武ダGEAD株式会社
ISO27001取得
目次
製品サイトの情報をフル活用し迅速な導入を実現
効率的かつ適正な文書管理の体制を構築し、ISO27001も取得
北海道札幌市を中心にグループ会社を展開する武ダGEADグループ。その中核企業であり、支援型M&A事業を展開する武ダGEAD株式会社(以下、武ダGEAD)は、グループの急成長により煩雑化した文書管理を刷新するため、楽々Document Plusを導入。製品サイトの活用事例(*)を読み込むことでプロジェクトの工程を整理し、効率的かつ適正な文書管理の体制を確立した。さらに、同社は、この体制を生かす形でISO27001(情報セキュリティ)の認証も取得した。
紙やファイルサーバでの運用に限界を感じ、文書管理の見直しを決断
北海道札幌市に本拠を置き、「社会基盤総合開発グループ」を掲げる武ダGEAD。その最大の特徴は、同社が手がける「支援型M&A」にある。後継者問題などで事業継承に悩む企業をM&Aでグループに招き、経営再建を支援しながら事業拡大を図る。これまで複数の企業にM&Aを行い、現在グループは13社。経営コンサルティング、総合建設、不動産、保育、IT、ガソリンスタンドと、幅広い業種に組織の裾野を広げている。グループの拡大を通じて、「まちづくり」と「ひとづくり」に貢献し、地域社会の活性化を図るのが狙いだ。
近年、北海道で存在感を高めつつある武ダGEADだが、組織の急成長は課題の要因にもなる。その一つが文書管理だ。もともと、同社は2014年にISO9001(品質)、2016年にISO14001(環境)、2019年にISO45001(労働安全衛生)の認証を取得するなど、各分野で適正な文書管理の体制を築いていた。しかし、支援型M&Aによりグループを拡大するなかで、既存の文書管理に難しさを感じるようになった。当時の課題を常務取締役の長谷川晃司氏は振り返る。
「当時は、ISOの規格に準じた適正な文書管理は実施していたものの、文書のほぼすべてを紙の帳票とリングファイルで管理していました。そのため、保管作業などに多大な手間を要しており、情報の検索にもかなりの時間を費やしていました。特に、建設や不動産の文書は枚数が膨大なため、そのなかから必要な情報を探し出すのは一苦労でした」(長谷川氏)。
そこで、同社はファイルサーバを導入し、文書管理のデジタル化に着手した。しかし、ここでも課題が生じる。新たなグループ企業が増えるたびに、閲覧権限やキャビネットの構成を変更する必要があったため、文書管理が煩雑化。ファイルサーバでの文書管理にも限界を感じるようになった。こうしたなかで、武ダGEADは既存の文書管理の体制を見直すため、文書管理システムの導入を検討しはじめる。
検索機能が選定の決め手。製品サイトの情報をフル活用し迅速な導入を実現
文書管理システムの導入検討に並走して、武ダGEADは2021年に「IT事業部」を新設。業務のデジタル化を推進するため、ITツールの導入や業務改善などに取り組んでいた。そのため、長谷川氏はIT事業部を巻き込む形で製品選定を実施。「検索性に優れていること」「求めるセキュリティ要件(柔軟な権限設定など)を満たしていること」の2つを要件にリサーチを開始した。
比較検討を実施したのは10製品。そのなかから、3製品を抽出しデモを行った。その結果、選定されたのが楽々Document Plusだった。製品選定に携わったIT事業部IT事業課主任の髙橋利貴氏はデモでの評価を次のように説明する。
「楽々Document Plusの評価は他製品に比べても圧倒的でした。特に評価が高かったのが、検索性の高さです。製品サイトなどで、高性能の検索エンジンを搭載していることは知っていたのですが、実際に利用してみると予想以上の速さと精度で驚きました。OCRによる検索も評価が高かったです。当社では紙の帳票をスキャンしたPDFファイルを大量に取り扱います。特に、建設現場で作成する文書などはデジタル化が困難なため、そうした文書を全文検索の対象にできる機能は極めて有効でした」(髙橋氏)。
また、権限設定機能も高い評価を得た。武ダGEADはM&Aを主軸事業としているため秘匿性の高い情報を数多く取り扱う。グループの急成長に対応しながらも、機密性の高い文書管理を実現できる本製品は、まさにうってつけの製品だった。
楽々Document Plusを選定した武ダGEADは、IT事業部のメンバーを中心に導入プロジェクトを開始する。システム検討は約1年前からスタートされ、サービスの厳選をかさねてきたが、導入を決めてから完了までは、わずか1か月ほどで完了。一部部門へのテスト運用を実施後、全社展開に至る。なぜ、これほど速やかな導入が可能だったのか。そのポイントとして髙橋氏は「製品サイトの活用事例を穴が開くほど読み込み、フル活用しました」と話す。
