集中購買の実現で購買コストを低減
企業の購買方法には集中購買と分散購買があります。
分散購買とは、複数の事業所をもつ企業が各事業所で物品を購買する方法です。
これに対して集中購買は、本社のようなひとつの窓口が各事業所の物品を集約して購買する方法です。うまく運用すれば、購買単価や購買管理コストといった購買コストの低減を見込めます。
今回は、この集中購買についてメリットとデメリットを踏まえてご紹介いたします。
目次
分散購買とは
例えば企業が事務用品を購買する時に、分散購買の場合は、各事業所の利用部門または事業所ごとの購買部門が、それぞれ付き合いのある業者から購買します。利用部門が自分で発注したり、同じ事業所内の購買部門に購入依頼したりするので事務処理は簡単です。また、急に必要になった物品など、業務に合わせた購買に応じてくれる場合もあります。しかし、ひとつの業者へ発注できるのは各事業所内で必要な分だけなので、発注数が少なくなり割引率は低くなりがちです。
集中購買とは
これに対して集中購買では、ひとつの窓口が全事業所の事務用品を一括で購買するため、取引先あたりの発注数を増やすことができ、単価を下げるよう価格交渉しやすくなります。一方で、ひとつの窓口で各事業所の購買品をすべて取り扱うことになるため、各事業所から購買窓口への購入依頼や検収といった事務処理が煩雑になる場合があります。
集中購買のメリットとデメリット
集中購買のメリット
集中購買は、価格交渉を有利に進めやすいことがまずメリットとして挙げられます。
同じ取引先から多く購買することでボリュームディスカウントを期待できるためです。また、取引先との交渉などの業務をひとつの窓口だけが行うため購買管理のコストを抑えることができます。現在、購買コストが高くて困っているという場合は集中購買に切り替えてみても良いかもしれません。
集中購買のデメリット
一方、集中購買のデメリットとして、各事業所から本社の購買部などの窓口へ購入依頼をする際の事務処理が煩雑になったり、伝票の輸送にタイムロスが発生したりすることが挙げられます。そこで、集中購買をサポートする購買システムが活躍します。
集中購買をサポートする購買システム
集中購買を行っていくには、部門や事業所を越えた購入依頼や大量の発注をするために、購買管理を効率化する必要があります。この購買管理をサポートするのが「購買システム」です。
これまで依頼伝票や電話やメールで行ってきた購入依頼や見積依頼、発注の手間や、過去の購買実績を伝票で確認する手間が購買システムを導入することで大幅に削減できます。
購買システムは主に下記のような購買業務をサポートします。
- 購入依頼伝票作成
- 見積依頼書作成
- 見積入手
- 注文書作成
- 検収伝票作成
いままで別々の作業として行ってきたものが同じシステムで作成・管理でき、さらに購入依頼伝票の内容を流用して見積依頼書や注文書を作成したり、過去の伝票をコピーして新しい伝票を作成したりできるため業務効率化に繫がります。中には、見積依頼書や注文書といった伝票を電子化することで、取引先への郵送の手間を削減しペーパーレス化を進められるシステムもあります。
企業にとっては、購買管理に割いていた人員を価格交渉などのコストダウンのために割り当てられるほか、発注時のミスも大幅に減らすことができます。 購買管理に課題がある場合、システムを導入することで解決するかもしれません。
ワンポイントアドバイス
購買システムの導入は集中購買を進めるうえで有効ですが、集中購買のメリットを最大限活かすには購買業務の見直しも重要です。
例として、A事業所とB事業所での購買品が同じなのに品名が違っていたり、A事業所では作業効率化して不要になった物をB事業所では使用していたりするケースがあります。これでは、ボリュームディスカウントを活かせなかったり、不要なものを購買することになったりと、効率化の妨げになります。
購買システムの選び方
購買システムは多数存在していますが、自社に適正な内容なのかを判断する必要があります。自社運用のシステムもあれば、クラウドサービスとして提供されるシステムもあり、種類は様々です。
購買システムを導入する上での判断基準を紹介します。
自社の購買管理に合っているか
購買管理の進め方は企業によって千差万別です。同じ企業でも事業所によって業務の進め方が異なることがあります。購買システムを導入する前に自社の購買業務を整理し、その業務を実現できるか、できない場合は業務をシステムに合わせられるかを判断することが大切です。業務に合うシステムが無い場合は、カスタマイズなど柔軟な対応ができるかもポイントになります。
システムのサポートが充実しているか
購買業務は企業活動と密接に関わっているため、止めることができません。そのため、購買システムに万一のトラブルが生じた場合は早急に復旧させることが求められます。そこで、どのようなサポートを受けられるのか、サポート体制がどうなっているのかを確認することが重要です。
クラウドのシステムの場合は、稼働率(システムを利用可能な時間の割合)といった指標もあります。
導入実績の数や幅
導入実績の数や幅はそのシステムの信用度を表す指標になります。実績の多いシステムは信用度が高く、事業継続性が期待できます。導入を検討している場合、導入実績を確認し自社に適しているのかを正しく判断することが大切です。
ワンポイントアドバイス
システム導入はシステムの機能面ばかり注目していると、現場の作業者のスキルと合わず逆に非効率になったり、意思決定部署と使用部署の意思疎通が出来ていなくて機能の過不足が発生したりする例があります。多方面からの検討が必要です。
購買システム導入で無理なく集中購買を実現
今回は、集中購買とそれに伴う購買システムについて紹介しました。
集中購買は大量の物品を本社の購買部門といったひとつの窓口で購買する方法であり、コスト効率を向上させることが期待されます。しかし、事務処理が煩雑になる可能性もあるため、購買システムの導入が必要というケースは少なくありません。
集中購買と購買システム導入で、コスト削減と業務効率化を実現できます。検討してみてはいかがでしょうか。
