QuickSolutionを中心に紙文書検索・閲覧基盤を刷新
グループ傘下2銀行の文書検索・閲覧業務を効率化

北陸銀行と北海道銀行を傘下に有する金融持株会社の株式会社ほくほくフィナンシャルグループ(以下、ほくほくFG)は、2008年から運用していた紙文書の保管・検索を行う既存システム(以下、既存システム)のハードウェア保守期限到来を機に、QuickSolution(以下、QS)を中心とした紙文書検索・閲覧基盤に移行した。手書きOCRソフトと組み合わせることで、取引時確認記録書などの紙文書を全文検索し、文書画像を確認できる仕組みを構築。顧客情報や契約情報をすばやく確認可能になり、本部や営業店における日常的な顧客情報の照会をはじめ、さまざまな業務の効率化につながっている。

長年運用してきた既存システムの操作性／運用コストが課題

2004年に北陸銀行と北海道銀行の経営統合により誕生したほくほくFG。パーパスに「地域を超えて、輝く未来を創る。」を掲げ、広域ネットワークとグループの総合力を活かし、地域社会の発展とイノベーションの創造を後押ししている。2025年に始動した中期経営計画「NEXT STAGE」では、資産規模を活かしたアセットの積み上げや非金利収入の強化などに取り組んでいる。

これと並行し、グループ内の業務体制の刷新も進めている。紙文書のスキャンデータを保管・検索していた既存システムを2025年から2026年にリプレイスし、QSを活用した紙文書検索・閲覧基盤に移行した。

既存システムは2003年の本人確認法施行に伴い保存が義務付けられた本人確認書類などを管理するため、2008年にフルスクラッチで開発された。既存システムでは、検索に一定の制約があったほか、検索・閲覧の操作性に課題があった。北海道銀行総合事務部の調査役である森本廉氏は次のように語る。

「既存システムでは、1ページ単位のシングルページTIFFで管理しています。例えば、顧客番号で検索すると同一顧客の複数文書が表示され、目的の文書を一つずつ確認する必要がありました。本部・営業店で日常的に行う照会業務のため、必要な情報へ迅速にたどり着ける仕組みが課題でした。」(森本氏)。

また、既存システムは、取扱量の多い書類を中心に機能を拡張し、少量多種の文書にも対応してきた。一方で、帳票定義の追加・変更にはシステム改修が必要で、ユーザでの柔軟なメンテナンスには限界があった。運用負荷やコストを抑えるため、作業の内製化とユーザメンテナンス性の向上が求められていた。

コスト／継続性／柔軟性の面で高評価、
手書きOCRソフトとの連携で既存システムを再現

移行先を選定するにあたり、ほくほくFGはいくつかの要件を定めた。内製でのメンテナンスが容易で運用コストを低減できること、導入実績が豊富で継続的な製品提供が期待できること、ほくほくFGのインフラやシステム環境に適応できることだ。さらに、大量のイメージデータを扱うことも踏まえ、検索上限やデータの保管容量に製品上の制約がないことも重視した。例えば、既存システムはセキュリティ上の制約から、オンプレミス環境の仮想基盤上でサーバを運用していた。こうした制約に対応できる柔軟な製品が求められた。

その後、複数製品の比較検討や社内審査を経て、QSの導入が決まる。新たにベンダーがシステムを構築する一般的なソリューションを導入するのではなく、QSと新規ファイルサーバなどを組み合わせて、既存システムの機能を再現する方針を採った。その理由を森本氏は「比較した製品の多くは、今回必要としていた機能に対して、やや機能が豊富すぎると感じました」と述べる。既存システムが担っていた主な機能は、紙文書のスキャンデータの保管・検索・閲覧だった。一方、こうした製品には、バージョン管理やワークフローなど、ほくほくFGでは使わない機能も多い。これらは導入・構築コストにも影響するため、コスト面でも課題となった。

こうしてほくほくFGは、2025年初頭から既存システムの移行に着手した。特に注力したのが、既存機能を再現するためのシステム間連携だ。従来はシステム単体で実現していた機能を、どう再現したのか。北陸銀行総合事務部事務管理グループの主査である大懸朱里氏は解説する。

