ペーパーレスでデータの一元化を実現

業種

損害保険生命保険総合代理店

主管部署

業務部

利用部署

全社

ご利用ユーザー数

38人

従来の管理方法と課題、新システム導入の目的

顧客情報の管理に掛かる多くの資料を紙で管理しており、保管管理や閲覧時の業務負荷、保管スペースの切迫などの課題があった。また、各管理システムが統一されていないためデータの一元化／共有化ができず非効率であった。これらの課題を改善すべくシステム導入を検討。

▼ 新システム導入の目的

• 各種管理資料のペーパーレス化
• データの一元管理による社内共有の容易化
• 資料の廃棄管理に掛かる作業の効率化や厳正化
• 個人情報の厳正管理
• 自動化による手作業の削減
• 保管スペースの削減

楽々Document Plusを選択した決め手

1. 既存システムの更改にあたり、新システムとの連携が可能
2. 文書登録・閲覧に掛かる権限管理が可能
3. 登録した文書の閲覧が容易
4. 文書閲覧者の利用状況を把握できる
5. グループ会社(株式会社ナイス)によるシステム面の全面サポート

インストール後、構築に着手～最初に業務で利用開始するまでの期間

関連システムへの対応やデータの移行期間を含め約18ヶ月

管理している文書の種類

お客様の契約・サービス／管理に掛かる資料を管理。文書数(ファイル数)は約55,000件。
(具体的には、顧客情報、お客さまご意向確認シート、面談記録、満期管理表、事故等記録管理　など)

フォルダ構成

文書管理・利用頻度の観点から大別し、3つのキャビネットに分けている(生保関連／損保関連／その他業務資料)。さらに35個の仮想フォルダ(設定した条件に一致する文書のみをフィルタリングして表示)を作成し運用。キャビネット[その他業務資料]については、配下にサブキャビネットを順次拡大する予定。※システム管理関連、マニュアル関連を除く

工夫点

• 代理店システム(ISS)や既存システム(顧客管理・計数管理・収益管理など)と連携することで顧客情報の一元管理や業務効率化を実現
• 顧客情報や各種資料の登録作業をシステム化により簡便化

導入効果

• 資料の保管や管理、顧客管理に掛かる業務削減
• 保管スペースの大幅な削減

ユーザーの評価

• 全文検索や条件検索により自席で速やかに該当資料の閲覧が可能となった
• 期日管理により資料の廃棄管理が容易になった
• 利用者の閲覧状況(閲覧履歴)が把握できるため厳正管理に寄与
• 一元管理により誤登録(誤保管)を防止できる

今後の展開プラン

• モバイル端末等の利用によるペーパーレス化の推進(付随業務削減)やテレワークへの対応強化
• 業務フローの見直し・改善により、さらなるペーパーレス化の推進やコスト削減、業務の効率化を図る

その他コメント

当社は正社員の専任システム担当者が不在のため、既存資料の登録・管理は極力簡易な手順とすべくシステム対応による一括登録を前提としています。新たに登録すべき資料が発生した場合は当社のグループ会社である株式会社ナイス支援のもと運用する態勢としています。

画面イメージ

楽々Document Plusの運用概要図

_{※本事例中に記載の組織名や肩書き、数値、固有名詞等は取材時点の情報です。}