各種人事総務業務を効率化

人事総務部の業務でよくある問題

どの業務も基本的に各部門とのやり取りが多い。さらにいうと個人情報を取り扱うことから安易にメーリングリストなどは使えず、対個人でやり取りしなければいけないため、手間がかかる。また、データの転記や集計作業が増えたことによるミスが発生することも。

事例1　動静確認業務の効率化

Before 課題となっていた業務内容

連休中などの社員(160人)の動静を集約し、共有する業務

動静記入用のExcelを一人ひとりに配り、記入されたものを別途転記して集計しているため、手間と時間がかかっている。

転記時に漏れやミスが発生するだけではなく、状況確認や記入を督促するためには随時集計する必要があるので、作業が細切れになりやりにくい…。

After 導入による効果

エクセルの集計作業が必要なくなり、それに伴う転記漏れ・転記ミスがなくなった。
また、リアルタイムに最新の情報を確認できるようになった。

導入前と導入後の業務の流れ

Before 導入前の業務の流れ

課題

• 状況確認や記入を督促するためには随時集計する必要があり、作業が細切れになってしまう
• エクセルファイルを1つずつ開き集計し、動静表を完成するには手間と時間がかかる
  _{※対象者130名強から集めた情報を集約するには、一人3分×130人(うち5人は予定変更発生すると仮定)して約6.75時間が必要}
• 集計する際に転記漏れや転記ミスが発生する
• 期限までに回答しない人もいて、その場合は動静表の配布にその分遅れが出る
• 対象者が予定を変更する場合もあるので、その対応も必要

After 導入による効果

メリット

• 各自で直接入力することで6.75時間かかっていた集計作業がゼロになり効率化ができた
• 随時記入状況を確認できるだけではなく、未入力者も検索すればすぐに抽出できるので督促作業も効率的に可能になった
• コピー＆ペーストでの集計がなくなるため、転記漏れや転記ミスがなくなる

人事総務部の業務でよくある問題

人事総務部では定型の業務以外にも新たなが業務が発生することが多いが、期限があるものも多く、新しい業務にも迅速に対応する必要がある。

事例2　カタログギフトの送付先の収集

Before 課題となっていた業務内容

年末に行っていた会社主催の親睦会が
新型コロナウイルスの影響により中止になった

代わりにカタログギフトを配布することになったが、住所の確認が必要になり、新たな業務なためどのように集計するか悩んでいたが… 。

After 導入による効果

約2時間でアプリを作成でき、迅速に住所の確認を行えた！

アプリでの運用の流れ(カタログギフト送付の場合)

メリット

• なんといっても2時間程度で新しい業務に対応できた
• 随時記入状況を確認できるだけではなく、未入力者も検索すればすぐに抽出できるので督促作業の手間が減った
• ダウンロードした住所の一覧データを少し加工するだけでカタログギフト業者に渡せたので、迅速な対応ができた
• アプリを非公開にしてしまえば、ユーザーはアプリを利用できなくなるので、入力の締め切りもしやすい

その他の業務も楽々Webデータベースで運用

年末年始のお客様への挨拶回りや、各グループで必要になるカレンダーの注文数の確認業務(エクセルで運用)

Before 課題となっていた業務内容

状況確認や記入を督促するためには随時集計する必要があり、作業が細切れになってしまう。

また、各部門長から返送されたエクセルを、集計用シートに転記し、必要部数を集計するには手間と時間がかかり、集計時に転記漏れや転記ミスが発生する可能性も…。

After 楽々Webデータベース利用の効果

リアルタイムの回答状況を確認できるので、未回答者だけ抽出すれば、すぐに記入の督促ができる。

各部門にて直接アプリに入力してもらうので、転記ミスもなく。
エクセルで一覧データをダウンロードすれば集計(発注部数の計算)も簡単。

また、データの変更履歴があるため、いつ誰が更新したかも確認できる。

職域接種の希望者の集計

Before 課題点

職域接種の枠に余りが出たので、希望者を提出してほしいとの連絡が来た。ただし、二日後までに61名の希望者を集計して回答しなければならない…。

After 楽々Webデータベース利用の効果

接種希望を登録するアプリを作成し、すぐさま募集を開始。

希望者の一覧データをエクセルでダウンロードし、ランダム関数を使って抽選することで、無事に61名の接種対象者を提出することができた。

利用者のお声

人事総務部での様々な業務に活用中です。

今までは、状況を把握するにも集計しなければ現状が把握できなかったり、その集計作業も一つ一つのExcelを開いてコピー&ペーストで…と時間もかかったりしていました。

楽々Webデータベースでは状況を随時確認できるのがとても便利です。未記入者も検索してしまえばすぐにチェックできたので、督促作業も楽でした。 また、アプリ化してしまえば「誰が、いつ更新したのか」を確認できるのもExcelとは違う良いポイントですね。

アプリ作成も最初こそは色々聞いて作りましたが、慣れてしまえば簡単なものだと2時間足らずで作ってしまえるので、すぐに確認・集計しなければならないことにも迅速に対応できます。

_{※本事例中に記載の組織名や肩書き、数値、固有名詞等は取材時点の情報です。}