総務部門で稟議書を1ヶ月弱で運用開始

システムの素人でも1か月で開発可能！
操作性・柔軟性に優れたワークフローシステム

業種

製造業

導入部署

総務部

主管部署

総務部。ただし、今後は全社展開をし、各部門での構築を検討中。

システム管理部門

総務部／生産管理課

ご利用ユーザー数やグループ会社数

ユーザー数：900名

申請書の種類や数、申請処理件数

現在運用している帳票は稟議書含め4種類。
今後は出張申請書等、社内の申請書を随時、ワークフローに載せる予定。

製品選定から本番化までのスケジュール

3月末にシステムを導入し、1か月弱で稟議書の作成、5月から運用スタートというスピード開発。

選定の決め手

• 業務効率化を推進すべく、もともとは流行に乗ってRPAを検討していましたが、弊社内の帳票はほぼ紙媒体であり断念。
• RPAよりもワークフロー製品を検討したほうがいいのではないかと思い、たまたま赴いたEXPOで住友電工情報システムを知り、その後導入を決めました。
• 汎用性・柔軟性が高くシステムの専門知識がなくても操作できるもの、将来的に既存のシステムと連携が可能なもの、コスト面を考慮した結果、楽々WorkflowIIの導入を決めました。

開発担当部門

導入を担当した総務部内で開発しています。

工夫点

稟議書をメインに現在運用しており、その稟議書についてのQ＆Aや改訂履歴についてもワークフロー内で閲覧できるように別フォルダーを作成して掲載しています。

導入効果

承認者、決裁者不在による時間のロスや離れた拠点間の原紙の移動、紙の持ち回り、などの時間に関する問題、さらに必須項目の記入漏れや間違い、保管状況の不備などのヒューマンエラーの問題、紙保管による保存場所の枯渇などの問題が電子化することにより大きく改善しました。

ユーザの声や評価

• 一番最初にリリースした稟議書に関して始まる前は懐疑的だった方も実際に運用を開始した後は利便性を理解して社内の評価も上々。
• 各部門で使用している帳票類にも展開してほしいという意見を多数いただきました。

今後の展開プラン

上記でも記載した通り、現状システムを導入した総務部で開発を行っていますが、各部門からメンバーを集めてIT活用ワーキングチームという組織ができたので今後はそちらで水平展開してシステムをより効果的に活用していく予定です。

その他、コメント

事例タイトルの通りでシステムのことを何も分からない担当者でも短期間で開発、運用が可能です。システムの素人故にまだ楽々WorkflowIIのシステムについてすべてを理解しているわけではないですが、使い方によっては本当に多くのことが実現可能なのだろうという漠然とした楽々WorkflowIIのポテンシャルの高さは感じています。システムを最大限活用できるよう精進していきます。

画面イメージ

申請書例

_{※本事例中に記載の社名や肩書き、数値、固有名詞等は取材時点の情報です。}