Gcomホールディングス
「社員が本来の能力を発揮できる環境」を確立
目次
Gcomホールディングス
「現場の声」が上司を動かし、QuickSolutionの導入を決定
入社年次を問わず「社員が本来の能力を発揮できる環境」を確立
九州を中心に地方自治体向けソリューションを提供するGcomホールディングス株式会社（以下、GcomHD）。Windows標準のファイル検索の機能不足から、ファイルサーバの情報を活用しにくい状況が続いていた同社は、画像PDFのOCR検索を高く評価しQuickSolutionを選定。費用対効果に懸念を示す上司を「現場の声」が動かすかたちで導入を実現した。約300万のファイルを検索対象とした結果、運用開始4か月でQuickSolutionの利用回数は8,000回以上にのぼり、1件あたりの検索時間も5分の1に短縮された。これにより、同社では入社年次の浅い社員でも自由自在に情報を活用できるナレッジマネジメントの環境が確立されている。
イノベーション創出を目指し、
社内DXによる業務効率化を推進
しかし、ファイル検索の機能不足がボトルネックに…
1971年の創立以来、「地方自治体の事務改善」に特化した事業を展開しているGcomHD。地方自治体向け基幹システム「Acrocity（アクロシティ）」のほか、その他業務システムなどの提供を通じて、地方自治体の業務効率化や住民サービス向上に貢献してきた。近年では、高まりを見せる「自治体DX」の波を受け、地方自治体における業務のデジタル化やデータ活用のニーズが急増しており、同社に寄せられる期待はさらに大きなものになりつつある。こうしたなかで、同社は、個人情報などの機微情報は匿名化したうえでビッグデータ分析を行い、地域課題の可視化などを支援するEBPM（根拠に基づく政策立案）ソリューションを開発。同ソリューションの提供などを通じて、地方自治体のDXを後押ししている。
一方で、GcomHDは自社のDXにも積極的だ。2022年ごろから社内DXに着手し、現在は各種インフラの整備やシステムの移行に取り組んでいる。その先に見据えているのは、新たなイノベーションの創出。自社の持続的成長を可能にするには、自治体DXやガバメントクラウドによる基幹システム標準化など現時点のニーズに対応する一方で、次世代を見据えた新規事業開発が必要になる。社内DXの実現を通じて、既存業務を大幅に効率化し、新規事業開発へのリソースを確保するのがGcomHDの狙いだ。
そのなかで重要なキーアイテムとして位置付けられているのがQuickSolutionだ。クラウド・品質推進部クラウド推進課リーダーの浅野耕平氏は、QuickSolution導入に至る経緯を説明する。
「業務効率化を推進するうえで、ファイルサーバの検索や情報活用は大きなボトルネックでした。従来、当社ではファイルサーバ内に各種文書を格納し、それをWindows標準のファイル検索を利用していました。が、ファイル名しか検索できないうえに検索速度も遅く、実際にはほとんどの社員に利用されていないのが実情でした。では、どのように文書を探していたか。『人に聞く』です。当社はIT企業としては比較的歴史が長いので、既存業務に精通したベテランに文書の格納先を尋ねるのが最も効率的な方法になっていたのです。とはいえ、そうした体制は属人化を招き、業務効率を大幅に低下させますし、ベテランたちがいつまでも当社に勤めているわけでもありません。そのため、利便性が高く、効率的な検索の仕組みが求められていました」（浅野氏）。
多くのベテラン社員を擁する一方で、GcomHDには中途採用のエンジニアや営業職も数多く在籍している。そうした中途採用の社員は、社内やシステムの環境に慣れるまで、必要な情報にたどり着くのが困難だった。入社年次の浅い社員の本来の能力を引き出し、生産性を底上げするためにも、ファイルサーバに蓄積した情報を自由に利用できる環境が求められていた。
画像PDFのOCR検索を高く評価し、
QuickSolutionを選定
費用対効果に懸念を示す上司を「現場の声」が動かした
検索環境の刷新を目指すGcomHDは、複数の検索システムの比較検討を実施。検索速度、検索精度、価格、利便性など、さまざまな観点で検索システムを評価した。その結果、最も高い評価を得たのがQuickSolutionだった。特にポイントとなったのが画像PDFの文字情報を読み取り検索対象にできるOCR機能だ。GcomHDには、地方自治体やITベンダー、通信会社など、複数の関係先から紙の文書が送達される。それらはスキャン処理され、画像PDFとしてファイルサーバに保管されていた。こうした既に蓄積していた画像PDFをOCRによってテキスト化し、検索対象とできることのメリットは大きかった。
