分離されていた購買業務を一元管理

購入依頼と見積・発注で分離されていた購買業務を一元管理
年間で数百万円の経費を削減し、利益を生む「戦略経理」の体制を構築

中国計器工業株式会社（以下、中国計器工業）は、中国電力株式会社を中心とするエネルギア（EnerGia）ブランドを構成するグループの一角で、電力の計測などのソリューションを提供している。購入依頼と見積・発注が分離されていた従来の購買業務を見直すため、既存システムのリプレースを実施。楽々ProcurementIIを導入し、購買業務の一元管理を実現した。これにより、同社は経理財務の毎月の工数を1人月分削減し、年間で数百万円分の経費を削減したほか、購買管理で自社に利益を生み出す「戦略経理」の体制を構築した。

「購入依頼」機能に特化した既存システムが
購買業務を分離し、業務負荷を増大する要因に

1954年（昭和29年）、電力の使用量を計測する電気メーターの修理会社として設立された中国計器工業。中国電力株式会社を筆頭とするエネルギア（EnerGia）グループの一角として歴史を重ね、現在はスマートメーターの組み立てや物流管理、配電線制御装置の保守、監視カメラなど、「計測」「監視」「制御」「保守」の4つの領域でソリューションを展開している。同社は2023年4月から新規事業となる、子メーターの自動検診サービス「CKメータリング」の提供を開始した。CKメータリングは、電気使用量の可視化や管理の効率化に貢献するサービスだ。

時代の変化に合わせた事業の開発に積極的に取り組む中国計器工業だが、その一方でバックオフィスの高度化や効率化にも余念がない。同社は2023年から楽々ProcurementIIを導入し、一連の購買業務をシステム上で一元管理している。なぜ、同社は楽々ProcurementIIの導入に至ったのか。その経緯について、企画部 専任部長 兼 企画部 経理グループリーダーの小林高明氏は振り返る。

「以前から、当社では別の購買管理システムを利用して購買業務を行っていたのですが、既存システムの機能的制約から、さまざまな非効率が発生していました。その一つが、購買業務の分離です。既存システムは、購入依頼の申請や承認にだけに対応しており、その後の見積や発注作業については、対応する機能を有していませんでした。つまり、購入依頼はシステム上で行い、見積や発注作業は紙の伝票で行うといった分離が生まれており、それが生産性低下の要因になっていたのです。また、それぞれのプロセスで適切に意思決定が行われているかを確認する際には、大量の紙の伝票とシステムの画面を見比べながら、一つひとつの項目を照らし合わせる必要がありました」（小林氏）。

こうした非効率は購買業務の負担増を招いており、技術職の従業員を配置転換し、購買担当者を増員せざるを得ないほどだった。この状態を問題視した中国計器工業は、購買業務の効率化を目指し、既存システムの刷新に着手した。

標準機能の豊富さを高く評価し、
楽々ProcurementIIを導入
懸念していた取引先との業務フロー変更も問題なく完了

新たなシステムを導入するにあたって求めた要件は2つ。購買管理システムとサプライヤサイトを連携できる「パンチアウト」の機能と、「インターネットFAX」の機能だった。既存システムの刷新に併せて、中国計器工業は購買業務全体の見直しを決定。購入依頼と見積・発注の分離を解消するだけでなく、購買業務全体の最適化を目指した。

こうした要件のもと、同社は候補となる2製品を選出。両製品でトライアルを実施し、比較検討を行った結果、選定されたのが楽々 ProcurementIIだった。小林氏は「求めていた『パンチアウト』機能と、『インターネットFAX』機能を標準で備えていたのが決め手でした」と選定の理由を語る。

「楽々ProcurementIIは、ワークフローの条件分岐など、当社の購買業務に対応した機能を標準で備えていました。特に驚いたのが『工事番号』を管理できることでした。当社では、社内のすべての工事に番号を付与し、それに紐づく形で物品購入や資材購入を管理しています。これは工事ごとの原価管理を行うための仕組みなのですが、この仕組みが楽々ProcurementIIには標準機能で備わっていました」（小林氏）

住友電工情報システムの親会社である住友電気工業株式会社で利用していたシステムをベースに開発された楽々ProcurementII。製造業ならではの機能も数多く標準機能として取り入れている。

充実した機能を高く評価した中国計器工業は、2022年2月ごろから導入プロジェクトを開始。住友電工情報システムの支援を受けながらシステムの要件定義を行い、ワークフローの設定や操作マニュアルの作成など、システム展開に向けた準備を着実に進めていった。

楽々ProcurementIIの導入で、
購買業務1人月分の工数を削減
現場からの物品購入を可能にし
「購買業務の本来的なあり方」を実現

2023年6月、中国計器工業は楽々ProcurementIIの運用を開始。従来の購買業務で取り扱っていたほぼすべての物品を購入可能にし、購入依頼から見積、発注までの一連の業務をシステム上で一元化した。

これにより、同社は従来の課題であった購買業務の分離を解消し、業務の効率化を実現している。具体的には、毎月の購買業務の工数が約1人月分削減されたため、購買担当者に配置転換していた技術者を元の所属に配置し直すことができた。これによる導入効果は、従業員1人分の人件費に匹敵し、年間で数百～一千万円分にものぼる。

また、小林氏は、「購買業務を本来的な形に見直すことができた」と高く評価する。

「楽々ProcurementIIの導入に伴い、一定金額以下の物品購入については、現場の従業員が直接物品を購入できる体制に変更しました。現在、現場の従業員はパンチアウト機能を活用し、外部のサプライヤサイトから直接、文房具や工具といった物品を購入しています。購買業務の本質とは『物品や資材をできるだけ安く仕入れ、コストを低減すること』です。だからこそ、購買担当者が専門的に担う必要があるのですが、従来は価格交渉の余地のない低価格の物品まで購買担当者が購入しており、購買業務を圧迫する要因になっていました。こうした状況を見直し、内部統制を担保しながら購買業務を効率化できたのは、非常に大きな成果だったと思います」（小林氏）。

さらに、既存システムとは異なり、楽々ProcurementIIには見積や発注に関する情報が蓄積しているため、過去の発注金額などを購買業務の参考にできる。従来、見積や発注の情報は紙の伝票などで分散管理されていたため、価格交渉時に参照するのが困難だった。しかし、現在は、過去の情報をシステム上で一覧できるため、それらを参照しながらの価格交渉が可能になった。

購買・経理業務は、利益の拡大に直結する重要業務
楽々ProcurementIIが「戦略経理」の体制を確立してくれた

一連の導入を振り返って、小林氏は「楽々ProcurementIIは当社における『戦略経理』を実現してくれました」と語る。中国計器工業は組織の性質上、他の企業に比べ、経営における経理業務の重要度が高いのだという。

「当社は中国電力株式会社の100%子会社で、親会社からの受注が多いこともあり、安定的に売上を確保できます。そのため、『いかにコストを削減するか』は極めて重要な問題です。間接費の削減が、利益の拡大に直結するわけです。そこで、当社では購買・経理部門を企画部に設け、戦略的に経理業務を進めていますが、楽々ProcurementIIの導入により、今まで以上に効率的で利益性の高い『戦略経理』の体制を築くことができました」（小林氏）。

自社の競争力を高めていくうえで、間接費の削減は欠かせない施策だろう。中国計器工業は、楽々ProcurementIIを活用して購買業務を見直し、より利益を生み出せる組織体制を確立した。その取り組みは「筋肉質な組織」を目指す多くの企業に示唆を与えるに違いない。

_{※本事例中に記載の組織名や肩書き、数値、固有名詞等は取材時点の情報です。}