契約業務の一気通貫化

契約書の審査・管理業務を⼀気通貫で遂⾏可能に
⼤幅な業務効率化と意識改⾰に寄与

契約書の確実な審査・管理と効率化が課題

国内有数の靴下メーカー岡本株式会社は、2004年の発売以来優れた消臭性能で愛され続ける「SUPER SOX」、2018年の発売から約2年で2000万足を売り上げたカバーソックス「脱げないココピタ」など、多くのヒット商品を生み出してきた。これらは自社に研究所を持ち、糸や編機から独自に開発するからこそ生まれた商品だ。他にも靴下を履くことで健康と美の創造を目指す「靴下サプリ」シリーズや、血流をサポートする医療用弾性ストッキング「MEDICAL SOCKS」など、同社商品の多くは一般的な色やデザイン中心の靴下とは一線を画す。

このような同社のビジネスを法律面から支えるのが、法務部である。法務部では、取引先などとの契約書の審査や管理を担っているが、従来、その業務は3つのシステムを行き来しながら進めておりとても煩雑だった。まず契約審査申請部門(以下、申請部門)からの審査依頼がメールで来る。法務部ではその内容を、契約書審査管理システムに入力しつつ、法務部内で審査・検討を行う。その際、申請部門とも何度かメールでやりとりを行うが、この過程もすべて記録に残すため、すべてのメール文章をコピーして文書ファイルにし、契約書審査管理システムに保管していた。さらに、契約書の締結承認は、別のワークフローの承認機能を使って行っており、最終的な契約書の保管のためにまた別の保管システムへの登録が必要だった。

そのような状況の中、2017年3月、法務部に部長として江上和年氏が入社。契約書の審査・管理業務の煩雑さに課題を感じ、契約書の申請から保管までを一元管理できるシステムの検討を始めた。その理由を江上氏は、「当時、すべての契約書において法務部の審査を必ず受ける、というルールを適用しようとしているタイミングでしたが、既存の業務フローとシステムだと、管理の面と工数の面でその実現が難しいと考えました。申請から保管までがひとつのシステム上で完結できるシステムが必要でした」と振り返る。

すべての機能要件をカバー、使いやすさや応用範囲の広さも評価

検討にあたっては、様々な文書管理システムを調査。ネット等で評価の高い製品を上位から数社選び、各社から話を聞いた。同社が検討にあたって条件とした機能は、【申請から保管まで一気通貫でできること】、【多言語に対応し海外子会社でも利用できること】、【フォルダ毎に閲覧制限がかけられること】、【自動OCR処理により全文検索が容易にできること】、【ワークフロー機能を備えていること】の5つである。これらの機能を念頭に複数の製品について実際にデモを見て比較検討した結果、2018年春に同社が選択したのが楽々Document Plusだった。デモを見た印象を江上氏は、「第一印象で、画面や操作がわかりやすく、これなら使えそうだと感じました。機能的にも契約書管理だけに限らず、他の業務でも使えるイメージを持てたところも評価しました」と話す。さらに、法務部 法務課 福井弘美氏は、「他社の製品は文書管理システムとワークフローが分かれているものやOCR機能が不十分なものが多く、すべての要件を満たしたのは楽々Document Plusだけでした」と続ける。

導入に際しては、ハードウェアの用意や設定をシステム部門が担当し、楽々Document Plusの登録や設定は法務部が行うこととなった。その設定を担当したのが、法務部 法務課 宮本愛何氏である。設定について宮本氏は、「通常のフローは簡単に設定できますし、組織変更に伴うフローの変更も容易に行えます。ただ今回の契約書審査に関しては、当社の組織そのものが複雑な上、法務部内のやりとりを他には公開しないなど、ワークフローを複雑にしてしまったため、設定が結構難しいものになっていました。それでも、住友電工情報システムに問い合わせをして教えてもらったり、マニュアルを参照したりすることで、無事設定を完了することができました」と話す。

