購買管理とは？ 購買管理を行う際のポイントを解説

購買管理とは、その企業において必要なものを、適切な価格・数量・品質・納期で調達・仕入れができるように管理することです。企業活動において重要な業務である購買管理の適正化は、企業全体の利益やコスト削減につながります。

適切な購買管理のためには、購買管理の具体的な内容やメリット・必要性を理解しつつ、プロセスの見直しポイントを掴むことが大切です。当記事では購買管理を行う際のポイントを解説します。

購買管理とは？ 仕事内容やプロセスを解説

購買管理とは、企業の購買業務(生産活動のために必要な資材や原料などの購入・支払いに関する仕事)をトラブルなく実施するため、購買プロセス全体を管理することです。

JSA(日本規格協会)では、「生産活動に当たって、外部からの適正な品質の資材を必要量だけ、必要な時期までに経済的に調達するための手段の体系。」と規定されています。

購買管理の目的は「必要なものを、適切な品質・価格で、必要な時に必要な量だけ購買する」です。目的達成のために、購買計画策定、仕入先・取引先の選定、発注管理、原価確認、納期スケジュール作成などを進めます。

購買業務は、企業の利益や現場の作業効率などに大きく関わります。経営資源であるカネ・モノを取り扱うことから、慎重かつ正しい管理・運用が求められる仕事と言えるでしょう。

購買管理の5原則とは

購買管理を進める上で大切なのは、「購買管理の5原則」を押さえたプロセスの見直し・策定を行うことです。購買管理の5原則とは、次の5項目を指します。

1. 適切な取引先の選定
2. 適切な納期の確保
3. 適切な数量の確保
4. 適切な価格を決定
5. 適切な品質を確保

適切な取引先の選定

資材や原料などの仕入先となる取引先(サプライヤ)の信用や能力に問題がある場合、次のリスク発生が考えられます。

• 仕入プロセスが滞り、生産計画に狂いが生じる
• 発注した資材や原料の種類・数量に誤りが出る
• 財務状況の問題により、発注依頼途中などで倒産や、自社への反面調査の実施などにつながる
• 資材や原料の仕入ルートに違法性が見つかる

こちらのニーズに合うサプライヤの選定は、他の購買管理の5原則である納期・数量・価格・品質面にもよい影響を及ぼします。与信管理や実績確認は怠らないようにしましょう。

適切な納期の確保

こちらが希望する納期に発注品が入荷されなければ、他の購買業務や製造などの業務が滞ります。

サプライヤが納期通りに納品してくれるのか、発注時の納期設定は問題ないか、発注リードタイム(発注から納品までに要する時間)を確認しているかなど、適切な納期の確保がいつでもできるのかを確認しておきましょう。

納期を確保するには、サプライヤとの協力体制構築が不可欠です。自社とサプライヤの指示系統や、緊急時の対応について事前に話し合うことが大切になります。

適切な数量の確保

自社製品の製造やサービス提供をするために必要なものが足りていないと、生産計画や発注業務が予定通りに進まなくなります。また購入量が多すぎると、在庫管理にかかるコストやスペースの減少、在庫廃棄などの余計な損失につながります。

計画内容や製品・商品などに応じて必要な適正量を決めておき、その適正量に合わせた仕入・管理が大切です。必要な数量をいつでも確保できる体制を整えておきましょう。

適切な価格を決定

購買業務においては、仕入額を抑えることや、仕入額を製品価格に反映させることなど、仕入に関する価格を適切に決定することが重要です。企業の収益に大きく関わる部分であるため、慎重に決定しましょう。

しかし、仕入額の過剰な削減を行えば資材・原料の品質が劣化し、ステークホルダーからの評価が低下するリスクがあります。原価低減活動と品質維持の両立が大切です。

適切な品質を確保

納期・数量・価格が適正で顧客へ供給できたとしても、品質に問題があると商品・サービスの質が低下し、顧客満足度に悪影響を与えます。

納入物の適切な品質を確保することは、購買管理における重要項目です。技術力や品質に見合った価格の資材・原料などを選定しましょう。サプライヤ側の品質管理体制の確認も必要です。