製品サイトには、システムの活用事例が目的ごとに掲載されている。そこでは取り組みのポイントや手順、活用すべき機能などが体系的にまとめられているため、導入の全体像を事前に把握できる。髙橋氏らは、この活用事例を利用してプロジェクトの工程を整理。プロジェクトの壁になり得る問題を事前に解消しておくことで、スピーディーかつ効率的な導入体制を築いた。
こうした取り組みを通じて、迅速なシステム展開を実現し、新たな文書管理の体制を確立した。
新体制で社内の情報活用を促進、ISO27001の認証も取得
現在、武ダGEADでは15部署、100人の社員が楽々Document Plusを利用している。煩雑化していた文書管理は、各種機能により整理され、適正かつ効率的な体制が構築された。具体的には、柔軟な権限管理機能を用いて、キャビネットごとや役職ごとに閲覧権限を設定。さらに、社員が既存のファイルサーバに文書を格納するフローは維持し、その後に各部署の担当者が責任者を通じたフローを通して本製品のキャビネットに文書を振り分ける体制を取った(下図)。これにより、システム導入による現場の混乱を避けながら、より適正な文書管理の体制が実現した。
また、社内の情報を活用しやすい環境も整備された。本製品に格納された文書は閲覧権限に応じて全文検索が可能だ。そのため、社員は業務に必要な情報をシステム上で確認できる。従来は、リングファイルに保管された紙の帳票を一枚ずつめくって確認しなければならなかった情報が、現在では即座に入手可能になった。これによる業務効率化の効果は大きく、残業時間の削減なども進んでいる。
さらに、武ダGEADは、本製品で構築した文書管理の体制を生かし、新たな試みにも挑戦している。それが、ISO27001(情報セキュリティ)の認証取得だ。ISO27001は、情報セキュリティマネジメントに関する規格であり、認証取得には組織内における情報の機密性・完全性・可用性を担保する体制構築が求められる。また、審査時には自社の情報資産を一覧化した「情報資産管理台帳」の作成が肝要であり、各情報資産の利用権限や閲覧権限も明示しなければならない。しかし、そうした場面でも楽々Document Plusは大きな役割を果たした。髙橋氏はISO27001の審査時の状況について語る。
「ISO27001を取得するためには、各情報資産の利用権限や閲覧権限を洗い出して整理しなければいけませんが、すでに閲覧権限などは設定しているため、情報資産管理台帳にはシステム上の設定をそのまま反映するだけで済みました。また、審査時に文書管理の状況を尋ねられた際、『楽々Document Plusで管理している』と回答すると、スムーズに進行が出来ました。当社は2023年7月にISO27001を取得しましたが、本製品が担った役割は非常に大きかったと考えています」(髙橋氏)。
今後はグループ各社に新たな文書管理の体制を展開、さらなる事業成長を目指す
今後、武ダGEADは楽々Document Plusで構築した文書管理の体制をグループ各社に展開する方針だ。そうした取り組みを通じて、グループの組織体制を強化し、さらなる拡大を目指す。長谷川氏は同社の今後の展望を語った。
「今後も組織拡大や事業成長を目指す当社にとって、デジタルの力は必要不可欠で、より強い組織になるためには、より効率的で、より生産性が高く、より働きやすい環境がなくてはいけません。その実現には基盤となる文書管理の体制が必要です。今回、楽々Document Plusで構築した文書管理の体制を土台として、グループ全体でDXを進めていきたいと考えています」(長谷川氏)
大地に力強く根を張っていなければ、草木はすくすくと育つことはできない。それと同様に、組織も強力な基盤があってこそ急成長が可能になる。武ダGEADの急成長を支える基盤として楽々Document Plusが重要な役割を担っている。
(*)：製品サイトの利用シーン一覧
https://www.sei-info.co.jp/document-plus/solutions/
企業プロフィール
武ダGEAD株式会社
- 創業 : 2014年10月1日
- 本部所在地 : 〒003-0012 北海道札幌市白石区中央2条1丁目6番15号武田ビル
- 事業内容 :
武ダGEAD株式会社は、2014年に現・代表取締役社長兼CEOの武田幹郎氏が創業。建設事業を祖業に事業を展開し、その後、事業承継に悩む企業をグループに招く「支援型M&A」を通じて組織を拡大。現在、グループには13社を擁し、経営コンサルタント業、総合建設業、不動産業、保育業、IT業、ガソリンスタンド業と、幅広い領域の事業を手がける「社会基盤総合開発グループ」を掲げている。
常務取締役
長谷川 晃司 氏
IT事業部IT事業課
主任
髙橋 利貴 氏
