーザの要望を適宜取り入れながら構築を進められる。営業現場の意見などを踏まえて画面のデザインをブラッシュアップしていった。

さらに、倉庫で出荷作業を委託している外部委託倉庫業者から受領する出荷実績情報を、自動的に楽々Webデータベースに取り込まれる仕組みを構築し、既存の販売管理システムとのデータ連携を実現した。従来は外部委託倉庫業者から、毎日Excelフォーマットの出荷実績表をメールで受領し、その内容を在庫表に転記していた。これはバックオフィスの担当者が手作業で行っていたため、時間がかかるだけでなく入力ミスのリスクもあった。そこで導入時に、データ連携による自動化を構想した。外部委託倉庫業者は従来通りのExcelフォーマットに出荷実績を記入。そのExcelファイルを販売管理システムが自動取り込みし、出荷実績処理を行う。さらに、WebAPIを介して楽々Webデータベース^*1へと出荷実績情報が連携される仕組みだ。

この仕組みにより外部委託倉庫業者側の業務フローを変更することなく、在庫表への転記作業を大幅に削減できた。こうした工夫を積み重ねながら、同社は楽々Webデータベースの導入を進めていく。

在庫管理を効率化し、バックオフィスの負担軽減に成功
在庫表にリアルタイム性を付与し、営業機会の拡大を目指す

現在、A社は従来の在庫表を楽々Webデータベース上に移行し、在庫管理の効率化など、さまざまな導入効果を実現している。複数ユーザによる在庫表の閲覧や編集が可能になり、転記作業による手間やミスも解消された。ワインの在庫管理は非常に複雑で、生産量は毎年変動し、価格も年ごとに微妙な変化がある。さらに、ワインは海上輸送で運搬されるため、入荷までのタイムラグも生じるなど、在庫管理を担うバックオフィスは負担が増えがちだ。しかし、楽々Webデータベースを導入してからは、在庫表の立ち上げや更新にかかる手間が減り、毎日の転記作業も大幅に軽減された。その結果、在庫管理にかかる時間が短くなり、業務に余裕がうまれた。

さらに今後、A社はスマートフォンによる閲覧機能を追加する予定だ。この機能が実装されれば、営業担当者は営業現場でリアルタイムに在庫状況が確認できる。これは顧客からの問い合わせへの迅速な対応を可能にし、営業機会の拡大につながると期待されている。

バックオフィスのリソース確保は事業拡大の要
楽々Webデータベースの導入をさらなる成長の契機にしたい

在庫管理の効率化は、ワイン事業を伸ばすうえで欠かせない基盤整備であり、A社は今回の導入を事業拡大のエンジンにしたいと考えている。素晴らしいワインを多くのお客様にお届けするために、事業の成長は欠かせない。しかし、受注量を増やせたとしても、その裏側を支える調達・出荷・在庫管理といったバックオフィスのリソースが不足してしまえば、事業拡大は頭打ちになる。受注量とバックオフィスのキャパシティが釣り合ってこそ、事業は安定的に発展していく。今回の楽々Webデータベースの導入は、在庫管理を効率化することでバックオフィスに余裕がうまれたのは、大きな成果である。これにより、営業活動の幅も広がり、全体の成長スピードを高められる基盤が整った。

また、楽々Webデータベースは、マスタ管理や日々の業務記録など、現場の運用に合わせてアプリを柔軟に構築できるところが強みだ。今後、A社は在庫管理で得た仕組みづくりの考え方を、ほかのバックオフィス業務にも生かすことも考えている。複数アプリが連携する業務基盤として発展させ、ワイン事業全体の成長を継続的に支える仕組みを検討していく。

在庫管理の改善は、単なる業務効率化にとどまらず、バックオフィス全体のデジタル基盤を強化する第一歩となった。A社は今回の取り組みを足掛かりに、顧客満足度をさらに高め、さらなる成長へ向けた体制強化を進めていく構えだ。今後の同社の活動にますます注目したい。

_{*1：A社は、楽々Webデータベースのクラウド版を利用。オンプレミス版では、バッチ処理によるCSVの取り込みが行えるなど、データ連携をサポートする機能がさらに充実している。
https://www.sei-info.co.jp/webdatabase/on-premises/}

• 楽々Webデータベースは住友電工情報システム株式会社の登録商標です。
• 本事例中に記載の数値、固有名詞等は取材時点(2025年11月)の情報です。