ユーザ・組織管理

グループ会社対応

組織・ユーザ情報は会社単位でセット登録ができ、複数登録が可能です。
また、ユーザを複数のセットに登録できるので、業務や出向にも対応します。
さらに、会社単位で文書の種類ごとに権限を設定でき、セキュリティ管理を実現します。

組織・人事異動にも楽々対応

仮想ユーザ

申請者から見た相対的な役職を定義でき、経路の担当者として指定することができます。
これにより部門・部署によらないマスタ経路を作成でき、組織改正・人事異動時のメンテナンス性が飛躍的に向上します。

人事異動対応

引継ぎ

異動日になっても、旧部長であるAさんと新部長であるBさんもどちらも部長で承認することが可能です。
この引継ぎ期間で業務引継ぎを行うことができ、事前に指定した引継ぎ完了日に自動的にAさんの部長権限がはずれます。

異動予約

予め新組織データを登録しておくことで、組織改正日に自動的に新組織に移行します。
組織改正に伴うデータ変更作業を組織改正日当日にスムーズに行なうことができます。

部門ごとの経路管理

自部門、経理部門や人事総務部門をまたがるワークフローなど、複数のグループの担当者が経路に存在する場合に、経路の管理を各グループに分散させることができます。
たとえば、フォルダの管理者は各グループが存在する大まかな経路を設定すれば、各グループは自グループの経路を設定することができます。
また、申請者にとっても各グループの担当者をいちいち調べる必要がなくなり、手間を軽減することができます。

マスタ経路

承認経路（WF回付中）

ユーザ権限設定

ユーザーの権限は45種類に分けて設定可能です。これらの権限を組み合わせた「ロール」を使って、簡単に設定ができます。キャビネットやフォルダにユーザ・グループ単位でロールを付与でき、セキュリティ対策にもつながります。また、会社独自に自分たちでロールをつくることもできます。ロールの例としては下記のようなものがあります。

ロール例（標準）

ロール名	内容
フルコントロール	フォルダに対するメンテナンスを含む、すべての操作を可能とするユーザーに割り当てます。フルコントロールを割り当てられたユーザーが、そのフォルダのフォルダ管理者となります。
運用管理	新たなキャビネット／フォルダの追加はできないが、それ以外の全てのフォルダメンテナンス作業を可能とするユーザーに割り当てます。
一般ユーザー	文書を作成・改訂でき、決裁（＝最終承認）を不可とするユーザーに割り当てます。承認までできます。
決裁ユーザー	文書を作成・改訂でき、決裁（＝最終承認）を可能とするユーザーに割り当てます。
閲覧のみ	文書を作成できず、閲覧・印刷のみを可能とするユーザーに割り当てます。
ユーザー限定閲覧	文書を作成・改訂でき、自分の作成した文書のみ閲覧を可能とするユーザーに割り当てます。
グループ限定閲覧	文書を作成・改訂でき、自分の所属するグループ員が作成した文書のみ閲覧を可能とするユーザーに割り当てます。