メモボード機能

文書にメモを付けることができる機能です。対象文書を見ることができる利用者であれば誰でもメモを付けたり、見たりすることができます。メモを表示させる期間は2種類あり、決裁までの稟議中だけ表示するか、文書の決裁後も永続的に表示するかを選ぶことができます。
稟議中だけ表示するメモを使用すれば、例えば承認者や決裁者に申請文書についての補足などを伝えることができます。このメモは、文書が決裁された後には見えなくなります。文書の決裁後に永続的に表示するメモは、稟議中の文書にも、決裁後の文書にも付けることができます。例えば文書の決裁後に軽微な間違いに注意書きしたり、文書を見る人に連絡事項を伝えたりすることができます。

通知メールにファイルを添付する機能

システムが送信する承認依頼や回覧依頼のメールに、文書内のファイルを添付することができるようになりました。
この機能を使用すれば、外出先など、社内のネットワークに接続できない環境にいる承認者や関係者にも申請内容をメールで伝えることができます。外出している承認者に、先に添付資料を確認してもらったり、決裁された内容を関係者に連携したりと、コミュニケーションがスムーズになり、業務効率化につながります。

肩書表示機能

承認者や決裁者を表示する欄に、その部署名や肩書をあわせて表示できるようになりました。
部署名を表示することで、例えば代理人が承認した場合に、代理人の部署名と氏名を記録として残すことができます。また、肩書として「主任」や「係長」のような役職や、「技師」や「設計担当」のような役割・スキルを記載すると、承認者の立場を記録として残すことができます。