購買管理の見える化を実現

国内3工場に「楽々ProcurementII」を導入し、
購買プロセスの見える化と作業工数の大幅削減を実現

製薬会社のバリューチェーンを支えるシミックグループでは、製造支援事業を担う国内3工場(静岡、富山、足利)にWeb購買システム「楽々ProcurementII」を導入。購買プロセスの見える化、帳票の電子化とワークフローシステムによる購買業務の工数削減、内部統制の強化を実現し、さらに予算管理や集中購買にも取り組んでいる。

3工場に購買管理システムを導入し業務プロセス改革を推進

1992年、日本で初めて医薬品の臨床開発業務を受託・代行する機関CRO(医薬品開発支援)として誕生したシミックグループ。今では、開発から製造、営業・マーケティングまで医薬品ビジネスを総合的に支援する新たな事業モデルPVC(Pharmaceutical Value Creator)を展開し、日本の新薬誕生の8割以上にも関わる医薬品開発に欠かせない存在だ。

シミックグループにおいてCDMO(医薬品製剤開発・製造支援)を担っているのが、シミックCMO株式会社(以下、シミックCMO)だ。同社は大手製薬会社の主力工場として培った確かな技術力と高い品質保証力を強みとして、2010年に静岡工場からスタート。2013年にシミックCMO富山株式会社、2016年にシミック足利株式会社(以下、シミック足利)を統合して、現在は3工場体制で医薬品産業の多様化するニーズに応えている。

3つの工場を統合した同社では、サプライチェーンの起点となる購買業務が工場ごとに最適化されていたことで、全社での業務効率とコンプライアンスの2つの側面で問題があった。グループのICTを担うシミックホールディングス ICT部のマネージャー　花岡氏は次のように当時を振り返る。「3つの工場はもともと別会社だったので、購買業務のやり方が工場ごとに違っていました。システム化されている工場もあれば、マニュアルのオペレーションで対応している工場もあるという、統一されていない状況でした。そこで、2016年のシミック足利の統合をきっかけに購買管理システムを導入し、3工場で共通した購買業務プロセスを実現することにしました。」

購買業務プロセスの見える化と紙の帳票の電子化が課題解決の鍵

従来のシミックCMOの購買管理には、大きく「購買基準の明確化」、「購買統制」、「作業効率化」、「購買実績の可視化」の4つの課題があったとシミックホールディングス総務部 着月氏は説明する。

「1つめの『購買基準の明確化』では、業務プロセスを可視化し、購買規程の遵守や内部統制の徹底が求められていました。2つめの『購買統制』では、各工場で共通の仕組みがなかったため購買統制を効かせることが難しく、3つめの『作業効率化』では、非効率な紙承認などにより業務のリードタイムが増大していました。4つめの『購買実績の可視化』では、3工場の購買実績の一元化・分析が行えず、最低単価の社内横展開・集中購買ができませんでした。」

4つの課題を解決するうえでキーポイントとなったのが、購買業務プロセスの見える化と、紙の帳票の電子化だった。同時に社内会計システムに支払い情報を一括連携することも求められた。

高い業務適合率とコストパフォーマンスを評価

2015年4月、購買管理システム導入プロジェクトがスタート。シミックホールディングスICT部と人財部から5名、各工場から購買担当15名が参加し、総勢20名のプロジェクト体制となった。購買管理システムの製品選定では、業務と製品との適合率を比べた比較表を作成したという。「複数のベンダーに業務要件表を渡し、“できる・できない”を記入してもらいました。住友電工情報システムの楽々ProcurementIIは標準で、多くの業務に対応していました。」と着月氏。

提案についても評価し、「住友電工情報システムのプロジェクトマネージャーの提案が良いものでした。当社の要件に対し、しっかりと準備し考え抜いた提案には熱意を感じました。このような姿勢ならばプロジェクトを最後までやりきってくれると思いました。」と花岡氏は付け加える。

さらにコストの抑制も重要だった。「楽々ProcurementIIの機能の豊富さと、きめ細かい提案の割に価格が低かった点も採用理由の1つです。」と花岡氏はコストパフォーマンスの高さも評価する。

業務要件表での評価、提案力、コストパフォーマンスなど総合的な観点から購買管理システムとして楽々ProcurementIIが採用された。2016年1月にプロジェクトがスタートし、同年9月までに3工場すべてが稼働した。

作業の自動化により工数が大幅に削減、予算管理や集中購買への利用も進行中

実際に購買管理システムを使っていく中で、現場からは様々な要望があがってきた。「要望には優先順位をつけて、必要だと思われるものから対応していきました。予算には限りがありますので、どの要望に対応するのかという判断が難しかったですね。」と花岡氏は話す。

ユーザーに向けた購買管理システムの教育も住友電工情報システムがサポートした。
「まずはユーザーに使ってもらって、自身で効果を実感してもらうことが必要です。住友電工情報システムの指導とサポートもあって、ユーザーは抵抗なく、すぐにシステムを使うことできました。ユーザーからの問い合わせ内容も具体的な使い方から、『こう利用したい』『こんなことはできないか』といった前向きなものに変わってきています。」と花岡氏。

稼働後は、消耗品、委託費、修繕費、光熱費など原材料以外の購買はすべて楽々ProcurementIIが担っている。「ユーザーは3工場の依頼部署の3名と購買担当者100名前後です。帳票の電子化とワークフローにより、人がマニュアルで行っていた作業がすべて自動化され大幅な効率化が図れました。注文書も作成する必要がなくなり、予実管理の工数も減少しています。静岡工場では、約2名分の工数が削減できました。また購買プロセスの見える化が実現したことで、内部統制が図れました。」と着月氏は導入の効果を話す。

今後の展望について花岡氏は、「予算を入れての発注管理を行っていく計画を進めています。例えばアラーム機能を使って削減の設定値を超えているものは通知するなどすれば、予算削減につながると考えています。また3工場の購買実績の一元化を実現できたことで、集中購買や在庫の最適化の実現に向けた取り組みが進行中です。3工場でしっかりと成果をあげることにより他部署への横展開の可能性もでてくると考えています。」と力強く語った。

_{※本事例中に記載の組織名や肩書き、数値、固有名詞等は取材時点の情報です。}