電子帳簿保存法の改正にも対応

文書管理システムを刷新し、2022年電子帳簿保存法の改正にも対応、 グループ複数社での導入も実現

2022年の電帳法改正にも対応するため、文書管理システムの刷新を決定

「はたらいて、笑おう。」をグループビジョンに掲げるパーソルグループ。

新たな時代の働き方、雇用のあり方を模索する同グループにとって、時代の変化への対応は重要な課題といえる。特に、近年、要求の高まるコンプライアンスリスクへの対策は必要不可欠だ。そうしたなか、当初、2022年1月施行予定だった電子帳簿保存法の改正に対応するため、楽々Document Plusを導入。契約書を始めとした文書管理の適正化を進め、全社的なコンプライアンスリスク低減を図っている。グループ6社で共同利用していた文書管理の仕組みの管理運営を主導するパーソルHDのビジネスITアーキテクト部・川口哲太朗氏は、導入した理由を「旧システムでは、2022年施行の電子帳簿保存法の改正には、一部の文書は適切に対応が行えないと予想されたため」と話す。

「以前、当社を含む6社のグループ会社には、データベースソフトで構築した文書管理システムが展開されていました。しかし、検索性が極めて低く、履歴管理も行いづらかったために、あまり利用されておらず、各グループ会社は、独自でファイルサーバーなどを開設し、ばらばらに管理していました。また、契約関連の書類を一元的に把握できないため、法務部などの管理部門は確認が必要になるたびに、各部門に文書の内容を問い合わせていました。これでは管理コストが増大するのはもちろん、コンプライアンスのリスクに波及する懸念もあったため、旧システムからの脱却が必要でした。2022年からの電子帳簿保存法の改正に合わせシステム検討が必要だったため、併せて対応の検討を開始しました。」(川口氏)。

柔軟な権限設定機能などを活用し、スムーズな導入を実現

新たな文書管理システムの選定にあたって、パーソルHDは「グループ各社に展開可能なこと」「改正電子帳簿保存法に対応した文書管理機能を備えていること」「使用感・UI／UXが優れていること」の3つの要件を設定。これらに照らし合わせて製品を抽出し、最終的に楽々Document Plusを含む3製品で詳細な比較検討を実施した。川口氏は、同製品が選定された理由として「使用感が最も優れていたこと」を挙げる。

「UIやフォルダの構成などが直感的で分かりやすく、なおかつ、簡単でスムーズなアップロードもでき、他の製品よりも使いやすさの点で大きく優れていました。また、検索時に文書の内容を表示する『高速ビューワ』の評価も高かったです。旧システムでは、文書をダウンロードしなければ内容を確認できなかったため、個人的にも高速ビューワの機能は好印象でした」(川口氏)。

楽々Document Plusを選定したパーソルHDは、2021年10月から導入プロジェクトを開始する。IT部門と総務部門から複数のメンバーを招聘し、プロジェクトチームを組成。要件定義から開始し、インフラ環境の構築やアプリの開発、業務設計などのタスクを推進していった。

導入プロジェクトに参加した川口氏は、柔軟な権限設定機能が開発時に役立ったと話す。楽々Document Plusは、文書の閲覧や編集の権限をきめ細やかに制御できる。パーソルHDにおいても「文書の閲覧と廃棄の権限は各別に付与する」「業務委託の従業員の文書閲覧権限は部署内に限定する」といった詳細な要件を定めたが、それらすべてに対応することができた。

導入プロジェクトのスケジュール

• 2021年10月から開始され、2022年3月末にカットオーバーを迎えた。
  各種機能の活用により、予定通りにタスクが進行した。

そのほか、改正電子帳簿保存法に対応した製品のため、法対応への不安が軽減された。同製品では、文書作成者や訂正・削除履歴の管理機能、PDFファイルへのタイムスタンプ付与機能などの各種機能が提供されている。これらの機能を活用することで、当初の目的であった、改正電子帳簿保存法への対応がスムーズに進んだ。

グループ5社に展開し、コンプライアンスリスクも低減

2022年4月、パーソルHDは楽々Document Plusの運用を開始。当初は1社50名ほどからスタートし、次第に導入範囲を拡大していき、現在では旧システムを展開していた6社のうち、5社ですでに利用されている(残る1社も利用開始予定)。ユーザ数は約700名、利用部署数は22部署、管理文書数は約40,000件にのぼる。近く、旧システムは利用停止され、完全移行される予定だ。

楽々Document Plusで管理されている文書の種類

• 納品書など、改正電子帳簿保存法において対応が必要な文書をメインスコープとし、加えて社内文書や申込書などの一般文書も保管対象となっている。

この導入により、パーソルHDでは契約書を中心とした文書管理の一元化が実現した。契約書、納品書、見積書など、電子帳簿保存法に関連する電子取引データ(文書)はもちろん、議事録などの一般書類もシステム上で保存されている。保存された文書は全文検索などでスピーディに検索できるほか、関連文書機能を用いれば、契約ごとに関連する文書を一覧化できる。法務部などの管理部門は、必要な文書に瞬時に辿り着くことができるため、契約審査などの業務が効率化し、コンプライアンスリスクも低減した。

また、グループ複数社まとめて改正電子帳簿保存法への対応ができたのも成果の一つだ。グループ各社ごとに電帳法の要件を考慮しながらシステムの調達を行えば、膨大なリソースが必要になる。しかし、パーソルHDでは約6ヶ月の導入プロジェクトを通じて、グループ5社に対して、電子帳簿保存法の要件に関する認証を取得したシステムを展開することで、各社の検討の負担を軽減することができた。川口氏は「一つのシステムを展開するだけで、HDを含めた各社の電子帳簿保存法への懸念を大きく軽減できるのは、大きな強みだと思います」として、楽々Document Plusの導入効果を高く評価した。

グループへの拡大と電子契約サービスとの連携を通じ、さらなる効率化を目指す

パーソルHDでは導入範囲をさらに拡大することも視野に入れている。今後は、未導入のグループ会社の意向やシステム環境などを検討しながら、取り組みを進めていく構えだ。さらに、電子契約サービスとの連携も検討されている。現在は、契約締結後に手作業による保管作業が必要だが、連携が可能になれば、契約書の申請から締結、保管までを一気通貫に繋げ、より効率的な文書管理が可能になる。

あらゆる文書を一元的に管理し、組織運営の効率化や内部統制の強化を実現する楽々Document Plus。多数のグループ会社を有し、日本全国に裾野を広げるパーソルグループにおいても、その効果はたしかに発揮されている。

パーソルホールディングス株式会社のホームページ

_{※本事例中に記載の組織名や肩書き、数値、固有名詞等は取材時点の情報です。}