ISO文書管理の統合

企業合併をきっかけにISO文書管理システムを統合
運用工数を低減し、文書管理の効率化を実現

企業合併にともない、ISO文書管理の統合が課題に

シチズンファインデバイス株式会社は、自動車用小型金属加工部品から水晶振動子、セラミックス部品、強誘電性液晶マイクロディスプレイ、燃焼圧センサ、精密計測器などの製品を独自技術により開発・製造し、販売している。

経営企画部 部長の竹内 徹氏は「多様な製品をグローバルに展開しています。近年とくに力を入れているのが、環境規制や燃費向上に貢献する燃焼圧センサや、HMD(ヘッドマウントディスプレイ)等に利用する強誘電性液晶ディスプレイ、成膜技術と薄膜加工技術を応用した薄膜サブマウントです」と語る。

同社は、1959年創業のシチズンミヨタと、シチズンファインテック、シチズンセイミツの三社が二度の合併を経て現在の姿となっているが、2008年のシチズンミヨタとシチズンファインテックの合併後、ISO文書の管理について一つの課題が生じていた。同社のISO文書には、会社の根幹といえる品質マニュアルや、各部門で管理している手順書、図面などがある。

「合併前の二社では、一方はIBM Notes/Domino(以下Notes)、もう一方は独自に開発したソフトと、それぞれがまったく異なるシステムでISO文書の管理を行っていました。そのため、ISO文書を統一することとなったときに、システムはどうするかという問題が生まれました」と竹内氏は話す。

経営企画部 情報システム課 情報システムGリーダーの宮沢 学氏は「Notesを使っていたシチズンミヨタにはライセンスコストや運用管理の問題があり、独自開発ソフトを使っていたシチズンファインテックには機能や運用の問題がありました。そこで、ISO文書の管理フローを見直すとともに、システムについてもどちらかの方式に無理に合わせるようなことはせず、一から見直す方針になりました」と補足する。

ISO文書管理に関する機能の充実、使い勝手の良さ、優れた検索機能が採用のポイント

文書管理システムを見直すにあたり、最初の要件となったのがスムーズなシステムの移行だ。経営企画部 情報システム課 情報システムGの土屋 慎也氏は、「従来利用していたNotesでもISO文書の管理自体は問題なく行えていたので、その管理状態を崩さないで移行することが望まれました。ISO文書はもちろんですが、文書の承認履歴などの付随する情報も含めたスムーズな移行が第一の要件となりました」と話す。

もう一つの要件が運用管理工数の軽減だ。Notesや独自開発ソフトではアクセス権の管理や変更などに手が掛っていた。「組織変更や人事異動のたびに、アクセス権の変更を一つひとつ手作業で行わなければならず、その作業が情報システム課の大きな負担となっていました」と土屋氏は振り返る。さらに、「添付ファイルまでを全文検索できるようにする」や「発行した文書を配付する」、「定期見直し機能がある」などといった運用効率を上げる機能面の強化も要件となった。

これらの要件を実現するために、情報システム課と品質保証部門がタッグを組んでプロジェクトチームを立ち上げ、さまざまなシステムの検討を行った。その結果、採用となったのが「楽々Document Plus」である。採用の理由について土屋氏は次のように語る。

楽々Document Plusの採用理由のポイントは、従来のISO管理システムと同等以上の機能があることに加え、移行が簡単に行えそうなことでした。特にISO文書管理に関する機能が充実している点は高く評価しました。さらに、海外拠点での利用も視野に入れていましたので、軽量でシンプルな画面によるレスポンス良さや、優れた文書検索の機能は評価ポイントでした」(土屋氏)。

スモールスタートから今では全社員が利用する文書管理システムに

導入にあたっては、システムだけでなく文書の管理方法も部門によって異なっていたことが最初の関門だった。「統一した文書管理方法を作ること自体にまず苦労しました。Notes、独自開発ソフト、紙、ファイルサーバなど、部門によって管理方法がバラバラで、楽々Document Plusの導入以前に文書管理フローをどうするかが難関でした」と土屋氏。

とくに苦労したというのがフォルダ構成をどうするかだ。部門ごとに構成がバラバラでは統一管理を実現できない。そこで、各部門の下位フォルダの名称を統一するとともに、承認ルートについても全社統一のテンプレートを用意して集約していった。

なお、文書の登録や閲覧、承認など、以前とは大きくフローが変化することもあって、導入時には簡易マニュアルを制作し情報システム課と品質保証部門で各部門を説明に回った。「楽々Document Plusのマニュアルは丁寧で分かりやすいので、そこから使うときに必要な部分だけを抜粋した簡易マニュアルを再構成して、説明の際に配付しました」と土屋氏。

楽々Document Plusの導入は、当初はISO文書に関わる社員と承認担当者の利用を想定して300ユーザ・ライセンスだったが、一年後にはISO文書以外の文書も管理することになり、600ユーザ・ライセンスまで拡張した。

「スモールスタートで始めましたが、非常に効率的に管理できることが分かりましたので、ISO文書以外の社内規定など、全社員向けの文書も楽々Document Plusで管理することとしました。今はさらに拡張して無制限ライセンスで約1,000名の全社員が利用できる環境を整えています」と土屋氏はいう。

進化を続ける機能、運用工数軽減を高く評価

現在、楽々Document Plusで管理している文書は14,000以上、ファイル数は21,000以上に及ぶ。土屋氏は「機能面の充実も採用の理由となっていた通りで、現在、機能に不足はなく効率的に文書管理ができています。ISO文書管理で必要な定期見直し機能や配付機能も活用しています」と話す。

「従来からある機能に加え、フォルダで検索できるようになったり、お気に入りのフォルダを指定できたり、最近見た文書が表示されるようになったりと、導入時にはなかった機能も次々と追加されています。これも楽々Document Plusの良いところだと思います。常に進化していると感じます」と土屋氏は評価する。

運用面については、手が掛るようなこともなく、「以前と比べると工数は半分くらいになっているのではないか」(土屋氏)とのことで、工数軽減を実感できている。シチズンファインデバイスではすでに楽々Document Plusを文書管理の基盤として活用しているが、今後、さらに対応文書の拡大なども検討している。

「2015年の合併後、まだ導入し切れていない部門がありますので、まずそこへの導入を検討しています。またフィリピンの新工場では楽々Document Plusを使った文書管理を行っているのですが、順調に運用できているので、その他の海外拠点にも展開していきたいですね」と土屋氏。

宮沢氏は新しい使い方を模索しているという。「期限管理の機能を活用して、契約書管理ができないか検証しています。契約書は各部門やあるいは総務部が管理をしているのですが、この検証が上手く進めば楽々Document Plusで統合管理できると思います」(宮沢氏)。

最後に竹内氏は、「情報システム課の運用管理工数も削減できましたし、楽々Document Plusは優れた文書管理システムだと思います。今後もさらにさまざまなところに応用できるように機能拡張を期待しています」と語った。