楽々Document Plusの基本機能

楽々Document Plusは、社内の文書をフォルダ分けして一元管理できる、文書管理・情報共有システムです。ここでは、基本的な機能を紹介します。

作成者・契約名・日付などの情報と関連ファイルをまとめて保存

楽々Document Plusでは、電子データファイルと文書番号・作成日時などの関連情報をまとめたものを「文書(ドキュメント)」と呼んでいます。たとえば、契約書であれば、文書の作成者・所属といった必須項目に加え、契約名・契約先・締結日などの任意項目を、ファイルの属性情報として設定できます。作成した文書はひとつずつフォルダに格納して保管できます。

また、ひとつの文書内に複数のファイルを添付することも可能です。関連する情報を一気に確認できるので、資料探しを効率的に行えます。なお、ファイルなしで、属性情報の入力内容のみでの文書登録もできます。

楽々Document Plusにおける文書の考え方

トップ画面からほしい情報をすぐ探せる

楽々Document Plusのトップ画面では、いつでも選べるメニューを上部に配置し、閲覧する文書の種類をすぐに切り替えられるフォルダツリーを左側に配置しています。フォルダは、文書の種類や部門等で階層化されており、エクスプローラーのように文書を分類管理できます。

また、管理者から情報を発信する「お知らせ」や「文書リンク集」のほか、全利用者の「アクセスランキング」や、自分が「最近見た文書」などが表示され、トップ画面からさまざまな情報にアクセスできます。

文書の登録単位のイメージ図

①自分が承認すべき文書を件数表示

自分が承認すべき文書の件数が表示されるので、承認漏れを防げます。

②トップ画面から全文検索

検索対象フォルダを選択しなくても、文書の属性情報、ファイル名、ファイルの内容のいずれかを入力すれば、トップ画面から全文検索できます。

③よく閲覧する文書をお気に入りに登録

利用者ごとによく閲覧する文書やフォルダを「お気に入り」として登録できます。お気に入りに登録した文書が改訂された際や、フォルダに新着文書が追加された際にはアイコンでお知らせします。

④フォルダ名検索

フォルダ階層を辿らなくても、フォルダ名を入力するだけで閲覧したいフォルダを見つけられます。

⑤必要な文書に気づかせる表示

全利用者の「アクセスランキング」や、自分が「最近見た文書」を一覧表示します。ニーズの高い文書はトップ画面に表示されるので、自分から文書を探さなくても受動的に情報を得られます。

動画でもご覧いただけます

楽々Document Plusの使い方を解説したデモ動画もご用意しています。実際の操作画面を見たいという方は、動画も合わせてご覧ください。

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