契約書管理とは？
3つの管理方法と契約書管理システムの選び方を解説

企業活動において、契約書の締結とその管理業務は欠かせません。契約書を適切に管理することで、リスクマネジメントだけでなく、営業機会の獲得や業務効率の向上にもつながります。一方で、「契約書の適切な管理方法がわからない」と悩む担当者も少なくありません。
本記事では、理想的な契約書管理のあり方を解説した後、エクセル台帳／契約書管理サービス／文書管理システムという3つの管理方法を表で比較し、契約書管理システムの導入ポイントと選び方を解説します。

契約書管理とは

契約書管理（契約管理）とは、企業間取引や労働者との雇用など、さまざまな契約に関する書類や有効期限、取引内容などを管理することです。

契約書は取引の種類によって、売買契約書、請負契約書、委任契約書、秘密保持契約書(NDA)、雇用契約書、金銭消費賃貸契約書など、さまざまなものが存在します。それぞれに異なった取引内容、納期限、権利、禁止事項などが定められています。

こうした契約書および内容について適切に把握・共有・活用・保存を行うのが、契約書管理です。

近年では、契約書作成・保存や契約締結をオンラインで完結させる、契約書の電子化や電子契約が普及してきました。電子化に伴い、契約管理の方法も変化しつつあります。

契約書管理が適切にできている状態とは？

契約書管理が適切にできている状態の具体例として、主に次のものが挙げられます。

• 契約書に関する情報（締結日・満了日、取引内容など）がすぐに検索できる
• 社内外の人間による紛失、破損、改ざん、流出などのリスクを防ぐ適切な場所に保管している
• 契約書の閲覧や持ち出しの記録が残され、いつ誰がアクセスしたかがわかる
• 従業員間で契約書の内容や保管場所が共有され、適切なアクセス制御がされている

契約書は、製品の納入期限や売買記録、労働関係の契約内容、違反事項など、取引先と自社双方の権利・法的根拠を示す大切な書類です。
「するべきこと」「してもよいこと」「してはならないこと」が記載してあり、さまざまな取り決めについて証明するためには欠かせないものとなっています。

リスクマネジメントや業務効率化の観点から、契約書管理は重要な業務だと言えるでしょう。

適切に管理できていないと生じる問題・リスク

適切に契約書管理ができていないと、「紛失・破損等による企業の重大な損失」「情報共有の不透明化による業務遅延・停止」「業務効率の著しい低下」などにつながる可能性があります。それぞれの問題について見ていきましょう。

管理不足による問題	具体的な損失
紛失や破損等による 企業の重大な損失	ステークホルダーからの信頼が低下する 契約書の確認ができなくなる
情報共有の不透明化による業務遅延・停止	従業員による意図しない契約違反の発生、相手による不正の指摘 契約書の保存場所がわからず、検索に時間がかかる
業務効率に著しい低下	契約書を見れず、契約書に基づいた営業などがやりにくくなる 納期限や内容の勘違いにより、リスケジュールや作業やり直しが発生する

適切に管理できていない場合、今からやるべきこと

自社の契約書管理が適切に行われていないと感じている場合は、今からやるべきこと・見直すべきこととして、「契約書の管理ルールの見直し・規定をする」「契約書の運用に関する管理体制を構築する」「電子契約などを取り入れ効率化を図る」の3つの実施をおすすめします。

契約書の管理ルールの見直し・規定をする

適切な契約書管理の方法や運用における見直すべきルールの例として、次のものが挙げられます。

• 契約書の有効期限、契約の自動更新の有無などについての定期的な確認
• 閲覧制限の範囲やアクセス権限の設定および責任者についての規定
• 契約書に関するアクセスログの管理・保存の設定

優れたシステムを導入しても、管理や運用ルールについて曖昧だと、契約書に関するリスク回避は難しくなります。管理・運用方法についてはしっかりと定めておきましょう。

とくに検索性を高めることで、営業機会の損失の防止や契約関係のリスク回避などにつながります。検索性を高めるには、契約書に関する情報を一元化し、検索・保存・アクセスをスムーズにできる管理方法がおすすめです。

契約書の運用に関する管理体制を構築する

「どこが管理する」「どのように運用する」といった、契約書に関するルールを管理するための体制を構築しましょう。大まかな流れは次のとおりです。

管理体制の構築の流れ	概要
契約書を管理する 責任者の選定	責任者となる部門・人物を選定し、契約書管理に関する体制構築や改善の中心になってもらう
契約書管理台帳の作成	契約書管理台帳(契約書の内容、有効期限、原本保管場所、当事者名、自動更新の有無などを管理する台帳・データベース)を作成する エクセルや契約書管理システムなどのシステムを用いる場合は、自社の規模や予算に応じて最適なものを選定する

電子契約などを取り入れ効率化を図る

適切な契約書管理を行う方法としておすすめするのは、電子の契約書発行や電子契約、電子署名などの、契約書作業に関する電子化です。電子化のメリットは次のとおりです。

• 対面でなくてもインターネット上で契約を締結できる
• タイムスタンプによって契約書の改ざん・偽装のリスクを減らせる
• 電子的な検索ができるので、検索性の向上や紛失リスクの低減につながる
• ペーパーレスによる物理的な保管場所が必要なくなるので、省スペース化が実現できる
• 災害や盗難などによる物理的な紛失・破損の危険性が少なくなる