「既存システムのリプレイスにあたって導入した主な構成要素は、ファイルサーバ、OCRソフト、QSの3つでした。まずスキャナで取り込んだ紙文書からマルチページTIFFを生成し、OCRソフトで内容を読み取ります。取得した情報をキー情報としてCSVファイルに出力し、TIFFの画像データとともに新規ファイルサーバへ連携します。その後、QSがCSVファイル内の情報を検索対象とし、対応するマルチページTIFFをビューワで表示できる仕組みになっています」(大懸氏)。

この構成では、新たに導入したファイルサーバは既存の仮想基盤上で稼働している。QSも仮想基盤上のサーバで動作可能なため、既存のシステム環境を活用しながら、必要な機能を実現できた。こうして、ほくほくFGは北陸銀行、北海道銀行の紙文書検索・閲覧基盤を刷新した。

検索・閲覧の操作性が向上、
ビューワ機能で必要な情報をすばやく特定

現在、ほくほくFGでは取引時確認記録書をはじめとする紙文書データの検索・閲覧にQSを利用している。検索対象データ件数は、旧システムからの移行分を含めて北陸銀行が約1,260万件、北海道銀行が約582万件で、両行とも全データの移行を完了した。

今回の移行により、OCRソフトで紙文書の内容をテキスト化し、全文検索することで実際に確認したいページにたどり着くまでの操作性が大きく向上した。さらに、文書を開いた後も、複数ページをまとめたマルチページTIFFをビューワ上で連続して確認できるため、目的のページをすばやく特定できるようになった。このメリットについて、北海道銀行総合事務部の剣崎理子氏は次のように語る。

「以前は、検索結果から一つひとつ文書を開き、さらにシングルページTIFFを順番に確認しながら、必要な書類やページを探す必要がありました。現在は、まず検索結果のサムネイルを見ながら対象となる文書の見当をつけられます。さらに、文書を開けばマルチページTIFFとして一連のページをビューワ上で確認できるため、作業時間が約3分の1に短縮されました」(剣崎氏)。

QSで構築した検索基盤は、両行の本部や営業店を問わず、幅広い部門で利用されている。検索窓にキーワードを入力するだけで文書を探せるという分かりやすさと利便性が、定着を後押ししたという。

慣れ親しんだ「検索」で、現場に定着しやすい業務効率化を実現

今回の導入を振り返り、森本氏は「利用者にとっての分かりやすさと、業務の目的に合った仕組みを重視したことがポイントでした」と語る。

「システムを刷新する際には、新しい技術や高度な機能を取り入れることに目が向きがちですが、それ自体が目的ではないと考えています。今回重視したのは、利用者が探したい情報に直感的かつ迅速にたどり着けることでした。QSの検索機能を中心に、OCRやファイルサーバといった技術を組み合わせることで、シンプルな仕組みでも業務効率化を実現しました。技術の新しさや高度さではなく、業務の目的に合った仕組みを選ぶ重要性を改めて実感しました」(森本氏)。

検索窓にキーワードを入力して必要な文書を探せる直感的な操作性は、現場への展開という面でも効果を発揮した。新システムを導入する際、利用者向けの研修やマニュアル整備が負担になることも少なくない。しかしQSは、多くの行員にとって馴染みのある検索操作をベースにしているため、簡易なマニュアルで展開しやすく、現場にも大きな混乱なく定着したという。

また、導入後には当初想定していなかった活用も生まれている。例えば、検索結果をCSVで出力し、店舗別の受付件数を把握・集計するなど、紙文書検索・閲覧にとどまらない使い方も進みつつある。必要な情報をすばやく探せるだけでなく、検索結果を別の業務に活用できることも、QSの価値として認識されている。中期経営計画「NEXT STAGE」を掲げ、進化を進めるほくほくFG。AIをはじめとした新しい技術の活用が広がるなかでも、現場に無理なく定着し、日々の業務を着実に効率化する仕組みには大きな価値がある。その業務改革を、QSで構築した検索ソリューションが現場の実務面から支えている。

• 本事例中に記載の組織名や肩書き、数値、固有名詞等は取材時点(2026年7月)の情報です。