「購買管理」と「調達管理」の違い

調達管理とは、購入以外の方法(レンタルやリース)による調達や、納品(供給)までの工程の管理など、調達に関する業務を広義に管理することです。

また、人材や設備などの企業の生産能力にかかわる部分を、生産計画に基づいて整えることも調達管理に含むケースもあります。調達全般のヒト・モノ・カネを総合的に管理するのが、調達管理の仕事です。

購買管理は、調達管理におけるプロセスの1つという位置づけになります。

購買管理実施のメリット

購買管理を実施する上でのメリットは次の通りです。

• 内部統制の強化によるコンプライアンス意識の向上
• 原価低減活動による企業の利益向上
• 発注ミスや在庫管理ミスなどの軽減
• 購買業部関係のリードタイム短縮による入荷・発注作業のスムーズ化、またそれに伴う購買以外の製造部門などの作業効率化
• 備品・私物の混同防止や経費の私的利用など、従業員による不正の防止

購買管理体制の見直しによって、購買業務周りだけでなく、企業全体の生産活動が改善される可能性があります。

とくに内部統制には大きな効果が期待できるので、内部統制の強化を検討する企業にとって、購買管理は最初のステップとして適していると言えるでしょう。

購買業務の基本的な流れ

スムーズな購買管理体制を取り入れるには、購買業務の流れとプロセスごとの詳細を理解し、どのプロセスを改善すべきかの見通しを立てることが重要です。

購買業務は、サプライヤの選定から納品物に対する支払いの履行までが1つの流れになります。

1.サプライヤの選定

いくつかピックアップした候補から、自社と取引するサプライヤを選定します。取り扱う資材・原料の種類や販売価格、仕入ルート、業績、評判、トラブル対応力など、購買業務を遂行する上で問題のない信用・能力をもつ企業を見極めます。

2.サプライヤ候補への見積もり依頼

サプライヤへ取引を依頼する前に、取引にかかる経費や資材・原料などの販売価格がどれくらいになるのか、見積もりを依頼しましょう。また、本当に自社が求める品質を提供できるか、価格基準をクリアしているかなども、見積もりを通じてチェックします。

3.価格・納期の相見積もりによる比較

1つのサプライヤにこだわるのではなく、複数の候補のサービスや見積内容を比較検討します。価格や納期、質について相見積もりを行い、最終的にどの企業と契約するかを決定します。

4.契約締結・発注

購入する商品の種類・価格・数量などを決定し、購買に関する契約を締結します。契約を締結したら、実際に発注業務を行います。発注前には、倉庫スペースや生産状況、在庫数などを確認しておきましょう。

5.納期管理・状況確認

生産計画やその他のスケジュールに支障が出ないよう、納期を管理します。サプライヤへの出荷状況の確認や、入荷が遅れる場合の対処などを行います。

6.入荷・検収・検査

サプライヤからの入荷物の種類、数量、品質、消費期限、異物有無などについて、検収・検査を行います。

7.支払い

サプライヤから請求書が届いた後、請求内容を確認し期日までに入金を行います。入金不備がないように注意しましょう。

購買管理における内部統制の実現

適切な購買管理を実施するには、購買管理における内部統制を強化する必要があります。内部統制とは、企業の生産活動を健全かつ効率的に運営する仕組みを構築することです。具体的にどのように進めるべきかを見ていきましょう。

購買管理の業務規程を制定する

購買管理の業務規程を制定し、サプライヤや従業員が規程に沿った業務を遂行できるようにしましょう。規程通りの購買業務を遂行することで、ミスの軽減や不正の防止、経営の効率化、作業標準化につながります。

購買管理規程は、主に次の内容で構成されます。

購買管理の業務規程	内容
総則	規程の目的、適用範囲、業務分担、権限、その他購買業務の基本項目についての規程
購買計画	購買計画、予算管理についての規程
取引先	取引先の範囲、契約書、登録・抹消、信用調査などについての規程
購買依頼	購買依頼の基本ルール、諾否、見積もり、発注決定などについての規程
発注および契約	注文請書、発注書、納期などの契約・発注に関する規程
検収	入荷、検収、検査、返品に関する規程
仕入・支払い	仕入や支払いの基準・処理、買掛金管理などに関する規程

