ペーパーレス化とは？メリット・デメリットを詳しく解説

ペーパーレス化とは、その名の通り紙をなくすことを意味しており、ビジネスにおけるあらゆる文書を紙に印刷することなく、電子化して活用することを指します。
昨今では書面の保存に関する規則を定めるe-文書法により、商法や税法で保管が義務づけられている文書について、紙文書だけでなく電子化された文書ファイルでの保存が認められるようになりました。
実際のところ、ペーパーレス化することで仕事環境はどのように変わるのでしょうか。また、ペーパーレス化を行う上でうまく活用するための方法や失敗例、メリット＆デメリットなどを紹介します。

ペーパーレスの現状とうまく実現する方法

なぜペーパーレス化をするのか

ペーパーレスを行う目的は多くあり、「紙を減らすこと」でさまざまなメリットが出てきます。大きいメリットと言えば、コストの削減、業務効率の向上、セキュリティ対策強化です。
紙の使用量が多いため、資源を大量に使うことにより森林伐採などで自然を破壊しているのも事実です。その森林伐採による自然破壊の軽減にもつながります。
ペーパーレスを行うことによってたくさんのメリットがあるのですが、当然デメリットも現れます。見にくさや、導入コストが高いなど、さまざまな問題があるのです。

ペーパーレスの失敗とは

上記でも記載した通り、ペーパーレスを行うことによって紙や印刷コストを削減できるなどのメリットがあります。しかし、その一方で従業員の取り組みが悪いために失敗してしまうケースがあるのです。
たとえば、社内会議で使われる資料をペーパーレス化することによって大幅に会議資料の削減ができた半面、個々の従業員が自分で使用する資料の印刷を行うため、会議資料など会社保管の資料が減っても消費される紙は減らず無意味に近い状況になっている企業も多くあるのです。一見成功しているように見えるペーパーレス化ですが、トータルで見たときに何も変わらなければ意味がありません。
また、ペーパーレス化をした際に業務効率が上がるどころか下がってしまうケースもあるのです。
資料が紙ではなく、電子データになった場合、参照することが困難になりパソコンの画面をフル活用しても作業スペースが確保できず作業ができなくなってしまうことが多くあるのです。
業務効率が上がるからと言ってペーパーレス化を取り入れるだけでは失敗してしまうので気を付けた方がよいでしょう。

ペーパーレスと業務効率の向上とは

紙を保管している場合、必要な資料を探す手間がかかってしまいます。ペーパーレス化をすることによって、情報を電子データにするため、容易かつ瞬時に検索をすることができます。また距離が離れている相手にもメールを活用することで、簡単に情報を共有することが可能になり、情報管理や情報交換が簡単で楽になるため、業務効率の向上につながるのですが、上記で記載した通り、従業員が使いこなさなければ意味がありません。
そのため、従業員にはペーパーレス化の必要性をしっかり理解してもらう必要があるのです。メリットを十分に理解してもらうことも必要ですが、デメリットも十分に理解してもらうことがカギになっています。
メリットだけでは失敗したときのリスクなど、あいまいになってしまうので、しっかり理解をし、従業員の方々にもペーパーレス化を取り入れることに前向きになってもらいましょう。
では、次にペーパーレス化のメリットとデメリットを徹底解説していきます。

ペーパーレス化のメリットとデメリットを徹底比較

ペーパーレス化をするメリット・デメリットを上記で簡単に紹介しましたが、実際どのようなことがあるのか、メリット・デメリットの詳細、解説を紹介します。

ペーパーレス化のメリット5つ

1. 印刷のコストを削減できる

文書を紙に印刷するには当然、紙代やトナー代など、お金がかかります。大した額ではないと思われるかもしれませんが、多くの社員が日常的に行うことであるので、甘く見ることはできません。
ペーパーレス化は第一に、そうした印刷にかかるコストを削減します。
前述のような金銭的コストだけでなく、たとえば会議に使用する資料を用意しなければならない場合の、印刷にかかる時間や労力といった時間的・人的コストも削減することができます。

