ファイルサーバ検索

ここではファイルサーバの役割とファイルサーバ内にあるデータを瞬時に検索する方法(ファイルサーバ検索、ファイルサーバ全文検索)について解説します。また、企業内のファイルサーバを高速全文検索し、業務効率化やナレッジ活用を支援するエンタープライズサーチQuickSolutionについてもご紹介します。

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ファイルサーバの役割
ファイルサーバ内を検索できるWindowsの検索機能
ファイルサーバ内を検索できる全文検索システム
まとめ
ファイルサーバ検索で業務改革した事例

ファイルサーバの役割

ファイルサーバとは、ファイルの保管／共有を目的として設置されるサーバのことです。ファイルサーバをネットワーク(LANやWAN)に繋ぎ、それぞれのメンバーがアクセスできるようにすることでファイル保管／共有を実現します。共有しているファイルを編集すれば、常に他のメンバーが最新のファイルを手に入れることができるようになり、業務を効率化できます。近年ではファイルサーバをクラウドで運用することも増えています。

ファイルサーバの主な役割を3点紹介します。

ファイル共有が簡単にできる

メール添付やUSBメモリを使ったファイルのやり取りには手間や時間がかかりますが、ファイルサーバはファイルを配置するだけで、メンバー間で同じファイルを見られるため、ファイルの共有が簡単です。

アクセス権限を設定できる

ファイルサーバにはさまざまなデータが集まるため、機密情報の管理が問題になることがあります。誰でも機密情報を含むファイルにたどり着けてしまうのは望ましくありません。これを回避するためにファイルサーバ上でActive Directoryなどを利用し、フォルダ／ファイルにアクセス権限(参照可否、編集可否など)をつけて、情報を安全に管理するといった運用が可能です。

バックアップ先として使える

ファイルサーバは、ファイルの共有スペースとしての役割の他にバックアップ先としても機能します。個々のPCのみでファイルを保管している場合、ファイルを紛失してしまったときにファイルを復元できないリスクがあります。重要なデータはファイルサーバ上に保管することで、PCの破損やファイル紛失が起きたとしても、ファイルサーバからファイルを復元することができるので安心です。BCP対策として、自然災害などの緊急事態の備えにも活用できます。

ファイルサーバは非常に便利なため、多くの企業で利用されています。そんなファイルサーバを使っていて困る点として、各メンバーがファイルサーバ上に置いたデータが散乱し、せっかく共有したファイルが「どこにあるのかわからない」といったことがあります。このようなときに役に立つのがファイルサーバ検索です。共有されたファイルをうまく検索できるようにすれば、メンバーが扱うデータから必要な情報を素早く探せます。

その方法について「Windowsのファイル検索機能」と「ファイルサーバ全文検索システム」を用いた実現方法を次の章からご紹介します。「Windowsのファイル検索機能」はすぐに使えるため、とりあえずファイル検索を使用してみたい方に、「ファイルサーバ全文検索システム」は高速・高精度にファイルサーバ全体の検索ができるため、組織的に業務効率化／ナレッジ活用に取り組みたい方にオススメです。

ファイルサーバ内を検索できるWindowsの検索機能

代表的なOSであるWindowsにはファイル検索機能が用意されています。この機能はファイルサーバでも利用できるので、今すぐファイルサーバ内のファイルを探したい場合に活用できます。

エクスプローラーを開き、検索したいファイルがあるフォルダのパスを開きます。右上の検索ボックスに文字を入力することで開いているフォルダ配下のファイル名に対してファイル検索ができます。また、設定を変更すればファイル内の文字も検索できるようになります。

Windowsのファイル検索機能はすぐに使えて手軽ですが、下記のような不便な点があります。

検索対象のフォルダを絞らないとファイル検索に時間がかかる
ファイル内の文字検索(全文検索)に時間がかかる
探しているファイルに含まれる検索ワードが不明確な場合に探しにくい
情報を確認するにはファイルを開いて、目的とする情報の記載個所をあらためて探す必要がある
複数のファイルサーバを同時に検索できない

Windowsのファイル検索機能でファイルサーバ内の検索を行った場合、「検索に時間がかかり、結果が数分待っても表示されない」「検索精度が低く、探しているファイルにたどり着けない」「検索結果は表示されたが、結果が見にくい」といったことでイライラすることも多いのではないでしょうか。このようなファイル検索の課題を解決するためにファイルサーバ全文検索システムがあります。

その中でもQuickSolutionはファイルサーバ内を瞬時に検索でき、検索ワードが不明瞭でも探しているファイルにたどり着ける機能が用意されています。OCRで画像PDF検索、ビューワ機能でファイル内の検索にヒットしたページをピンポイント表示、類似文書は集約して表示といった独自の強みがあるので、おすすめシステムとしてご紹介します。

