Excel管理からの脱却

ファイルサーバ&Excel管理からの脱却をめざし、楽々Document Plusを導入

ダイニチ工業株式会社は、新潟県新潟市に本社を置く石油暖房機器製造会社で業務用大型石油ストーブ、家庭用石油ファンヒーターのシェアは首位。他にも加湿器、空気清浄機、焙煎機能付コーヒーメーカー、生ごみ乾燥処理機など新たな製品を次々生みだしている。 国内自社工場で設計から組立にいたるまでの一貫生産で、安全性にこだわり、使いやすく便利な機能を備えた上で独自の技術をベースにした高い品質の商品を市場に送り出している。

「ファイルサーバ&Excel管理からの脱却」
新技術の開発や品質保持のため、社内の文書は早い時期から取り扱いの規定を定め、文書の電子化による情報共有を図ってきた。具体的には、ファイルサーバのフォルダ毎の権限を使いMS Excel 2000形式で文書を作成する。さらにマクロやハイパーリンクを駆使して、文書内で引用文書などを、保存先絶対パスで記録するといった形の文書管理を行ってきたのだ。だがこの方法では次第にさまざまな問題を抱えるようになっていった。

運用の中で抱えた課題

1. ファイルサーバのフォルダ権限依存
   アクセス権さえあればファイル上書きが可能なため、故意や過失によりリンク先の文書が移動や削除されるなどで文書消失、ハイパーリンクの無効化などが発生した。

2. 「文書管理規定」「機密保護管理規定」分類
   機密の扱い程度により区分を［極秘］［秘］［社外秘］の3つに分類、現場ではどの文書、記録が3分類のうちどれに分類されるのか判断難しく適用されない状況であった。

3. 個人依存のMS Excel登録ひな形
   担当者の異動などで、過去に作成したマクロそのものが改訂できず塩漬け状態で使い続けざるを得ない事態が頻発した。

4. フォルダへの保存ルール不徹底
   人に依存した運用ではアクセス権を持つメンバーがグループ内の様々な文書を雑多に保存してしまうなど、長期の運用管理に支障が発生した。

根本的な課題解決に向けた取り組み

登録のひな形メンテナンスが困難なことが災いし、MS Excelそのもののバージョンアップができない事態に至ったことで、いよいよ課題を解決するべく文書管理システムの導入を検討することとなった。社内で新たな取り組みを進めるにあたり、10人程度でワーキンググループをつくり総務部長などの役職者も交えた形で合意形成を行いながら検討をした。

ところが複数社の製品を機能面から検証していったが今一つフィットする製品に巡り合えない｡2012年になり楽々Document Plusの存在を知り機能面での可能性を感じた。さっそく評価環境を構築して検証に着手、登録フォーム作成の自由度、柔軟なワークフロー機能、添付文書にも適用できる全文検索やサムネイル／ビューワによる文書内容確認など、3ヵ月ほどにも及ぶ社内での運用検証などを経て楽々Document Plusの採用を決定した。

楽々Document Plusを導入、そして移行

過去に保存されていたフォルダからの文書移行は、2013年12月の楽々Document Plus導入から半年間で、約600種類ある管理文書のうち重要度の高い順に約50%の移行が完了した。
これは文書数にすると約5万文書で文書数全体の70%～80%にあたる。

この文書移行作業にあたっては文書の種類や重要性などを所有部署の担当者に判断を仰いだ上で、楽々Document Plusの一括登録機能を利用して短期間で登録することができた。
残る文書は重要度も高くないこともあり、運用ルール見直しとあわせ順次移行を進めていく計画だ。

課題解決の結果

1. ファイルサーバのフォルダ権限依存
   個別権限の厳格化で文書消失事故の撲滅

2. 「文書管理規定」「機密保護管理規定」分類
   ルールに従った機密文書の分類と承認ルート自動選定・仕分け保存の実現

3. 個人依存のMS Excel登録ひな形
   特定の個人スキルに依存しない形式の登録フォームの作成と運用の実現

4. フォルダへの保存ルール不徹底
   社内規定に従った部門文書の運用ルールを明確化し文書改訂時の版管理を実現

楽々Document Plusでは登録した文書をOCR機能で透明テキスト付PDFにすることにより、紙文書をスキャンした状態の電子ファイルであっても検索機能が活かせるようになる。登録されたすべての文書に対して全文検索ができるようになったことで、ファイル名や日付などの属性で検索する回数が減った｡かわって複数キーワードによる完全一致検索や範囲を広げて探せるあいまい検索など、文書の内容や探す目的に合わせた的確な検索を使えるようになった。業務処理スピードがあがり、手続き標準化による文書規定の遵守、ミス撲滅など業務品質が向上した。

現在、そして今後に向けた取り組み

導入後は、製造業での品質保持のかなめである部品の変更連絡書などで非常に重宝している。必要な部門に規定に従って伝達内容を通知し添付の通知情報の既読状態を確認できる。
添付する参考情報は書式を気にすることなく登録できるとともに、通知文書や添付資料の改訂履歴も残すなどの管理が確実にできるようになった。

今後は、過去の紙による各種調印申請書類の電子化をすることで検索性を高める。また、印刷や文書ダウンロードの制限機能を活用し管理された文書のセキュリティを高め、管理品質をさらに向上させていきたい。

_{※本事例中に記載の組織名や肩書き、数値、固有名詞等は取材時点の情報です。}