紙文書を電子化して活用

株式会社イシダ：社内情報検索

図面や仕様書など社内情報を電子化。
コールセンターのFAQ検索にもQuickSolutionを活用。

「あいまい検索」により、検索したい"社内情報"の抽出が可能に。
受注から納品までのスピードアップを実現し、業務効率化に貢献。

株式会社イシダは、1893年日本初の計量機メーカーとして創業し、100年以上にわたり「計量技術」 をコアに製品の開発製造・販売を行ってきた。現在、計量機トップメーカーとして、国内80%、海外でも圧倒的シェアを誇っている。 同社では、蓄積する社内情報の有効利用を行うため、企業内検索エンジンの検討を行った。
その結果、同社が選んだのは、エンタープライズサーチQuickSolutionであった。

社内に蓄積した類似事例を効率よく検索するためには
企業内検索エンジンが必要

株式会社イシダ（以下、イシダ）の産機システム部門では、お菓子、水産加工品、食肉加工品、乳製品等の食品製造・加工メーカー向けに、主力製品であるコンピュータスケール（組合計量機）を中心に、品物の計量、包装、搬送、重量 チェック、異物検出、箱詰め、データ処理など、生産ライン全体をカバーするトータルシステムを提供している。しかし、食品、乳製品、水産加工品、畜産物など、計量する品物によって計量機の仕様が異なるため、全て受注設計 生産方式をとっている。

社内に蓄積した過去の類似事例をいかに効率よく検索し、新たな見積・設計に取り入れるか－ 実はイシダでは、この"社内情報検索"に早い時期から取り組んでおり、紙ベースの書類をスキャンして電子化し、ファイルごとに分類キーワードを付けて、検索できるようにしてきた。しかし、登録した分類キーワード以外では検索できない、欲しい情報がすぐに取り出せるような柔軟な検索ができない、という問題が類似事例の検索を困難なものとしていた。解決策は何か。全文検索による 社内情報検索が必要だという結論になり、企業内検索システムの検討を実施。その結果、イシダが選んだのはQuickSolutionであった。

「あいまい検索」やインデックス生成スピードが
QuickSolution導入の選定の決め手に

選定の決め手は、主に二つの要因であった。一つは、QuickSolutionの特長である、"あいまい検索"が非常に有効であったこと。イシダでは、設計図面や仕様書のうち、紙ベースの文書はスキャナで取り込み、OCRでテキスト認識を行っている。OCRの認識精度は100%ではなく、表記ゆれや誤認識が必ず発生する。例えば、数字の「1」が「!」等に読み変わってしまうことも発生する。そのような誤認識した単語を含む文書を検索するには、QuickSolutionの「あいまい検索」が非常に有効であった。

また、もう一つの選定要因は、QuickSolutionのインデックス生成時間の短さであった。QuickSolutionはインデックスの生成スピード自体が高速であるだけでなく、インデックスを生成しながらでもサービス提供（検索）を通常どおり行えるなど、連続運用に関わるパフォーマンスは非常に高いものがある。インデックス生成と検索が同時進行できるので、日中に追加・更新された文書のインデックス生成を行いながらでも文書検索を行うことができ業務効率がアップした。

コールセンターのFAQの社内検索ツールとしても
QuickSolutionを活用

イシダでは産機システム部門だけでなく、コールセンターでもQuickSolutionを活用している。

社内で蓄積したFAQの社内検索ツールとしてQuickSolutionを利用している。データの蓄積方法はシンプルで、 「問合せ内容」と「回答」をテキストデータで作成し、それをHTML保存するだけである。ファイルごとに分類キーワードや入力フィールドを設定する必要は全くない。そしてあとは、蓄積したファイルをQuickSolutionで検索するだけである。

「FAQを検索できるようにすることは、もっと敷居の高いものだと思っていました。ファイルを蓄積し管理するには、フォルダの区分構造などのメンテナンスに手間がかかると思っていたからです。しかし、QuickSolutionは全く違う、画期的なものでした。」とイシダ企画管理部情報システム第二課 課長 前川 清氏は語る。

さらなる活用に向けて

イシダで現在、QuickSolutionを活用しているのは、受注設計生産を行っている産機システム部門と関連する部署、コールセンターなどであり、全社的な広がりはこれからという段階。社内利用者の拡大のため、QuickSolutionを活用した社内情報検索、社内情報共有の 啓蒙活動を推進したい。また、QuickSolutionの他社の導入事例も参考にして、今後もさらに社内情報検索の活用や、検索した情報の活用方法を開拓してきたいと、イシダのさらなる改革は続く。

_{※本事例中に記載の組織名や肩書き、数値、固有名詞等は取材時点の情報です。}