ファイルサーバ内を検索できる全文検索システム

ファイルサーバ全文検索システムは検索性能が高いことが特徴です。大量のファイルを保管するファイルサーバでも瞬時に全文検索結果を表示し、AI利用の高度なファイル検索で正確に必要なファイルにたどりつけます。ファイルを探すことにストレスを抱えている方は利用を検討するとよいでしょう。ここでは、ファイルサーバ検索ができるQuickSolutionでどのようなことができるかを具体的に紹介します。

大規模データから一瞬で検索できる

QuickSolutionは瞬時に欲しいデータをみつけるための工夫がされており、スムーズに欲しいファイルを探し出せます。検索対象のファイルが多い場合や利用ユーザが多い場合も数秒でファイルサーバ全文検索が可能です。100TB超のファイルサーバ全文検索を1台のQuickSolutionで実現した事例もあるので、興味がある方はご覧ください。

多様な検索手段が利用可能

QuickSolutionはファイル名、ファイル内の文字、メタデータなどの情報を全文検索可能です。また、高度な検索処理が用意されており、検索ワードが完全一致しなくても検索できる「あいまい検索」、検索文の意味をAIが解析して検索する「セマンティック検索」、更新日時やファイル種類で絞り込みを行う「属性検索」などがあります。さまざまな検索手段があなたをアシストしてくれるので、最短距離で欲しいファイルにたどり着けます。

検索結果がわかりやすい

検索結果はファイル名だけでなく、サムネイルが表示されるので何のファイルか一目でわかります。そのほかに「ヒット箇所の文章」、ファイルの「更新者」「更新日時」「サイズ」「保存場所」なども確認できます。ヒットしたファイルの中身は専用のビューワで確認可能。検索キーワードがヒットしたページを直接開くため、目的の情報をすぐに見られます。また、検索結果に同じようなファイルが並び、見にくいといったことが起きないように類似文書は集約表示し、わかりやすい検索結果になるよう工夫されています。

さまざまなファイルを検索可能

QuickSolutionはPDF検索やOfficeファイル検索をはじめとしてさまざまなファイル形式に対応しています。ファイル検索の要望が多いファイル形式に対応するように、定期的にアップデートを行っています。対応しているファイル形式の詳細はこちらをご覧ください。OCRを利用して画像内の文字も検索できるので、スキャンして作成されたPDF(画像PDF検索)、写真、Officeファイル内の画像に対しても検索可能です。

権限を考慮して検索できる

QuickSolutionにはActiveDirectoryと連携し、アクセス権限を継承する機能があります。ファイルサーバ上でActive Directoryによる権限設定を利用している場合、その権限情報をユーザごとに考慮して検索します。特に意識せずとも、見えてはいけない検索結果が表示される心配もありません。また、暗号化されたファイルサーバの検索にも対応しています。これまで数千サーバに導入してきた実績があり、純国産のソフトウェアで保守・サポート体制がしっかりしているので、セキュリティ面なども安心 して利用することができます。

検索以外の整理／分類／活用機能も充実

共有タグ機能で、検索結果に対して単語やフレーズを「タグ」として登録し、その情報を組織内の他の利用者が検索に活用できます。ファイル名やファイルの中身を見ただけではわからない重要なキーワードをファイルにタグ付けしたり、バラバラに保管してある複数のファイルを同じタグ名で関連付けたりすることが可能です。また「専門家検索」「検索結果の可視化」「目的別のレポート出力」などの分析系機能が情報の整理／分類／活用を促進して、ファイルサーバ内の整理や技術伝承にも役立ちます。

ファイルサーバ以外のデータもまとめて検索

QuickSolutionはファイルサーバ以外の場所に保管されたデータも対応しており、まとめて検索をすることが可能です。組織内ではファイルサーバだけでなく、Microsoft 365、Box、Googleドライブといったクラウドなどにもデータを保管されている場合があります。データ保管先からまとめて横断検索できるため、ファイルをどこで管理しているかをいちいち意識する必要が無くなります。対応している検索対象はこちらをご覧ください。もちろん、ファイルサーバのデータをクラウドに移行した場合なども検索できます。組織内で複数の場所にファイル保管している場合はさらに便利さを体感 できるでしょう。

まとめ

いかがでしたか？
このページではファイルサーバ検索を使えるWindowsの検索機能、充実した検索機能をもつファイルサーバ全文検索システムを紹介しました。状況に適したファイル検索で業務効率化を実現していただけると幸いです。QuickSolutionは社内情報を丸ごと検索できるので「あのファイルどこにあったかな…」と探しているムダな時間が大幅に短縮されます。
実際の性能や操作性を体験するために評価用ライセンスもご用意しています。興味がある方は気軽にお問い合わせください。

ファイルサーバ検索で業務改革した事例

QuickSolutionを導入された企業さまの多くは、社内データの全文検索で業務効率化／ナレッジマネジメントを実現しています。また、DXを支える基盤として導入されるお客さまも増えています。当ホームページでは多くの活用事例を掲載しておりますが、ここではファイルサーバ検索を利用している事例を紹介します。