ビューワへの付せん貼り付け

楽々Document Plusの高速ビューワは、ファイルをダウンロードすることなく、瞬時に内容を確認することができる便利な機能です。今回、このビューワの自由な場所に、個人用や共有の付せんを貼り付けられるようになりました。

例えば、コールセンター業務でよく案内するマニュアルのビューワに個人用のメモとして付せんを貼り付けられます。また、紙図面に直接書き込みをするように、楽々Document Plusに登録した図面のビューワ上に、共有の付せんとして、承認時の注釈やコメントを残すことができます。

フォルダ結合ビュー

複数のフォルダから条件に一致する文書だけをまとめて一覧表示できるフォルダ結合ビューを定義できるようになりました。利用者は、フォルダ結合ビューをクリックするだけで必要な文書を閲覧できます。従来は、上位のキャビネットから閲覧したい文書だけがヒットするように検索する必要がありましたが、配下のフォルダがすべて検索対象になり、いくつかのフォルダだけを検索対象にすることができませんでした。また、検索条件を保持する機能もなかったので、都度検索する必要がありました。フォルダ結合ビューは、利用者が簡単に作成でき、個人で利用するだけでなく、関係者と共有することもできます。

例えば、部署ごとにフォルダを分けて管理している契約書のうち契約が有効なものを法務部がひとまとめに確認する際に、全部署の契約書をフォルダ結合ビューで一覧表示することができます。このように、部署毎のフォルダ管理を行いつつ、業務によって部署をまたいだ文書の一覧表示が可能です。

他にも、年度ごとにフォルダを分けて案件管理している文書のうち、過去の完了案件のみをまとめて一覧表示するなど、利用者のニーズに応じた自由な観点で文書を閲覧・活用することができます。

スマホ専用の承認画面

スマートフォン専用の承認画面ができました。これにより、スマートフォンからも文書の承認や状況照会などの操作がしやすくなりました。出張先や移動中など場所や場面を問わずにスマートフォンで楽々Document Plusを利用できるので、業務効率の向上や働き方改革の推進が可能になります。