営業機会の創出などを実現

日本農産工業株式会社

グループウェアの検索時間を10分の1以下に短縮
情報資産を有効活用し、営業機会の創出などを実現

300以上のデータベースが乱立し、Notesの検索性が低下
DXによる全社的な生産性向上を目指し、エンタープライズサーチの導入を検討

ブランド卵として高い知名度を誇る「ヨード卵・光」。その生産・販売を手がける日本農産工業は、鶏卵事業のほか、畜産飼料事業、水産飼料 事業、ペットフード事業を展開する「食といのち」を事業ドメインとする企業だ。特に、配合飼料メーカーとして確固たる地位を確立しており、日本の食が安心・安全を確保するためには欠かせない役割を担っている。また、近年ではDX（デジタルトランスフォーメーション）にも注力しており、レガシーな業務スタイルが残りがちな畜産業界や水産業界のなかで、先駆的なデジタル化の取り組みを進めている。

同社は2020年からQuickSolutionを導入し、グループウェアNotes（ノーツ）やファイルサーバに格納されているデータなどの検索に利用している。特に、Notesに蓄積していたデータベースの検索性を向上させることが、導入の目的だった。当時の状況について、情報システム部係長の井出翔太氏は次のように振り返る。

「当社では、当時すでに15年以上Notesを運用していました。その間、部署やプロジェクトごとにデータベースを作成し、関連するデータを格納していたのですが、組織再編やプロジェクトの組成・解散が繰り返されるうちに、様々なデータベースが乱立するようになっていました。2018年ごろにはNotesのデータベースは300以上もあり、どのデータベースにどのデータが格納されているのかが分かりづらく、検索にとても手間がかかるという状況でした」

井出氏は、「例えば、社内規程の中から出張経費の精算に関する規程を見つけるのに早くても2～3分かかっていた」と語り、業務の生産性を低下させる要因になっていたと振り返る。さらに、Notesの検索性の低さは、井出氏に限らず、全社員の課題でもあるため、経営全体への影響も決して小さくはなかった。

選定の決め手は「導入のしやすさ」。
データベースを一括で検索対象にできるQuickSolutionの導入を決定

こうした課題を解決するため、2020年4月ごろ、日本農産工業はエンタープライズサーチの導入を決定し、製品の選定に取りかかった。「Notesを検索対象にできること」、「直感的に操作できるUIを備えていること」といった要件のもと選定を進め、QuickSolutionを含む2製品の比較検討を行った。比較検討を主導した井出氏は、QuickSolutionを選定の決め手として「導入しやすさ」を挙げる。

「他方の製品の場合、Notesを検索対象にできるものの、データベースを一つひとつ検索対象に設定する必要がありました。当社はデータベースが300を超えていたので、それでは導入にかなりの時間を要してしまいます。その点、QuickSolutionはNotesのデータベースを一括で検索対象にできるため、スムーズな導入が期待できました」

そのほか、Notesで設定したアクセス権限を継承できる点や、検索ワードと完全一致しなくても検索が可能な「あいまい検索」の機能を備えていることなども選定のポイントだったと井出氏は語る。

こうして日本農産工業はQuickSolutionを選定し、運用開始に向けた導入作業を進めることとなった。導入作業は、アクセス頻度を事前に調査して利用頻度の高いものから優先的に順位をつけ、1ヶ月ほどで完了させた。

また、運用開始後も1ヶ月間はコーポレート部門だけにQuickSolutionを限定公開し、データのアクセス権限が適切に設定されているかどうかのチェックを施すなど、スムーズに導入できるように様々な工夫を凝らした。

2020年10月、日本農産工業はQuickSolutionを全社公開し、本格的な運用を開始。これにより、同社がこれまで蓄積していたデータサイズ約8TB、データ件数約400万件のデータが瞬時に検索可能なものとなった。

データの検索にかかる時間を10分の1以下に短縮
検索性向上により、情報資産の有効活用も実現

日本農産工業におけるQuickSolutionの導入効果として、井出氏は「検索性の驚異的な向上」と「情報資産の有効活用」の2つを挙げる。

「まず、データの検索が驚異的に速くなりました。以前は2～3分かかっていたところ、現在では10秒程度で必要なデータにたどり着くことができます。生産性低下の要因である『データを探す時間』を10分の1以下に短縮できました。また、データを検索しやすくなったことで、社内の情報資産を有効活用できるようになりました。例えば営業担当者の場合、あるお客様に対して、過去にどのようなご提案をしたかといった情報を即座に検索できるため、営業機会の損失を防ぐことができます」

さらにQuickSolutionは、研究開発や品質管理を担う部門の生産性を高めるうえでも、大きな役割を果たしている。これらの部門の業務では品質基準値や関連法制など、資料を参照する機会が多い。そのため、資料を速やかに探し出す必要があり、その際にQuickSolutionによる検索が有効なのだという。

加えて、こうした導入効果を引き上げるため、井出氏は共有タグやグルーピング機能も利用している。共有タグは、データにタグを登録することで、異なるデータベースに格納されているデータを、関連付けて一覧表示できる機能だ。これにより、大量のデータを横断的に管理することが可能となっている。さらに井出氏は、検索対象を目的別にグループ化できるグルーピング機能を使用し、ヘルプデスク業務向けなど、用途や業務に合わせて検索対象を切り替え、さらなる検索性の向上を図っている。

NotesからMicrosoft 365へのリプレイスを推進中
QuickSolutionの利用シーンを拡大し、情報資産の活用を加速させる

今後、日本農産工業では、QuickSolutionの利用シーンを広げ、生産性向上をより一層押し進める方針だ。そのために井出氏は、スマートフォン・タブレットでの利用や検索アドインの導入を進めたいと語る。

「Notesのデータベースには営業資料の商品パンフレットが格納されているのですが、商談中にスマートフォンなどで検索して、お客様に提示できるようになれば、営業担当者はよりQuickSolutionを使いやすくなります。また、WordやExcelに検索アドインを追加すれば、選択した文言を右クリックするだけでQuickSolutionによる検索が可能になるため、ユーザーの利便性が向上し、社内へのさらなる利用促進が図れるのではないかと期待しています」

現在、同社はNotesのリプレイスを検討しており、リプレイス先候補のMicrosoft 365でもQuickSolutionを継続して利用すべく、SharePoint（シェアポイント）のホーム画面に検索窓を表示し、QuickSolutionをより利用しやすいインターフェースを構築する構想があるという。

最後に、井出氏にQuickSolutionを検討しているユーザーに向けたアドバイスを伺った。
井出氏は「QuickSolutionは、DXや社内のペーパーレス化に取り組んでいる企業にとって、うってつけのツールです」としたうえで、次のようなメッセージを送った。

「昨今、DXやペーパーレス化の重要性に注目が集まり、紙の文書のデジタル化に取り組んでいる企業も多いと思います。しかし、デジタル化したあとの文書を適切に管理したり、効率的に活用したりするためには、データファイルの検索性が担保されていなければなりません。その点、QuickSolutionは導入が簡単なうえ、大容量のデータも検索可能なため、非常に有効です」

現在、業界・業種を問わず、多くの企業にとって至上命題ともいえるDX。目下、顧客情報や業務フローのデジタル化に取り組んでいる企業も多いはずだ。しかし、その取り組みにおいては、デジタル化した情報資産を、いかに有効活用するかという視点も欠かすことはできない。日本農産工業によるQuickSolution の利用は、そのヒントとなる事例といえるだろう。

_{※本事例中に記載の組織名や肩書き、数値、固有名詞等は取材時点の情報です。}