2. 書類を探すのが簡単になる

「必要な書類がどこにあるか分からない！」といった事態は仕事をしている上で少なからず発生するものです。
書類の数が多ければ多いほどそうした頻度は高まり、そのぶん仕事をする時間は減ってしまいます。
パソコンでデータを管理することによって、どこを探せばいいのか分からないといった事態に陥ることはなくなり、適確な場所を探せます。検索も容易になるため、資料探しに追われるような無駄な時間を最小限にできます。

3. いつでも・どこでも・誰でもアクセス可能に

紙媒体の場合、目的の文書が手元になければ何もできませんが、電子媒体は時・場所を選ばず閲覧可能です。ある情報を共有したいときでもメールなどに添付して送信すればよいので、わざわざ直接手渡しする手間もかかりません。
まさにいつでも、どこでも、誰でも目的の情報にアクセスすることができます。
誰でも、というとセキュリティ面に不安を持たれるかもしれませんが、資料にパスワードやアクセス権限を設けることができるので、その点でもペーパーレス化した方が安心です。

4. 保管スペースの削減

電子媒体の資料は物理的に保管スペースを取らないため、職場は常に綺麗・スッキリな状態になります。オフィスが片付いているのは精神的にもよいことですし、保管の厳重さという点でも利があります。
紙の資料の場合と違って保管するスペースを選ぶ必要がなく、また前述の通り資料自体にパスワードをかけることもできるので、紛失や情報漏えいのリスクは低下します。
物理的性質に関して付け加えれば、電子媒体の資料は一切劣化しないということも利点です。経年により痛みなどを被る紙と違い、いつまでも同じ状態で保管することができます。

5. 地球環境に優しい

少し上記でも記載しましたが、改善されるのは職場環境のみならず、紙の削減は地球環境の保護にも一役買います。日本は世界でも有数の紙消費大国であり、当然、消費した紙の分だけ多くの樹木が伐採されています。
ペーパーレス化を完了させることは、あなたの会社がエココンシャスな企業であることの訴えになるかもしれません。

ペーパーレス化のデメリット4つ

1. 見やすさに問題がある

多くのメリットを有するペーパーレス化ですが、視認性という点ではいくつか問題があるかもしれません。
まず、複数枚の資料を同時に参照する場合の見やすさに関しては、電子媒体よりも紙媒体の方に分があると言えるでしょう。ディスプレイ上でも複数枚の資料を並べて閲覧することは不可能ではないですが、紙で見る場合と同じ見やすさのまま見るためにはディスプレイがかなりの大きさである必要があります。
また、多くの社員が同時に同じ資料を見る必要のある会議などの場面では尚更、サイズが大きい複数台のディスプレイが要求されます。画面に表示される資料が誰にとっても見やすいものでないのなら、結局社員各自がプリントアウトすることになり、それではペーパーレス化の意味がありません。

2. 導入コストが高い

印刷代を節約できるとはいえ、導入するのには少なくない費用がかかります。金銭的な導入コストはもちろん、時間的・人的コストについても同様です。
過去に紙で作成した大量の資料をすべてデータ化するのだとしたら、完了するまでには膨大な時間と労力を要することになります。

3. 故障などの影響を受ける

電子機器による運用には必然的に、故障などの心配がつきまといます。常にバックアップを取っていればよいですが、それが不十分であった場合、一度にすべてのデータを失ってしまうという可能性もあり得ます。
いつも不足の事態に備えておくことを徹底していなければなりません。

4. ITリテラシーが求められる

すべてをパソコンで管理することは、ITに不慣れな人にとってはかえって不便に感じられるかもしれません。単に不便に感じるというだけならまだいいですが、使用者のセキュリティ意識が欠如していたりすれば、せっかくの電子管理化による恩恵も半減してしまいます。
ペーパーレス化を滞りなく遂行するには、社員全員が最低限のITリテラシーを備えている必要があります。