QuickSolutionの各種機能を高く評価し、導入に向けて動き出したGcomHD。しかし、その取り組みが暗礁に乗り上げることもあった。クラウド・品質推進部クラウド推進課課長の八尋勇一氏は、導入の壁となったある出来事について説明する。
「浅野を中心にQuickSolutionの導入を進めていたのですが、その最中に上司から費用対効果に懸念が示されました。上司は検索の効率化という目的には理解を示しつつも、価格以上の効果が得られるのかに不安を覚えたようです。なかには『検索のために、これだけの予算を割く必要はあるのか』という厳しい声もありました。そのため、私たちは導入に向けた取り組みを一時中断し、費用対効果の算出に着手しました」（八尋氏）。
費用対効果の算出にあたって、浅野氏らは現場社員へのヒアリングを実施する。現場の社員たちに実務に即したQuickSolutionの利用方法をレクチャーし、システムへの反応を確かめるのが目的だった。その結果、QuickSolutionは開発や営業、事務など、幅広い部署で好評を博した。ヒアリングには5点満点の評価シートを用いたが、回答結果の平均は4点以上にものぼった。さらに、予想される業務削減効果も算出。これまで、検索1件あたりに要していた時間はおよそ10分だったが、導入後には2分程度に短縮すると見込まれた。
現場社員からの熱い支持に加え、検索に要する時間も5分の1程度に削減されることから、人件費換算では十分な費用対効果が期待できる。浅野氏らが一連の調査結果を報告したところ、上司はQuickSolutionの価値を再確認し導入を承認した。こうして浅野氏らの粘り強い再提案が功を奏してGcomHDはQuickSolutionの導入を決定。約2か月の構築作業を経て運用開始に至る。
想定の3倍ペースで利用が進み予想以上の費用対効果を達成
すべての社員が情報を活用し、本来の力を発揮できる環境が確立された
現在、GcomHDはファイルサーバ内の約300万のファイルを対象にQuickSolutionを利用している。ユーザ数は協力会社の社員を含めた約600名。社内のすべての人がQuickSolutionを利用できる環境を確立した。
導入後の定着も進んでいる。当初、浅野氏らは8,000回／年の利用を目標に設定していた。しかし、導入後の定着ぶりは予想以上であり、運用開始から約4か月で利用回数の年間目標を達成した。検索に要する時間も、当初の想定通り5分の1程度に短縮されており、幅広い範囲で業務効率化の効果が生まれている。八尋氏はQuickSolution導入後の手応えを語る。
「現在では、ファイルサーバの階層を行ったり来たりして、必要なファイルを探す無駄な時間がなくなりました。特に効果が大きかったのは、中途採用の社員たちへの影響です。ベテラン社員などにファイルの格納先を尋ねなくてよくなったことで、中途採用の社員たちは入社後すぐに社内の情報を活用して業務にあたれています。即戦力で活躍してほしいからこそ彼らや彼女らを採用したにもかかわらず、情報探しに時間を割かれているのは、とても勿体無い話です。現在では、そうした状況は刷新され、すべての社員が本来の力を発揮できる環境が構築できたと思っています」（八尋氏）。
今後はQuickSolutionの運用のさらなる高度化を目指す
生成AIなどと組み合わせ、より洗練された業務体制を確立したい
今後、GcomHDはQuickSolutionのさらなる運用の高度化を目指す。具体的には、QuickSolutionを検索システムとしてだけ活用するのではなく、実際の業務に落とし込み、業務フローをより洗練させていきたいという。その展望について浅野氏は語る。
「例えば、社内の事務作業にはQuickSolutionを活用すれば、さらに効率的にできるものが多くあります。特に、最近は生成AIの進化が目覚ましく、それらとQuickSolutionを掛け合わせて利用すれば、定型業務の手間を大幅に減らせると考えています。今後は、そうした他のツールとの連携も視野に入れながら、QuickSolutionをより高度に活用していきたいです」（浅野氏）。
同社が掲げる社内DXはまだ道半ばにある。しかし、その滑り出しをQuickSolutionが後押ししたことで、取り組みは軌道に乗った。この先、GcomHDはDXを通じてどのように生まれ変わるのか。今後の動向にも注目だ。
クラウド推進課
課長 八尋 勇一 氏
クラウド推進課
リーダー 浅野 耕平 氏