ただし電子化するには、情報セキュリティレベルの向上や電子化に関するシステムの導入、現行ルールの改善などが必要です。

また、契約書の中でも「事業用定期借地契約書」「企業担保権の設定または変更を目的とする契約書」「任意後見契約書」「特定商取引(訪問販売等)の契約等書面」は電子化ができないので注意してください。

契約書管理の3つの管理方法

契約書管理の方法として、主に「エクセル台帳」「契約書管理のSaaSサービス」「汎用的な文書管理システム」の3つが挙げられます。それぞれのメリット・デメリットを見ていきましょう。

	エクセル台帳	契約書管理のSaaSサービス	汎用的な文書管理システム
特長	手軽に導入できる	契約書管理に特化	様々な書類を一元管理
メリット	低コストで始められる 自由に設計できる 手軽に導入可能	更新日の自動通知 契約書の検索機能 クラウド上で利用可能	請求書や稟議書も一元管理 別のシステムが不要 高い汎用性と自由度
デメリット	デザインや操作性に課題 スキルがないと検索性が悪い 大量管理や更新通知に弱点	契約書以外の書類管理が困難 他の機能追加が難しい	運用開始までに時間がかかる 管理項目が多く混乱の可能性
おすすめのケース	契約書の数が少ない エクセルのスキルがある	契約書のみに特化したい	契約適正化＋一元管理したい

このように、エクセル台帳での契約管理には限界があり、リスクマネジメントを強固にするためには専用の仕組みが不可欠です。実務要件や契約書の数、他文書の対応範囲、コスト感などを総合的に考慮し、自社に合ったシステムの導入を検討しましょう。

契約書管理システムとは

契約書管理システムとは、企業間で交わされる契約書の作成・締結から、保管・更新管理までをデジタル上で一元化する仕組みです。単なる「データの置き場」ではなく、「契約情報の活用とリスク管理」を目的としており、検索やバージョン管理、アラート機能などを備えているのが特徴です。

契約書管理システム導入のメリット

導入の最大のメリットは、「業務効率化」と「リスク管理の強化」の両立です。
主なメリットは以下の５つです。

• 検索性の向上：膨大な契約書の中から取引先名や日付、特定の条文のキーワードで必要な情報を即座に検索。
• 更新漏れリスクの排除：自動アラート機能により、意図しない契約終了や自動更新を防止。
• コンプライアンス強化：閲覧制限やログ管理により、機密情報の漏洩リスクを低減。
• 業務プロセスの効率化：過去の類似契約の参照が容易になり、起案や審査にかかる時間を短縮
• 管理コスト削減：紙の保管スペースや管理にかかる人件費を削減

契約書管理システムの選び方

自社に最適なツールを見極めるためには、以下の3つの評価軸で要件を確認することが重要です。

評価軸	確認すべき要件リスト
運用適合性	操作画面が直感的で、現場の入力負荷が低く設計されているか スマホや外出先からもセキュアに閲覧可能か 既存の電子契約サービスと自動連携できるか
管理機能	契約更新漏れを防ぐ自動アラート機能があるか 部署や役職に応じた柔軟な「閲覧・編集権限」を設定できるか PDF内の文字を自動認識するOCR機能はあるか 多様な条件で検索できるか（例：契約満了日、自動更新の有無など）
拡張・サポート	導入後のサポート体制は整っているか 契約書以外の社内規程や重要文書も一元管理できる柔軟性があるか

「よくある失敗例」として、システム選定時に陥りやすいのが、「機能の豊富さ」や「価格」だけで選んでしまい、実際の運用イメージが抜けてしまうことです。

• 入力項目が多すぎることによる形骸化のリスク：入力項目を厳密に設定しすぎた結果、現場担当者の登録作業が煩雑化し、システムが十分に活用されなくなるケース。
• 電子契約のみに特化：新規の電子契約は管理できても、過去の「紙の契約書」の電子化計画が漏れており、情報の二重管理が発生してしまうケース。
• 「単一機能」の限界：契約書専用ツールを導入したが、社内の他の重要文書(議事録やマニュアルなど)とバラバラに管理することになり、かえって情報が散逸してしまうケース。

まずは自社の課題（紙の管理に困っているのか、更新漏れを防ぎたいのか等）を明確にすることが、成功への第一歩です。

文書管理システムでまとめて「一元管理」

当社の文書管理システム「楽々Document Plus」なら、期限管理などの契約管理に不可欠な機能はもちろん、その背景にある稟議書や議事録、請求書など、社内のあらゆる文書を一元管理できる柔軟性を備えています。

具体的な機能は次のとおりです。

• 電子契約だけでなく、書面契約もまとめて管理できる
• 汎用的なシステムでありながら、契約書管理に必要な「自動通知・自動更新などの期限管理機能」「契約先・契約内容の検索・版管理機能」などを搭載している
• 電子契約サービスとの連携も可能で、契約審査→締結→保管・管理 という一連の流れをシステム上で一気通貫できる
• 電子帳簿保存法(e-文書法)にも対応している

当製品についてオンラインでのご説明やデモ、その他資料請求やお問い合わせにも対応しています。楽々Document Plusについて何かございましたら、ぜひ一度お問い合わせください。

契約書管理のよくある質問