標準機能のみで電子化！引継ぎも楽々

工夫を凝らし標準機能のみを使って帳票電子化！
引継ぎも楽々！！

業種

自動車部品等の販売、修理

導入部署

業務改革室

主管部署

業務改革室

システム管理部門

業務改革室

ご利用ユーザー数やグループ会社数

ユーザー数：約2,300人

申請書の種類や数、申請処理件数

経理系のハンド請求書発行申請や総務系の代休申請、社外接待依頼書、システム関連のマスタ登録申請など約50帳票使用。今後70～80帳票程度まで構築予定。

製品選定から本番化までのスケジュール

• 2016年10月：製品選定に着手
• 2016年12月：導入し構築開始
• 2017年06月：本番化

選定の決め手

• 帳票や経路作成に専用のソフトが不要でブラウザで簡単に作成できること。
• 自部門（非IT部門）で帳票開発ができること。
• ライセンス形態が自社の利用にあっていたこと。

開発担当部門

業務改革室

工夫点

• 開発者が変わっても簡単にメンテナンスができ、かつユーザーが使いやすいように標準機能で開発を実施している。
• 楽々WorkflowIIはGUIで簡単に画面経路が作成できるため、ユーザー部門との打ち合わせ後、サクッと画面を開発し、打ち合わせを行い指摘があればすぐに修正するなどAgile的に帳票開発を実施している。
  帳票が完成すればユーザー部門でテストを実施し、本番化する。
• FAQの管理も楽々WorkflowIIでワークフロー化を行った。
  質問登録申請とFAQ管理台帳の2業務を楽々WorkflowIIで構築し、質問登録された内容を業務改革室のメンバで確認し、問い合わせが完了すると、FAQ管理台帳に自動登録される仕組みも楽々WorkflowIIの標準機能で構築した。
  この仕組みを構築したことで問合せの件数削減にもつながっている。

導入効果

• 年間効果時間(推定)　8,466時間/年

紙で申請していた際の運用（手書き、上長の席への移動など）をベースにし、そこから電子化した際に削減可能な1申請あたりの作業時間を約5,6分と仮定し、1年間の申請件数をもとに算出

ユーザの声や評価

承認者は記入漏れなどのチェックがシステム化でき承認業務が非常に楽になったこと。
電子化が進んでいることで外出先からも承認ができ、決裁業務のリードタイムが短くなったこと。

今後の展開プラン

これまでは紙で申請している業務の電子化を推進してきたが、今後はNotesのワークフローDBも楽々WorkflowIIへの移行を検討していく。

画面イメージ

申請：「社外接待依頼書」の例

_{※本事例中に記載の社名や肩書き、数値、固有名詞等は取材時点の情報です。}