東京工業大学にとって、DXによるIR（Institutional Research：大学内外にある情報の収集・分析を行い、執行部の意思決定を支援する取り組み）を進めるうえで、保存データの形式・フォーマットの不統一な資料の点在や、システムの乱立が課題となっていました。そこで情報の一元化と業務フロー改善のため、株式会社ユニリタの業務改善BPM（Business Process Management）ツール「Ranabase」とともに、2020年3月、住友電工情報システムの電子承認・電子決裁システム「楽々Workflow^®II」（以下 楽々WF）を導入されました。

東京工業大学はRanabaseと楽々WFとを組み合わせて各種申請業務の改善・電子化を進めた結果、現在では導入前に比べて作業時間の4割削減を実現しています。また教職員の意識改革の発端になるなど、予想を超える効果が発揮されています。今後も数百件の業務が電子化されていく中で、全学での効果がより高まる見込みです。楽々WFについて東京工業大学からは、「ツリー状の組織図や代理人などの日本の組織習慣に合っていた」「デフォルト機能のみで多くの業務に対応できる」といった評価に加え、以下のコメントをいただいています。

【東京工業大学 戦略的経営オフィス・情報活用IR室 森雅生教授のコメント】

「楽々WFは、東京工業大学が各種申請業務を自動化・一元化する仕組みとして導入しているシステムです。ユニリタによるRanabaseの業務分析手法との組み合わせにより、業務効率化の促進に加え、教職員の意識改革の発端になるなど、予想を超える効果が発揮されています。DXを推進する上で、今後の楽々WFの展開に大きく期待したいと思います。」

今回の結果を受け、楽々WFを活用した業務改善プロジェクトは、東京工業大学の主要なDX施策の1つとして位置づけられました。今後も住友電工情報システムは、楽々WFを通じてさまざまな業務を電子化・効率化することを通し、顧客のさらなるDX推進に貢献してまいります。