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バックオフィスとは?今注目される理由や効率化のメリットを解説

企業の利益には直接寄与しないバックオフィス業務は、新規システム導入や改善が後回しにされがちな部門です。しかし昨今では、バックオフィス業務の効率化に注目が集まっており、優先して改善を図ろうとする動きが見られます。

当記事では「バックオフィスとは?」についての疑問やバックオフィスが抱える悩み、効率化するメリット、効率化に必要なソリューションなどを解説します。

目次

バックオフィスとは?主な職種や必要性について解説

バックオフィスとは、企業の利益に直接関わる営業やマーケティングなどのフロントオフィス業務を後方からサポートする部署および業務です。

具体的には、総務・経理・財務・人事・労務・法務・その他一般事務などが当てはまります。

バックオフィスは、企業活動に必要な手続きやフロントオフィスの業務を円滑に回すために必要不可欠な仕事です。間接的に利益に貢献しているといえるでしょう。

バックオフィスの主な職種

バックオフィスに当てはまる、総務・経理・財務・人事・労務・法務・その他一般事務について、職種別に解説します。

総務

総務とは、企業全体に関係する管理やその他の支援などのうち、どの部門にも当てはまらない仕事を担う職種です。具体的な業務は次のとおりです。

  • 消耗品や資産関係の管理
  • 機器・設備・オフィスなどの管理および業務補助(外注業者へのメンテナンス依頼など)
  • 社内イベントの企画や主催
  • 社内ルールの規定や改正などのコンプライアンス関係

総務の定義は非常に広いとされており、実際の業務範囲は企業の状況によっても異なる場合があります。

経理

経理とは、企業経営に関するお金の流れを管理する職種です。
具体的な業務は次のとおりです。

  • 帳簿の記帳・管理やそれを基にした財務諸表(損益計算書や貸借対照表)の作成
  • 請求書や領収書の発行・管理
  • 月次決算・年次決算作業
  • 法人税・消費税・社会保険料に関する計算や手続き

経理は、「過去に使った資金」や「現在の資産状況」について担当します。

財務

財務とは、経理が作成した帳簿や財務諸表を基に、企業の資金繰りに関する業務を担う職種です。
具体的な業務は次のとおりです。

  • 銀行融資に関する交渉・手続きや株式発行などの資金調達関係
  • 企業の予算や資金の管理
  • 余剰資金の使用による新しい投資や企業・事業の売買(M&A)の検討
  • 企業の財務戦略の立案

財務は、「今後使用する予定の資金・資産」について担当します。

人事・労務

人事・労務とは、企業の人材や働き方について管理する職種です。
具体的な業務は次のとおりです。

  • 採用活動全般の指揮・管理
  • 従業員の労務管理(労働時間や出退勤など)
  • 従業員の配置(異動や転勤など)
  • 従業員の評価や教育

人材関係は経営におけるコアな部分とするケースが多く、バックオフィスの中でも重要視する企業は少なくありません。

法務

法務とは、企業の法律に関わる部分を担う職種です。
具体的な業務は次のとおりです。

  • 契約書やその他書類のリーガルチェック
  • 知的財産権(著作権や商標など)の管理
  • 外部からの訴訟や著作権侵害など法的トラブルへの対応
  • 社内での法律関係の相談受付

高い専門性が必要な仕事であり、経営活動においてなくてはならない存在といえます。

その他一般事務

その他の一般事務とは、他の部門や担当者の業務をサポートする職種です。
具体的な業務は次のとおりです。

  • データ入力や書類のファイリングなどの事務作業
  • 来客対応・電話対応
  • 郵便物の仕分け・発送
  • その他の部門での書類作成や資料まとめなどのサポート

バックオフィスの中でも、もっとも後方支援という言葉が合う仕事といえます。

フロントオフィスについて

フロントオフィスは、顧客や見込み顧客に直接会って話したり、消費者に届ける商品・サービスに関わったりなど、企業の利益に直接関わる業務を担当します。

フロントオフィスの例は次のとおりです。

  • 営業
  • 販売
  • マーケティング
  • 開発・製造・生産
  • カスタマーサポート

最近ではフロントオフィスとバックオフィスの中間部門として、ミドルオフィスが設置されている企業もあります。

バックオフィスの重要性

直接的な利益には関わらないものの、バックオフィスは企業活動の中でも重要な役割を担う仕事です。

もしバックオフィスが疎かになれば、フロントオフィス業務への支障や重大なコンプライアンス違反などにつながり、企業の利益や信用度が結果的に大きく低下する恐れがあります。

