
動静確認用のエクセルを 各入力者に送付
![]() 人事総務部 |
人事総務部の業務でよくある問題どの業務も基本的に各部門とのやり取りが多い。さらにいうと個人情報を取り扱うことから安易にメーリングリストなどは使えず、対個人でやり取りしなければいけないため、手間がかかる。また、データの転記や集計作業が増えたことによるミスが発生することも。 |
動静記入用のExcelを一人ひとりに配り、記入されたものを別途転記して集計しているため、手間と時間がかかっている。
転記時に漏れやミスが発生するだけではなく、状況確認や記入を督促するためには随時集計する必要があるので、作業が細切れになりやりにくい…。
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そこで、自社製品の楽々Webデータベースを使えば、転記する必要がなくなり、今まで抱えていた様々な問題が解消できるのでは?と判断し、運用を決定。 |
動静確認用のエクセルを 各入力者に送付
動静を記入し、
人事総務部に送付
エクセルファイルを集計する
1つずつ開き、1つのファイルにコピー&ペースト
集計後、完成した動静表を配布
※対象者130名強から集めた情報を集約するには、一人3分×130人(うち5人は予定変更発生すると仮定)して約6.75時間が必要
楽々Webデータベースでアプリを作成
アプリへの動静入力を依頼
アプリ上で直接動静を記入する
入力されたデータを随時確認
未入力者には督促を行う
全ての記入がされたら、一覧データをダウンロードして配布
![]() 人事総務部 |
人事総務部の業務でよくある問題人事総務部では定型の業務以外にも新たなが業務が発生することが多いが、期限があるものも多く、新しい業務にも迅速に対応する必要がある。 |
代わりにカタログギフトを配布することになったが、住所の確認が必要になり、新たな業務なためどのように集計するか悩んでいたが… 。
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動静表での実績もあることから、楽々Webデータベースを利用すればメール等で行うよりも、簡単かつ素早く確認できるのでは?と思い、アプリで住所確認をすることに決定。 |
楽々Webデータベースでアプリを作成
アプリへの住所入力を依頼
アプリ上で住所を入力する(自分が対象のデータしか表示されないように設定可能なため、他の人にデータが見られる心配はなし!)
入力されたデータを随時確認
未入力者には督促を行う
全ての記入がされたら、一覧データをダウンロードし、カタログギフト注文業者に渡す
状況確認や記入を督促するためには随時集計する必要があり、作業が細切れになってしまう。
また、各部門長から返送されたエクセルを、集計用シートに転記し、必要部数を集計するには手間と時間がかかり、集計時に転記漏れや転記ミスが発生する可能性も…。
リアルタイムの回答状況を確認できるので、未回答者だけ抽出すれば、すぐに記入の督促ができる。
各部門にて直接アプリに入力してもらうので、転記ミスもなく。
エクセルで一覧データをダウンロードすれば集計(発注部数の計算)も簡単。
また、データの変更履歴があるため、いつ誰が更新したかも確認できる。
職域接種の枠に余りが出たので、希望者を提出してほしいとの連絡が来た。ただし、二日後までに61名の希望者を集計して回答しなければならない…。
接種希望を登録するアプリを作成し、すぐさま募集を開始。
希望者の一覧データをエクセルでダウンロードし、ランダム関数を使って抽選することで、無事に61名の接種対象者を提出することができた。
今までは、状況を把握するにも集計しなければ現状が把握できなかったり、その集計作業も一つ一つのExcelを開いてコピー&ペーストで…と時間もかかったりしていました。
楽々Webデータベースでは状況を随時確認できるのがとても便利です。未記入者も検索してしまえばすぐにチェックできたので、督促作業も楽でした。
また、アプリ化してしまえば「誰が、いつ更新したのか」を確認できるのもExcelとは違う良いポイントですね。
アプリ作成も最初こそは色々聞いて作りましたが、慣れてしまえば簡単なものだと2時間足らずで作ってしまえるので、すぐに確認・集計しなければならないことにも迅速に対応できます。