Box検索とは？

ファイルサーバ導入に比べ、初期費用が抑えられるなどのメリットから普及が進むクラウドストレージ。クラウドストレージの代表格であるBoxはセキュリティ性の高さや優れた拡張性から世界中の企業で利用されています。 Boxには検索機能が用意されていますが、目的のファイルを思うように探し出すことができずに苦労した経験はないでしょうか。

ここではBoxを検索対象として、効率的な情報探しを実現するエンタープライズサーチ QuickSolutionについてご紹介します。

Boxとは？

Boxは、そのセキュリティの高さや優れた拡張性から世界中の企業で利用されており、国内でも15,000社以上に導入されているクラウドストレージです。Boxはいつどこにいてもアクセスができ、時間や場所を気にすることなく、データ閲覧や編集が可能です。さらに自社サーバ導入に比べ初期費用が抑えられるなどのメリットがあるため、普及が進んでいます。ここではBoxの特徴を3つご紹介します。

【Boxの特長①】セキュリティ性の高さ

BoxはすべてのファイルにAES 256ビット暗号化を使用しています。国際的なセキュリティ規格を満たしており、そのセキュリティ性の高さが評価されています。

【Boxの特長②】大容量に対応

クラウドストレージに限らず、ファイル管理で悩まされるのは保存先の容量が足りなくなるという問題です。ファイルサーバの容量が足りないからクラウドストレージを契約したが、すぐに保存容量の上限に達してしまうようでは困ります。その点、Boxは法人向けプランでファイル保存容量が無制限なため、容量を気にすることなく活用できます。

【Boxの特長③】アクセス権限を柔軟に設定

Boxのアクセス権限レベルは7段階も用意されているため、細かい設定ができます。ユーザごとにファイルの閲覧制限をしたり、個人の判断でファイル編集・削除されないようにしておくといった運用が可能です。

Boxの検索機能

Boxはファイルやフォルダの検索が可能です。ファイルやフォルダの名前を検索するだけでなく、ファイルの中の文章まで検索対象にする全文検索にも対応しています。また、フィルタ機能を使い、検索結果を「種類」「変更日」「所有者」などで絞り込むことができたり、AND検索(2つのキーワードを両方含む検索)やOR検索(2つのキーワードのいずれかを含む検索)も用意されています。

Boxの検索機能は便利ですが、全文検索の対象が1万バイトまでという制約があり、あくまでファイルの中の文章の一部を検索している点に注意が必要です。1万バイト以降に検索キーワードが含まれているファイルは検索にヒットしないため、検索漏れが起きてしまいます。これはBoxの仕様であり、検索漏れを防ぎたい場合はエンタープライズサーチのような全文検索エンジンとの連携が必要になります。

エンタープライズサーチはBoxを含めて横断検索

前述したようにBoxは全文検索が可能なため、検索機能のないシステムと比較すると、目的の文書をスムーズに探し当てることができることでしょう。しかし、 Boxは検索に特化したサービスではないため、検索漏れを防ぎたい場合や検索対象が大容量・大規模な場合は高速・高精度な全文検索エンジンの利用が不可欠です。

とくに企業で利用する際は、複数システムを横断検索できるエンタープライズサーチが便利です。企業内のデータはBoxだけでなく、ファイルサーバ、Webサイト、データベース、社内独自システムなどに点在しており、ファイルの種類もさまざま(Officeファイル、PDF、ZIPなど)です。エンタープライズサーチは企業内に点在する情報を一括で横断検索できる全文検索エンジンです。Boxを含めた情報資産をインターネット検索のように探せるようになるため、業務効率化、ナレッジ活用やDX推進に欠かせないツールとして広く利用されています。

住友電工情報システムが20年以上にわたって提供するエンタープライズサーチQuickSolutionはBox、Microsoft 365、Google ドライブといったクラウドサービスからファイルサーバ、各種社内システムなどの幅広いシステムに対応しています(検索対象データ一覧)。時代の先端を行く研究開発により、他を圧倒する性能を兼ね備えており、さまざまな業種の企業さま・団体さまにご導入いただいています。

Boxを高速・高精度検索

QuickSolutionは、検索対象が大容量・大規模な場合や、複雑な検索を行いたい場合も高速・高精度な全文検索が可能です。特にBoxは大容量に対応したクラウドストレージなため、全文検索エンジンが大容量に対応していなければ、検索速度が遅い、応答が返ってこないということが起こる可能性があります。QuickSolutionは、Boxに対して簡単な設定を行うことでBox上のファイル検索が可能になり、以下のような AIを活用した高度な検索により、Boxから探したいものをすぐに見つけることができます。

• あいまい検索 (類似検索) ：検索キーワードと完全一致していなくても、類似する情報は漏らさず見つけます。
• セマンティック検索：検索文の意味を解析し、利用者の意図・目的に沿った検索を行います。
• ChatGPT連携 (RAG対応)：高精度な検索でヒットした社内情報をもとに生成AIが回答します。
• Click Navi (クリックナビ)：AIが自動提示する検索条件をクリックするだけ。文字入力なしで目的の情報にたどり着けます。
• シソーラス辞書：標準バンドルの基本語辞書の他、オプションで14種類の専用語辞書との連携が可能。各業種に合った専門用語での検索に対応しています。
• サムネイル／ビューワ：検索結果はサムネイルでも確認可能。専用のビューワでヒットしたページを直接開けます。

Boxのアクセス権をそのまま利用

QuickSolutionは、Box上で設定されたアクセス権限を継承した検索対象の作成が可能なので、セキュリティも万全です。Box上のアクセス権限を考慮し、部署ごとや役職ごとにアクセス権のないファイルは検索結果に表示されません。

まとめ

このページではBoxを検索するときに便利なエンタープライズサーチ QuickSolutionを紹介しました。QuickSolutionはBoxの検索機能の課題である検索漏れを防げるだけでなく、AIを活用した高度な検索により、効率的な情報探しを実現します。加えて、社内情報を丸ごと検索できるので「あのファイルどこにあったかな…」と探しているムダな時間が大幅に短縮されるでしょう。

実際の性能や操作性を体験するための評価用ライセンスもご用意しています。興味がある方は気軽にお問い合わせください。

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