住友電工情報システム 経営管理部
社内資産の棚卸業務を効率化
Before 課題となっていた業務内容
半年に一度、社内の全部門(67部門)で、全資産(約2,500個)の管理状況を確認する業務
定期的に実施しないといけない上、多くの人が関わる内容なので、もっと簡単かつ確実に行いたいという課題がありました。
After 導入による効果
合計53時間の時短に成功
導入前と導入後の業務の流れ
Before 導入前の業務の流れ
①固定資産管理システムから全資産のエクセルファイルを出力し、運用サービス部に送付
②各部門に調査依頼
③自部門の資産について調査結果を記入
④エクセルファイルを集計する1つずつ開き、1つのファイルにコピー&ペースト
⑤集計内容したデータを受け取る
課題
- 誰でも全資産の結果を記入できるため、改ざんのリスクがある
- 調査結果の記入漏れ/重複が発生する
- 集計が完了するまで途中経過が分からない
- 7個のエクセルファイルを1つずつ開き集計するのに、1部門につき約8分という手間と時間がかかる(8分×67部門)
- 集計ミスの発生
After 導入による効果
運用サービス部が担っていた業務が不要に！
①楽々Webデータベースでアプリを作成
②エクセルファイルをアップロードして各部門に調査依頼
通知業務のみ
③自部門のファイルをアプリからダウンロードして調査結果を記入
④記入したファイルをアップロード
入力されたデータを随時閲覧
メリット
- 運用サービス部の担当業務が大幅に削減された(専ら各部門への通知業務のみになった)
- 入力が必要な項目のみがダウンロードされるので、入力しやすく、改ざんの恐れがない
- 重複入力がなくなる
- 記入が漏れている場合はアップロード時に警告が出るため、記入漏れがなくなる
- 各自がデータベースにデータをアップロードするため、集計は不要
棚卸業務で年間合計53時間削減※年2回実施
| 集計作業の削減 | 18時間 |
|---|---|
| 内容確認・訂正依頼の削減 | 14時間 |
| 調査回答の簡易化 | 11時間 |
| 集計ミスによる手戻り削減 | 4時間 |
| 社内の問い合わせ削減 | 6時間 |
| 合計53時間 |
導入にあたっての3つの準備
01.業務の現状分析と動作検証
- これまでの業務を分析し、アプリ化する際にどんな機能が必要かを整理する
- 試作品のアプリが思った通りに動作するか、機能をどのように業務に役立てるかを確認する
02.アプリ化エクセルファイルの作成
- Webデータベースの特性を生かせるよう、アプリ化した後のことを考えたエクセルファイルを作成する
- ＜参考＞
入力規則/カレントセル/セルや文字の色などは引き続き有効になる。行列の非表示/シート保護/行列の幅などはアプリに反映されない。 - 入力する際にミスが起こらないよう、要件を満たし、かつ利便性の高いエクセルの形を考案する
03.業務マニュアルの作成
- 利用者に向けに楽々Webデータベースの使用方法を周知する
- 今回は、業務マニュアルを作成しました
他部署・他社への外注無し！
経営管理部内のみで準備が完結しました。
利用者のお声
安心して決算を迎えられるようになりました。
今までは、配布したエクセルファイルが返却され集計が終わるまで状況が分かりませんでしたが、楽々Webデータベースでは集計途中でも状況を随時確認できるのが画期的でした。おかげで、決算のタイムリミット(9月中間、3月期末)を気にしながらやきもきすることも無くなりました。また、部署毎の資産をデータベース上で紐付けて管理できるようになったことも大きいです。
アプリ作成というと難しそうですが、いつも使っているエクセルをベースにして作成できるので、思ったよりもずっと取り組みやすかったです。他部署や業者を頼らず、自分達で何度でも試行錯誤できるのもポイントだと思います。
業務の性質上多くの部署にご協力いただきますが、データの入力出もエクセルベースなので、初めてでも親しみやすく、スムーズに導入できる点も良いですね。
経営管理部
北田 安希雄さん
事務業務の効率化
社内で行われている様々な業務を改善する際、特にエクセルを使用している業務を効率化するために、楽々Webデータベースを活用しました。
楽々Webデータベースを導入した事務業務の事例
| No | 概要 | コスト削減効果 (MH/Y) |
コスト削減根拠 | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 頻 度 | 削減時間 | 利用人数 | |||
| 1 | 事務ミス/ヒヤリハットの集計 | 8.0MH | 1回/月 | 10分 | 4 |
| 2 | ノウハウ管理 | 22.0MH | 1回/週 | 5分 | 2 |
| 3 | 資産管理 | 20.0MH | 2回/年 | 5時間 | 2 |
| 4 | サーバー・アカウント管理 | 1.6MH | 24回/年 | 5分 | 2 |
| 5 | サーバー、作業計画 | 8.0MH | 24回/年 | 10分 | 2 |
| 6 | メンバー名簿管理 | 3.4MH | 4回/年 | 10分 | 5 |
| 合計63.0MH | |||||
幅広い業務の改善に活用しています
楽々Webデータベースを活用する最大のメリットは、複数人でのデータ共有が楽になる点だと思います。
例えば社内で意見を集める場合、これまでは1つのエクセルに各自が書き込む形式で行っていました。エクセルは便利なツールですが、複数人で1つのファイルを共有する場合、「誰かがファイルを開いている間は編集ができない」、「ファイルの保存場所が分かりにくい」などの問題があります。それもあってか、いつの間にかファイルの存在が忘れ去られていることも。
でも楽々Webデータベースでアプリ化すれば、何人もが同時に閲覧・編集ができ、ファイルを探す必要もなくなります。今までは誰かがエクセルを編集していたために登録できず、そのまま忘れさられていましたが、アプリを活用してからは、今までよりずっとたくさんの意見がすぐ集まるようになりました。ノウハウの収集やアンケートといった業務にはとても向いていると思います。
特別なスキルがなくてもエクセルファイルがあれば短時間でアプリを作成できるので気軽に取り組めますし、慣れてくればエクセルシートを作るのと同じくらい簡単にアプリが作成できます。
ポイントは「頻繁に、複数人が使うエクセル」です(下図参照)。その様な業務をされている方には大変おすすめだと思います。
ビジネスソリューション事業本部
大山 裕太さん
楽々Webデータベースを活用した業務の分類
導入の効果
棚卸業務 53 時間 ＋ そのほか業務年間 63 時間
= 合計で年間116時間の時短に貢献!