購買基準を明確にする

購買基準とは、購買管理の業務規程に沿って定めた、購買業務の実務的なルールやプロセスのことです。購買品の使用・登録・抹消、サプライヤの選定基準、取引基準、購入～支払いまでの購買プロセス、購買に関する承認・決裁といった職務権限に関する事項などが挙げられます。

購買基準を明確にすることで、実務上での購買業務をスムーズかつ現実的に回せるようになります。

購買業務の役割決定と分担

ミスや不正を防止するために、購買業務のプロセスごとの役割を設定し、適した人材へ分担しましょう。たとえば、発注担当と支払担当を分ける、在庫管理担当と検収担当を分けるなどが挙げられます。職務や権限が一定の人物に集中しないように注意します。

購買管理業務のルール制定・システム化

購買規程・購買基準・購買業務の役割分担を定めた後は、それぞれに応じた業務ルールを制定します。入荷物の確認ルール、作業報告書の記入内容、サプライヤとの取引記録の記録・整理、在庫管理のルールなどです。

近年では、購買管理業務のサポートに特化したさまざまな購買管理システムが登場し、購買管理業務の一括管理を任せられるようになりました。

購買管理システムの主な機能は次の通りです。

• 購買業務フローの可視化
• 資材の発注・納入・支払状態の管理
• 取引先の購買履歴や取引件数の管理
• 納品書・発注書・請求書の作成の簡略化・電子化
• 資材や在庫、その他経費の原価管理
• 納品スケジュール管理
• 売上・支払統計
• 他の基幹システムとの連携

購買管理業務のシステム化によって、業務の効率化・透明化やヒューマンエラー防止などにつながります。

購買管理における内部統制構築のポイント

購買管理における内部統制構築を成功させるには、「複数業務における兼務の排除」「サプライヤとの癒着防止」「承認業務の簡略化排除」の3ポイントを意識しましょう。

複数業務における兼務の排除

購買業務は1人が複数の業務を担当しやすい仕事ですが、複数業務における兼務はできる限り排除するのがよいでしょう。

購買業務が属人化してしまうと、担当者の欠勤・休憩・退職などによる購買業務の一時的な停止の恐れがあります。また、個人裁量による購買管理業務のブラックボックス化につながり、担当者の不正やミスが発見しにくくなるデメリットも発生します。

サプライヤとの癒着防止

購買業務は、サプライヤとの関係構築や購買にかかる金銭の管理など、経営上重要度が高いプロセスの権限が集まりやすい仕事です。

そのため、購買業務を管理する上では、担当者とサプライヤとの癒着の発生に注意しなければなりません。お金の流れに近い位置にある購買部門で癒着が発生すると、自社の利益や信用に多大な損害を受ける可能性があります。

たとえば、サプライヤからの便宜や賄賂になびく、自分の裁量で不正を隠す、経費を私的な取引に利用するなどが考えられます。

サプライヤとの癒着を防ぐには、定期的な人事異動や購買業務の明確化、第三者によるチェック、相見積もりなどを行いましょう。

確認・承認・決裁作業の簡略化排除

購買業務における確認・承認・決裁作業を1～2人で完結させてしまうと、購買担当者に権限が集中してしまいます。そのため、個人の裁量による購買部門の支配や不正、癒着が発生するリスクがあります。

確認・承認・決裁作業の簡略化のしすぎは排除し、第三者によるチェック体制や複数人の承認体制、上司のみの決裁権体制などを構築しましょう。「できる限り複数人でチェックすること」「機械的にチェックできるシステムを導入すること」が、簡略化排除のコツです。

購買管理の改善で経営効率化を！

購買管理の改善は購買業務の効率化だけでなく、企業全体の生産活動に大きなメリットをもたらします。内部統制の強化や購買管理のルール作りなどを行い、企業の利益や業務効率化につながる購買管理体制を整えることをおすすめします。

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