ERP会計システムにつなぐ伝票処理で活用

ERP会計システムにつなぐオムロングループ全体の
伝票処理をワークフローシステムで再構築。
タブレットやグローバルにも対応した楽々WorkflowIIを採用。

オムロンは、1933年京都で創業し、制御機器やファクトリーオートメーション、電子部品、デバイス、交通、セキュリティ、健康医療機器などの領域で事業を展開している。

約30年前にレガシーシステムで構築された会計システムの再構築に取り組んだ。再構築にあたって、会計システムにつながる伝票入力システムをワークフロー化することになった。この基盤として採用されたのが楽々WorkflowIIである。

「会計伝票」へ新たにワークフローシステム導入を決定

オムロンで取り組んだ会計システムの再構築では、「グローバルコーポレートガバナンスの発揮」をテーマに、会計データの見える化、決算の早期化、内部統制の強化の実現に取り組んだ。

オムロンの会計システムはレガシーシステムで稼働しており、オムロンをはじめグループ13社が利用していた。旅費や接待などの伝票は紙伝票に起票し、上長の承認を得て、レガシーシステムに手入力をしていた。オムロングループでは、これらの伝票は、発生した時点で発生した部門が伝票起票・入力するプロセスになっていた。今回、伝票起票・入力業務を改革するために、ワークフロー機能を追加することになった。ワークフロー機能追加の狙いは、①伝票入力の不正をなくし、誰が承認したのかを担保すること、②グループ各社がそれぞれのやり方で進めていた申請・承認のプロセスを、共通化し、業務の品質を向上することである。

会計システム全体イメージ

当初、会計ERPシステムのワークフロー機能を利用し伝票を入力する案を検討した。しかし、ERPの標準入力画面では、きめ細かい入力項目のチェックが難しい等の課題が山積だった。また、当時一部会社では、Notes上で、伝票起票・入力を行い、レガシーの会計システムと連携する仕組みを構築し、利用していた。そのNotesシステムを拡充・展開する案を検討した。しかし、当時、そのNotesのシステムでは文書数が増加した場合にレスポンス低下やデータ破損が発生するなど様々な問題があり、その将来性に不安があった。そこで新たにWeb型のワークフローシステムを導入することとした。

ワークフローシステムの選定

ワークフローシステムの選定にあたっては、 5社から提案をもらい、 特に下記を重視し比較検討を行った。

そして唯一これらすべてのポイントをクリアした「楽々WorkflowII」を導入することになった。

「今回導入した楽々WorkFlowⅡは、新たなワークフローシステム基盤と考え、将来的にはグループ会社全社員をターゲットにし、グローバルに利用したいと考えている。」と、グローバルSCM＆IT革新本部 IT革新センタ主査 渡邊 正氏は語る。

開発・運用体制とスケジュール

実際の開発・運用は、IT革新センタの関連組織であるオムロンネットワークアプリケーションズ株式会社に委託した。システム検討にあたっては、IT部門はもちろん、内部統制に関係する「グローバル監査室」、出張や労務の業務に関する人事部門が所属する「グローバルリソースマネジメント本部」、会計に関係する「グローバル理財本部」が連携して進めていった。

会計の6伝票を4ヶ月半で開発し12月に13社で運用開始する目標を掲げたが、①ワークフローの選定に時間がかかった、②複数の部門でプロジェクトチームを作ったので、その体制づくりが難航した、③楽々WorkflowIIの開発チーム作りに時間がかかった等でスタートが半月遅れた。

さらに要件定義は、当初目標の1ヶ月に対し3ヶ月半を費やした。複数の部門より業務に関する要望が出てきたのだ。例えば、監査部門からは内部統制の観点で権限や承認経路の要件が出され、人事部門からは勤怠管理との接続に関する要件が出された。要件が膨らんだ結果、開発ボリュームも増加した。開発フェーズで遅れを吸収するため、要件定義の終わった伝票から順次システム開発を着手する五月雨的なシステム開発となった。

最終的には多少挽回し、開発期間は6ヶ月となり、2ヶ月遅れの2月に13社で運用を開始することができた。

開発の短期立ち上げと充実のサポート

楽々WorkflowIIは、3日間の講習を受講し、ツールの特性を理解することで初心者でもすぐに開発できるようになる。サポートも手厚かった。住友電工情報システムのサポートサイトに質問を投げれば、2稼働日内には必ず回答があり、スムーズに課題を解決できた。また、追加の要望や機能の改善の多くは次のバージョンでは標準機能としてリリースしてもらえた。さらに、オンサイトサポートの担当者は問題解決にとことん付き合ってくれた。オムロン ネットワークアプリケーションズ株式会社第1ソリューション部 高井 敦子氏は、「担当者が親身になり様々な相談に乗ってくれた。問題が発生すれば大阪からすぐに駆け付けてくれた。」と、語る。

パッケージベースでの開発で苦労も

一方、パッケージを使った開発ならではの苦労もあった。住友電工情報システムのオンサイトサポートを受けたのが外部設計からであったため、外部設計時に楽々WorkflowIIの標準機能では実現できない要件が見つかり、要件定義まで手戻りが発生した。もう少し早い段階でサポートを受けた方がよかった。

楽々WorkflowIIではＧＵＩから項目をドラッグアンドドロップして非常に簡単に画面を作成することができる。しかし、利用部門が細かな画面仕様や見栄えを重視したため予定よりも画面作成に時間がかかってしまった。

工夫を重ね、業務効率化に貢献

出納部門は、オムロングループの出納処理をまとめて担当しており、毎日数百のワークフローによる申請と、その印刷物に領収書や請求書が添付されたものが届く。そこで、バーコードを使って複数の文書No.（申請No.）を一括で読み取り、該当する申請一覧を画面表示するようにし、業務の効率化につなげた。

また、オムロンでは役員やマネージャーを中心に業務にiPadを活用しているが、出張先や外出先でもiPadからワークフローに接続し、承認処理をできるようにすることで、決裁の迅速化を図った。

グローバルでの活用へ展開

現在、ワークフローの利用実績は、決裁文書数が毎月25,000～30,000文書。ユーザ数は１万人超えている。今までに、会計の10伝票をワークフロー化し、さらに、人事異動決裁ワークフローや、仕入れ先マスター登録・変更のワークフローの運用を開始した。

現在、グローバルで利用する投資決裁のワークフロー化を進めている。対象ユーザが海外関係会社の社員に拡大するので多言語化対応も取り組んでいく。また、毎月30,000件のデータを蓄積しているので、データのアーカイブ機能も利用していきたい。オムロングループでは、これからも楽々WorkflowIIを展開・活用していく予定である。

_{※本事例中に記載の社名や肩書き、数値、固有名詞等は取材時点の情報です。}