効率的なISO文書管理を実現

前身システムから約20年間利用
効率的なISO文書管理を実現し、3年間で約1,000万円のコストを削減

_{※1 楽々Documentは、1998年から2019年まで販売されていた楽々Document Plusの前身となるISO文書管理システム}

さらなる利便性を求めて楽々Document Plusへのリプレイスを検討

イシダは100年以上にわたって、日本における計量技術を支え、国内産業の発展に貢献してきた。近年では、計量のみならず包装、検査、表示、情報、搬送、衛生などに事業領域を拡げ、食や物流、工業などのサプライチェーン全域を網羅するソリューションを提供している。

同社は、前身システムである楽々Documentから利用している長期ユーザ。約20年にわたってISO文書管理(ISO9001/14001)を実施し、最新版管理や関係部署への配付などを行っている。楽々Documentの導入により、紙の文書をファイルに綴り、文書が更新されるたびに人の手で最新版を差し込むといった、従来のISO文書管理を刷新し原本管理や最新版管理の徹底など、ISO文書管理の体制強化を実現している。その一方で、物足りなさを感じることもあったと品質保証部規格・環境管理室の室長である駒井直毅氏は指摘する。

「ISO文書管理は非常に有効だった一方で、『もう少し使いやすくなってほしい』と感じる機能もありました。たとえば、文書の検索機能です。設定できる検索条件が少なく、必要な文書にたどり着くまでに時間を要することが少なくありませんでした」(品質保証部　駒井氏)

2019年、同社は長年利用した楽々Documentからのリプレイスを決定。さらに、機能の充実した楽々Document Plusを導入し、より効率的なISO文書管理の体制を目指した。

3製品を比較検討　決め手は「優れたビューワ」と「検索機能の充実」

リプレイスにあたり、同社は3製品で比較検討を実施。そのなかで、最も高い評価を得たのが楽々Document Plusだった。品質保証部規格・環境管理室の係長である吉川隆雄氏は、楽々Document Plusが選定された理由として優れたビューワを挙げる。

「ファイルをクリックするとシステム上でPDF形式の文書がすばやく立ち上がります。ほかのシステムは、文書をダウンロードして、PDFソフトで閲覧しなければならないなど、閲覧に手間がかかりました。今後、弊社では、組み立て作業にタブレットを導入し、現場のペーパーレス化を進める方針ですが、そうした際にもワンタッチで文書を閲覧できる楽々Document Plusは利便性が高いと考えました」(品質保証部　吉川氏)

また、検索機能の充実も選定の決め手になった。楽々Document Plusは、完全一致検索とあいまい検索の2通りによる全文検索が可能だ。そのため、報告書番号だけを頼りに文書を探していた従来の検索方法からの脱却が期待できた。そのほか、文書番号、作成者、タイトル、所属グループなどの多種多様な検索条件を設定できるため、ISO文書管理の要件である、必要なときに、必要なところで文書を入手できる体制を築くこともできる。

導入を決めたイシダはリプレイスを開始。当初は、UIも機能も大幅に拡張されている楽々Document Plusに戸惑うこともあったが、ベンダーの住友電工情報システムによる製品説明会など、各種サポートを支えに導入を進めていった。その結果、前身の楽々Documentで管理していた約78,000件の文書のスムーズな移行が実現している。

システムの利用促進により、約1,000万円のコスト削減を実現

イシダではISO文書すべてを楽々Document Plusで管理している。ISO文書の見直しは期初に実施し、改訂案の査閲・承認、承認後の関係部署への通知にはワークフロー機能を利用している。そのほか、閲覧権限ごとに文書を表示できる仮想フォルダ機能を活用し、部署や役職者ごとの閲覧権限に合わせた文書管理を行うなどして、詳細な権限管理も実現している。こうした多種多様な機能により、同社のISO文書管理の体制はさらに強固なものとなった。

また、ISO以外の文書管理も楽々Document Plusで実施している。その一つが技術報告書の管理だ。技術報告書は現場の各技術者が実験の概要や結果などをまとめた文書。以前は各部ごとに管理していたが、それを楽々Document Plusで管理することで、技術者間のナレッジ共有を推進している。そのほか、出張報告書や作業手順書などの文書も移行されており、社内文書の一元化が促進されている。

検索性の高さなど、利便性の高い機能を数々備えている楽々Document Plusは、ユーザからも好評だ。2019年の運用開始以来、文書登録件数は右肩上がりで増加し、2021年度には1,500件以上が登録された。現在までの新規文書登録件数は3,000件以上にのぼり、その増加ぶりからはシステムへの高い評価が伺える。吉川氏は利用促進により、コスト削減の効果も生まれていると説明する。

「楽々Document Plusは操作性が高く、文書の査閲・承認や通知もスムーズに実施できるため、文書登録にかかる時間を大幅に短縮してくれます。文書の登録、承認、発行、配付までの一連の処理の所要時間は前身のシステムに比べて1件あたり約30分短縮されているので、導入してからは約1,500時間が削減されていることになります。これは人件費に換算すれば1,000万円以上のコスト削減効果です」(品質保証部　吉川氏)

ISO文書管理の効率化を目指し導入を決めたイシダだったが、ISO以外の文書管理にも利用範囲を拡大し、当初は想定していなかったメリットを数々生み出している。

サポートも魅力　ベンダーへの信頼感が約20年にわたる長期利用の要因

情報システム部の部長である西村正氏に評価を聞くと「製品の品質もさることながら、ベンダーである住友電工情報システムのサポートを高く評価しています」と回答する。

「弊社では、楽々Document Plusのほかにも、楽々Framework3、楽々WorkflowII、QuickSolutionを導入しており、日常的にサポートを受けているのですが、エンジニアのレベルは総じて高く、対応も丁寧なため、非常に助かっています。実際に、各種システムは安定稼働が続いていますし、サポートも製品の魅力の一つだと考えています」(情報システム部　西村氏)

今後、イシダでは楽々Document Plusのさらなる利用範囲拡大を目指す。すでに、文書管理の社内規定は作成しており、既存の共有フォルダなどから社内文書を集約し、一元化を進めていく方針だ。

高度な技術力や厳格な品質管理を最大の武器とするイシダにとって、製品規格や技術情報が記された文書の管理は極めて重要な業務といえる。楽々Document Plusは、その重責を日夜担い、責任を果たし続けている。

株式会社イシダのホームページ

_{※本事例中に記載の組織名や肩書き、数値、固有名詞等は取材時点の情報です。}