例えば経理が不正確だと税務手続きや経営判断に誤りが生じます。また人事・労務が適切でないと、人材不足や従業員の不満が発生し、生産性に影響が出るでしょう。

強固なバックオフィス体制を築くことで、従業員は安心して働けます。結果的に、企業利益や従業員・顧客の満足度に寄与するはずです。

バックオフィスの悩みあるある

企業のバックオフィス業務においては、どの企業でも起こりうるよくある悩みがあります。以下ではバックオフィスが抱えるあるあるな悩みを解説します。

人員の配置が難しい

バックオフィス業務は、忙しい時期と余裕がある時期の業務量に差がある仕事です。そのため、人員の配置が難しいケースがよく見られます。

例えば経理であれば年末や決算時期は忙しく、取引が少ない閑散期の業務量は抑えられます。

また財務・法務であれば、新規事業立ち上げ・拡大時などは金融機関・行政庁のやり取りが多くなる一方、安定した時期は対応数が減少する企業もあるでしょう。

一時的な雇用を検討するにしても、採用活動の負担増や人員の調整ミス、その他契約関係のトラブルなどのリスクも考えられます。

業務の属人化によってDX・標準化がしづらい

バックオフィス業務は専門的な知識や臨機応変な対応力が求められる仕事が多く、業務のDX(デジタルトランスフォーメーション)化が困難です。

また、税法や労働基準法などの法律が関わる経理・人事・法務などは、常に最新の法情報の収集と法解釈が適切にできる能力が必要になります。

そのためバックオフィス業務は属人化が発生しやすく、業務の標準化が難しくなります。担当者の離職・求職が発生すると、業務が停止する可能性もあるでしょう。

アナログ管理から抜け出せていない

コロナ禍を経験した後でも、バックオフィス業務のDX化が進められない企業は少なくありません。

電子署名やPDFでの契約書・請求書などの便利なツールが登場している一方で、紙の管理や印鑑などのアナログ管理から抜け出せていない企業が見られます。

日本唯一の総務専門誌『月間総務』を発行する株式会社月間総務の「DXに関する調査(118人)」によると、「自社のDX推進度が足りていない・やや足りていないが51.8%と半数以上」「2022年度にデジタル化したい業務1位に文書管理・2位に請求書や契約書がランクイン」など、DXに関するアンケート結果が出ています。

バックオフィス業務を効率化するメリット

バックオフィス業務を効率化するメリットとして、コストの削減や人材関係の課題解決などが挙げられます。

コストを削減できる

電子化やペーパーレス化などによってバックオフィス業務が効率化できれば、金銭面・時間面でのコスト削減につながります。具体的には次のとおりです。

  • バックオフィスにかかる人件費の削減
  • 余剰人材をフロントオフィスなどに配置転換することによる、採用活動にかかる時間や費用の削減
  • 紙・インク・印刷代などの固定費や消耗品費、その他雑費の削減
  • 無駄な残業代や従業員の疲労の低減

人材関係の課題を解決できる

バックオフィス業務は、人間の目や手を使ったルーティンワークが大半を占めます。数値や文字の重複入力、データ集計ミス、計算ミス、記載ミス、抜け漏れの見逃しなどのヒューマンエラーが頻繁に発生しやすい業務です。

そこで業務の効率化によって作業負担の低減や自動化・電子化が達成できれば、疲労や勘違いによるヒューマンエラーを防止しやすくなります。

また、DXによって手作業をシステムツールに置き換えられれば、誰が作業しても同じクオリティを保てます。属人化の問題も解決できるでしょう。

万が一のときのデータ消失対策になる

クラウド環境の活用やデータの電子化などを行うことで、オフィス外やインターネット上にさまざまな情報・記録を残せます。

すると、もし自然災害やその他の非常事態が起こった場合、紙媒体と違ってデータの持ち運びや移動が容易になります。大事なデータの消失を防ぐことが可能です。

中小企業のBCP(事業継続計画)としても有効といえるでしょう。

効率化するために必要なソリューション

バックオフィス業務を効率化するには、人材育成や作業ルールの設定よりも、ITソリューション導入によるDX化の促進が効果的です。

とくにルーティンや簡単な入力作業などはシステム化・電子化することで、従業員はより専門的な業務や他部門への支援に回れるでしょう。

以下では、バックオフィス業務を効率化するために必要なソリューションをご紹介します。

情報系システム

情報系システムとは、社内でのコミュニケーションや実務などを効率化する実用的なツールのことです。

例えば次のものが当てはまります。

  • 顧客管理システム(CRM)
  • 営業支援ツール(SFA)
  • Web会議システム
  • ビジネスチャット・社内向けチャットボット
  • オンラインストレージ
  • 電子契約システム・電子帳簿システム

導入のハードルが低く、万が一使えなくなっても経営活動に大きな支障とならない点が情報系システムのメリットです。

基幹系システム

基幹系システムとは、ヒト・金・モノなどの企業の業務そのもの中核を担う情報を処理する重要なシステムのことです。

例えば次のものが当てはまります。

  • 販売管理システム
  • 生産管理システム
  • 在庫管理システム
  • 財務管理システム
  • 人事給与システム

基幹システムが使えなくなると、企業の経営活動が停止するリスクがあります。強固なセキュリティ対策も一緒に導入しましょう。

アウトソーシング

専門性が求められるバックオフィス業務については、外部の専門家へアウトソーシング(外注)するのも有効です。

最近では、記帳や帳票類の発行などを一括で請け負ってくれるサービスも登場しています。

法務や労務に関しては、税理士や社会保険労務士など専門家に依頼するのもよいでしょう。

ワークフローシステム

ワークフローシステムとは、情報系システムの一種で、業務の流れを電子的に管理・監視するものです。

要は、インターネット上で稟議書や報告書、各種申請書などの申請・確認・承認・決裁・報告が完結できます。申請状況などもすぐに確認が可能です。

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バックオフィスの効率化ならITの力を借りよう

バックオフィスの効率化については、企業がコロナ禍を経験したことでより注目されつつあります。効率化によってコスト削減や人材関係の問題解決が見込めるので、結果的にフロントオフィスと同じく企業の利益につながる可能性が高いでしょう。

弊社住友電工情報システムでも、文書管理・情報共有システム「楽々Document Plus」、本格的なワークフローシステム「楽々WorkflowII」、脱エクセルではなく活エクセルを目指した業務効率化支援ツール「楽々Webデータベース」などを提供しています。

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