業務の効率化に加え、営業部を中心とした他部門の意識改革も実現

2019年4月に楽々Document Plusの稼働を開始した。これにより、従来3つのシステムを行き来して進めていた契約書管理業務が、楽々Document Plusのみで完結するようになった。運用開始から10ヶ月経過した現在、管理文書は約6700、登録ユーザーは役員と全部門の契約業務に関わる者353名に及ぶ。役員以外の従業員は自部門の契約書しか閲覧できないようアクセス制限をかけている。

契約審査申請部門(以下、申請部門)からの審査の申請から、法務部内での審査、申請部門への審査結果の報告とその後のやりとり、最終的な契約書の保管まで、すべてを楽々Document Plus上で行えるようになった。特に従来はメールで送られる審査の依頼を元に法務部で案件登録をしなければならなかったが、申請部門から申請が送られる時点で既に登録が終わっているので、余計な手間をかけることなくすぐに審査に取りかかれるようになった。3つのシステムを利用していたため発生していたコピー＆ペーストなどもなくなり、大幅な効率化が実現している。

宮本氏は、「申請部門とのやりとりは時間がかかることも多く、3つのシステムを利用していたこともあって、以前は契約書審査の進捗状況がわからなくなることもありました。その点、楽々Document Plusならば、進捗状況が明確にわかるので業務が滞ることがなくなりました」と語る。福井氏も、「設定日時を過ぎても申請部門から返答がない場合は、自動的に楽々Document Plusが催促メールを送ってくれます。自身でメール催促する必要がないのでストレスがなくなりました」と語っている。

従来のシステムは法務部だけで使っていたので、法務部以外の他部門が契約書の内容を確認したいと思っても、法務部に依頼しないと閲覧できなかった。依頼された契約書の検索や送付作業が法務部の負担になっていただけでなく、他部門にとっても契約書の確認は面倒で、契約に対して意識が高いとは言えない状態だった。それが楽々Document Plusを導入したことによる他部門の意識の変化について江上氏は次のように話す。「正直なところ、以前は他部門も契約内容をすべてきちんと把握できてはいませんでした。しかし、自分たちで検索できるようになったことで、契約漏れがないかを自らチェックするなど、他部門の中でも特に営業部の意識がかなり変わりました」。

特に便利に使っている機能がスキャンした契約書の全文検索だ。宮本氏は、「楽々Document Plusに登録したファイルは、OCR処理が行われファイルの中まで全文検索ができるようになります。相手方の名称や案件名がはっきりしない状態で検索する場合や、他の契約でこういう言い回しは使っていたかどうかを確認するような場合、この全文検索があるので非常に助かっています」と語る。

同社では導入にあたって、楽々Document Plusの利用により、契約書の申請から保管までの工数が約64.5時間／1ヶ月削減されたという。実際に導入して活用した感触を、「体感的ですが、そのくらいの効果はまちがいなくあります。業務がとても楽になりました」と福井氏は評価する。

部門内で多用途に活用、さらなる普及を目指す

法務部は契約書審査・管理業務に対する楽々Document Plusの効果を高く評価し、現在他の様々な業務で活用を始めている。その活用例は、パッケージ表示等の審査、部内の経費の承認、週報の提出、弁護士との相談履歴、セミナー資料、海外子会社の規程類の保管など多岐にわたる。宮本氏は、「例えばセミナー資料は、以前はPDFを保管していただけだったのですが、楽々Document Plusなら説明を付け加えられるので便利です」と話す。

法務部には特許や商標を扱う知的財産課もあり、同じような承認・保管フローが行われるため、今後はそこにも展開していきたい考えだ。さらに、稟議などワークフローと文書管理をまとめて行う必要がある業務は、全社的にも少なくない。現在のユーザーは契約に関わる一部の社員だが、それでも約350名が利用しているので、利用する中で便利さが理解され、他の業務に利用したいという要望が起きることも期待している。最後に江上氏は、「楽々Document Plusを使った新しい業務のやり方を法務部から発信し、全社の業務効率化につなげたい」と意欲を語った。