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購買システム導入がもたらす3つのメリット

購買業務を改善したいがどうすればよいか分からない、という話をよく聞きます。
企業の支出の中で購買コストが占める割合は大きく、改善すれば利益向上への貢献が期待できます。

一方で、購買管理の方法は企業ごとに違います。場合によっては企業内でも拠点や部門ごとに違うかもしれません。
そのため、自社に合った改善方法を見つけるのが大変で、実現できていないケースも多くみられます。

購買業務の改善を大きく進める方法の1つとして、購買システムの導入があります。
購買システムには多くの企業が持つ課題を解決する機能(ノウハウ)が搭載されているため、その機能をうまく使いこなせば、購買業務の改善につながるのです。

ここでは、Web購買システム 楽々ProcurementIIの導入が購買管理にもたらす大きな3つのメリットをご紹介します。

3つのメリットの紹介

購買管理の業務効率化

多くの企業では、購買業務の中で様々な手作業を行っています。楽々ProcurementIIは、その手作業を電子化したり、自動化することで、業務効率化をサポートします。

購買管理の業務効率化

見積依頼や発注など、伝票の作成を自動化

見積依頼や発注を取引先に連絡するときに、メールや帳票の作成に手間がかかっていませんか?

楽々ProcurementIIでは、見積依頼書や注文書といった伝票を作成するときに、購入依頼伝票や、見積書、過去の情報などからコピーして作成することができます。そのため、伝票を作成する時間を大幅に短縮できます。

お客様の声

  • 発注の作業時間や管理資料作成の時間が減りました。
  • 購入依頼から発注まで7日かかっていたが、今は早ければ1日程度になりました。
  • 事務作業から解放され、バイヤー業務に専念できるようになりました。

ペーパーレス化の実現

取引先とやり取りする見積書や注文書、社内でやり取りする購入依頼伝票や検収伝票など、伝票の保管・管理に手間がかかっていませんか?

楽々ProcurementIIでは、購入依頼から見積、発注、入荷、検収、在庫情報など、すべての案件情報を電子データで保管しています。見積書や注文書、購入依頼伝票、検収伝票といった伝票も紙を必要としないので、保管に手間や場所がいりません。
また、簡単に過去の実績を検索して活用することができます。

お客様の声

  • ペーパーレスになり、伝票管理の時間が減ったり、書庫スペースの維持費が数十万円下がりました。
  • 過去の見積や履歴が見れるようになりました。
  • 専用伝票がいらなくなったので楽になった、と取引先様から言われました。

Web EDIによるリードタイム短縮

Web EDIとは、企業間の発注などのやり取りを、インターネットを通じて電子データで行う仕組みのことで、高速かつ低コストであることが特長です。
楽々ProcurementIIではこのWeb EDIを実現できるよう、取引先用の画面・機能が標準で搭載されています。

取引先との見積や発注、検収などのやり取りが全てリアルタイムになるので、郵送やFAXと比べて、リードタイムを短縮することができます。また、メールやFAX、郵送の手間を削減することもできます。

お客様の声

  • 依頼部門-購買部門-サプライヤーがリアルタイムに連携できています!

購買に関わるコスト削減

購買業務を効率化してできた時間を使って価格交渉や購買実績の分析を行えば、購買コストの削減が見込めます。楽々ProcurementIIは、購買実績の分析に適した各種レポートを提供します。
また、Web EDI機能を使えば、注文書などの伝票のやり取りに必要な郵送費やFAX費用を削減する効果も見込めます。

購買に関わるコスト削減

購買実績レポートによる価格交渉サポート

楽々ProcurementIIは過去の購買情報を電子データとして保管しているので、購買実績レポートをダウンロードして、分析や価格交渉などに活かすことができます。ダウンロードできるレポートには、取引先ごと、期間ごと、担当者ごとなど、さまざまな切り口があります。
他にも、未入荷データや取引先別の納期遵守率などをレポートする機能があります。

お客様の声

  • 効率化できたおかげで、価格交渉に力を入れられるようになりました。
  • 購買単価が低減できました。
  • 支払予測の精度があがりました。

集中購買の実現で購買コストを低減

集中購買とは、「本社の購買部」のようなひとつの窓口が各事業所の物品を集約して購買する方法をいいます。うまく運用すれば、購買単価や購買管理コストといった購買コストの低減が見込めます。

注文書の郵送費用やFAX費用を不要に

楽々ProcurementIIはWeb EDI機能を標準で備えており、注文書や見積依頼書、見積書をインターネット経由の電子データとしてやり取りすることができます。
これにより、紙で注文書や見積依頼書、見積書をやり取りする際に必要だった郵送費用やFAX費用などを削減することができます。

お客様の声

  • 郵送費が月4万円減りました。

内部統制の実現・不正防止

購買業務は性格上、不正が起こるリスクが高い業務です。また、不正が起こってしまうと、金銭的な損失だけでなく、企業の社会的イメージが損なわれる恐れがあります。
そのような事態にならないために、不正が起こりにくい仕組みを導入することが重要です。

内部統制の実現・不正防止

購買業務に特化したワークフロー(電子承認)

購入依頼、見積依頼、見積査定、発注、入荷、検収、在庫管理といった購買管理の各業務ごとに、ワークフロー(電子承認)を実施できます。
誰がいつ承認したのか、という情報が購買品や購買条件の情報とセットで表示されるため、購買管理を見える化し、内部統制の強化、不正防止をサポートします。

お客様の声

  • ユーザごとに操作権限を設定しているので、不正を防止できています。
  • 操作履歴を保存できるので、あらゆる処理のトレースが可能になりました。
  • ルールを外れた購買がなくなり業務ルールの統一が出来るようになりました。

下請法に対応した発注・検収

案件が下請対象の場合は、下請法に沿った購買管理ができるように、発注や検収の際にシステムがサポートします。
例えば、下請対象の業者に納期や金額が未定の発注を行うときは、下記が自動的に実施されます。

  • 未定の理由や確定させる日程が記載された当初書面の発行
  • 後日、補充書面を作成するためのタスク管理

お客様の声

  • 下請法などの法律に対応できています。
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