社内稟議とは？決裁との違いから書き方など

会社内の重要事項決定に欠かせない社内稟議ですが、決裁との違いが分かりにくい部分もあります。
また社内稟議は複雑なプロセスを経由するため、非効率な面もあるとされています。
本記事では、社内稟議の概要、決裁との違い、社内稟議の書き方や効率化のための方法などをご紹介します。

社内稟議とは

社内稟議とはある事項に対して、社内で承認権を持っている人から承認を得る業務を指します。
一般的に複数の承認者から承認を得る必要があります。
社内稟議が行われる事項は以下のようなものが挙げられます。

• パソコンや周辺機器の購入
• 外部との契約締結
• 求人や宣伝など広告の掲載枠購入
• 人材の採用
• 出張の可否

社内稟議のメリット

社内稟議のメリットには以下が考えられます。

• 会議時間の削減
  稟議を行うと会議を開いて説明するという時間が削減可能です。
  削減した時間を他の業務に割くことができます。
• 文章化することにより確認が容易になる
  書類を作成することで記録が残り、後から確認することが容易になります。
  また万が一の際の事実確認もスムーズに行えます。

社内稟議のデメリット

デメリットには以下が挙げられます。

• 承認に時間がかかる
  一般的に社内稟議は複数の承認者が必要です。
  そのため最終的な承認を得るまでに時間がかかる場合があります。
• 責任の所在を決めなくてはいけない
  複数人で承認を行う場合、トラブル時の責任の所在が不明確になる可能性があります。
  そのため、あらかじめ責任の所在を決めておく必要があるでしょう。

稟議と決裁の違い

「稟議」と「決裁」はどちらも、所定の事項を決定する際に用いられる言葉のため混同しがちですが、異なる意味を持ちます。
まず、稟議とは、社内で承認権を持っている人から承認を得る業務を指し、一般的には、複数の承認者から段階的に承認を得ていきます。
一方、決裁は、決定権を持つ上長が最終判断を下すことを指します。
例えば、すべての承認者から承認されている稟議でも、決裁権を持つ者が承認を拒めば、その稟議は否認されることになります。

稟議書の書き方やコツ

稟議をスムーズに通すためには、分かりやすい稟議書の作成が不可欠です。
稟議書のフォーマットは会社ごとに決まっていることが多いですが、ここでは基本的な書き方やコツをご紹介します。

• 結論から書く
  稟議書は結論から述べるようにしましょう。
  承認者はいくつもの稟議書に目を通しているため、業務をスムーズにするには短時間で把握しやすい簡潔な文章にする必要があります。
  背景や考え方などを述べると結論が分かりにくくなり、何が書いてあるのか理解するまでに時間がかかってしまいます。
  申請事項や申請理由、費用対効果などを簡潔に記載しましょう。
• メリット・デメリットを提示する
  申請事項のメリット・デメリットを提示し、メリットが大きいことを強調しましょう。
  主観ではなくきちんとデータを添付すると分かりやすくなり、説得力も増します。
• 具体的データを用いる
  データを用いる際には具体的なデータを使いましょう。
  たとえば、「作業量削減につながる」と書いても漠然としていてイメージができません。
  「1週間に約10時間の削減が可能」と記載すればメリットが伝わりやすいでしょう。
  また費用対効果も記載することが大切です。
• あらかじめの根回し
  関係各所に事前に話を通しておくなど、あらかじめ根回しを行っておくとスムーズです。
  どのような懸念点があるのかをあらかじめ知っておけば、稟議書を作成しやすくなるでしょう。

稟議書の作成が可能なソフトウェア:楽々WorkflowII

社内稟議のデメリットとして挙げられるのが、書類作成の手間と承認作業に時間がかかる点です。
しかし、ソフトウェアを導入すれば、稟議書の作成から承認までスムーズに行えます。
ここでは、稟議書の作成が可能なソフトウェアとして、「楽々WorkflowII」をご紹介します。

• 稟議書のワークフローが一目で分かる
  楽々WorkflowIIなら、稟議書がどこまで承認されているのか、誰がいつどの稟議書を承認したのかなどのワークフローが一目で分かります。
• 日本の商習慣にあった複雑な承認フローも実現可能
  「根回し」や「合議」など日本の商習慣である独特で複雑な承認フローも実現可能です。
  申請者は申請前に入力内容に応じて、申請者自身で新たな関係者、承認者を自由に追加・変更・削除することができます。
  また承認フロー中の承認者は、後続の承認者を自由に追加・変更・削除することができます。
• 書類を起こすたびに一から経路の設定を行う必要がない
  文書の種類に合わせて承認経路を定義できるため、申請者は書類を起こすたびに一から経路設定を行う必要がありません。
  あらかじめ経路を複数設定しておくことで、条件に合った経路が自動的に選択されます。
• ソフトウェアで稟議書作成を効率化しよう
  社内稟議は社内の重要事項を決定する大切な業務ですが、複数人の承認者が必要なため承認までのワークフローが煩雑で時間がかかります。
  稟議書作成から承認までを効率化できるソフトウェアを導入するのがおすすめです。
  業務効率化だけでなく、データとして残るため万が一の際の確認も容易です。
  楽々WorkflowIIをぜひ検討してみてはいかがでしょうか。