ペーパーレスのポイントとは

上記でも少し記載しましたが、従業員にはペーパーレス化がどれだけ必要かを理解してもらう必要があります。経営層を中心に必要性を理解してもらうことによって、ペーパーレス化実現のメリットを理解してもらいましょう。
また、いきなり全部をペーパーレス化し、全てデータ化してしまうことは、従業員にとってはハードルが高いので、段階を踏んで優先の高い所から順番にペーパーレス化を行っていくことをおすすめします。そうすることでペーパーレス化が自然に溶け込んでくるので、違和感がなく取り入れられるでしょう。
新たにタブレットを導入する例も出ています。現在は新たに利用するならパソコンよりもタブレットのほうが違和感なく利用することができる方が多いため、ペーパーレス化のハードルを下げるためにも認知度の高いタブレット導入も効果があるでしょう。

メリット・デメリットを理解して効果的な導入を！

現在でも紙資料を好む方々も多くいるため、なかなかペーパーレス化を実現することが難しい現状でもあります。 紙資料を好む方々の理由としては…

「資料が見やすく、複数の資料でも机に出し見比べることができる。」
「パソコンなどの利用が不慣れ、ITツールが使いこなせない。」
「手書きでメモをすぐに書き込めるところ、必要な部分、重要な部分に付箋で印ができるところ。」
「会議の参加者の多くの人がパソコンなどの操作になれていないため、長年利用してきた紙資料を使用するほうが、会議が捗る。愛着がある。」

このような従業員の方にも十分に理解してもらえなかった場合、ペーパーレス化の成功を実現するのは難しいでしょう。
ペーパーレス化成功の実現のためには、今でも紙資料を好む方々に一定の配慮が必要で、紙資料を好む理由の一つである「ITツールが使いこなせない」という不安を取り除くことからが第一歩でしょう。ITツールに不慣れな人がいるのに、ペーパーレス化を行ったところで、逆に作業効率が悪くなり、余計なコストがかかってしまう恐れが出てきます。
また、そのような方が多くいる場合は「ペーパーレス化」を目的とすることを避けることをおすすめします。そもそも、ペーパーレス化とは、コスト削減、業務効率の向上を果たすために必要なツールだと考えるのが一番でしょう。

では、次に目的を明確にしたうえで、ペーパーレス化を導入する際に必要なことを紹介します。

ペーパーレス化を導入の際に必要な留意

まず、はじめに重要なのは「ITになれていない人でも利用できるようにする」ことです。
PCやタブレットを仕事で利用するにあたって、そのツールまでを扱えるかと言ったら、もちろん不慣れな人もいるのです。
ペーパーレス化以外にも、さまざまな新ツール導入を検討する際に重要なのは、そのような従業員の方の配慮が必要です。ITリテラシーがなくても直感的に利用できるツールならきっと喜んでペーパーレス化に協力してもらえるでしょう。

そして「紙資料のように使いやすさがあるツール」であることです。
紙資料を好む方にペーパーレスを促す方法の一つは、紙のような使い勝手なことです。現在ではタブレットやスマートフォンで、手書きメモを残せたり、付箋ができたりと紙資料のような使い勝手を実現しています。

最後に「情報セキュリティの機能が充実」していることです。
ペーパーレス化で大きなメリットとなる、情報セキュリティの機能向上は、閲覧者の制限をかけたり、ダウンロードの禁止を設定したりと、情報セキュリティの機能が充実しているものがおすすめです。

ペーパーレスの成功の道

上記でペーパーレス化を成功させるためにペーパーレスのポイントやメリット・デメリットを紹介してきましたが、一番は従業員一丸となって取り組むことが最善の方法だということがわかっていただけたと思います。
ペーパーレス化にはメリットはもちろん、デメリットも同時にあるのです。いかにメリット・デメリットを受け入れ、どのようにデメリットを克服できるのかにかかっているのです。従業員の方には十分にメリットを理解してもらい、全社的にペーパーレス化が成功した場合の成果は大きいので、ぜひ失敗してしまった方も、もう一度検討してみてはいかがでしょう。
効果的に導入ができれば効率化に貢献する手段であることに違いはありませんが、注意しなければならないことも当然あります。より有効なペーパーレス化を実現するために必要なことを導き出しましょう。