木村化工機株式会社
申請→決裁が格段にスピードアップ！ユーザーからの要望にも柔軟に対応可能なワークフロー！
必要な申請を迅速に作成！
ユーザーからの要望にも柔軟に対応できるワークフロー!!
業種
機械製造業
導入部署
情報システム部
主管部署
情報システム部
システム管理部門
情報システム部
開発担当部門
情報システム部
ご利用ユーザー数やグループ会社数
全社で利用。利用ユーザ数：300名以上
申請書の種類や数、申請処理件数
決裁書、稟議書、業務依頼、業務報告、総務関連申請、システム関連申請 など192様式
決算関連書類（5様式）については、今後ワークフロー化を検討。また、新規程・規程変更時はワークフロー化の予定。
製品選定から本番化までのスケジュール
2010年度サーバリプレース時に、ノーツの移行ツールの一つとしてワークフローを選定。新サーバにノーツを移行するのではなく、別のグループウェアおよびワークフローに切り替えるため製品を検討・選定・楽々WorkflowIIに決定。
- 2011年4月 ：グループウェアおよびワークフロー導入のインフォメーション
※利用の高い「海外出張申請書」および「設備投資申請書」から
ワークフロー化に着手。 - 2011年11月 ：役員説明会および社内説明会を開催
- 2011年12月～ ：「海外出張申請書」および「設備投資申請書」の運用開始
- 2012年1月～3月：決裁権限規程に関係する申請書のワークフロー化に着手
- 2012年4月～ ：決裁権限規程関係ワークフロー申請の運用開始（本稼働）
選定の決め手
Webブラウザでの操作であること、あらかじめ用意された部品を利用でき、設定情報が確認しやすい、サポート体制が整っている（ユーザー会がある）ということも導入ポイント。
工夫点
- 申請書を電子化する課程で、複数の様式の統合、二重入力項目の削除、決裁済みデータのCSV出力などを検討し、申請者、承認者、担当部署の作業効率を高めるための改善を行っています。
- マスタ経路（作業アクティビティ名）により、一連の業務フローを可視化。
- JOB情報など基幹データをポップアップで選択できるよう楽々Frameworkを利用
- グループウェアのポータルに、利用頻度の高いワークフロー申請書をリンクし、利便性を高めています。
- 新規ワークフローの運用開始後は、誤操作や問い合わせが続いたらすぐ改善するようにしています。（ロジック設定、フォームへの注記追加等）
導入効果
- 紙申請と比較して、申請→決裁のスピードが格段に速くなりました。（数日→数時間で決裁）
- 申請に対する協議を会議招集からワークフロー経路の合議に切り替えたケースでは、メンバーの会議に要する費用が削減できています。
参考：会議に要する労務費削減（190件の申請:8名*190Hr=1520Hr）、配付資料の出力費用削減（8名*20枚*190回=30,400枚） - 申請書をワークフローで一括管理することができたため、各部署でのファイリング業務が不要となりました。（手間・紙コスト削減）
- マスタ経路により業務フローおよび業務担当者が明確になったことで、担当者変更時の業務引継ぎに活用されています。
ユーザの声や評価
- ワークフロー導入に反対していたユーザーからも、運用開始後は決裁スピードが想像に反して格段に早くなったと驚かれました。
- 紙回付と違って、申請書の処理状況（申請書の所在）が明確なので便利になったという声は多いです。
- 決裁者からは、自身が決裁した申請書を簡単に検索し確認できるので便利であると好評をいただいてます。
- ワークフローの導入により、申請書の一元管理ができ、必要な申請の検索が簡易となったと利用者からは概ね好評を得ています。
今後の展開プラン
根強く紙様式で残っている申請書のワークフロー化を図りたいと考えています。
その他、コメント
楽々WorkflowIIは、導入当初と比べると素晴らしく進化していると思います。
バージョンアップで魅力的な新機能紹介があると、早く取り入れたくてわくわくします。（リリースノートのチェックは辛いですけど…）
ユーザーが、「楽々ワークフロー」を「わくわくワークフロー」と言い間違えることがあり、それを聞くたびに“使いやすい・便利なワークフロー”にしたいと決意を新たにしています。
画面イメージ
【システムアカウント申請】
【一覧表示でよく利用する便利な機能】
【グループウェアからのWF利用】
