ISOや社内文書の管理から申請業務までペーパーレス化を実現

業種

総合物流業

主管部署

情報システム部

利用部署

全社

ご利用ユーザー数

約1,000人

従来の管理方法と課題、新システム導入の目的

ISO認証のための文書管理、社内規程・規則等の社内文書を管理するために、旧製品の「楽々Document」を導入し利用していた。サーバ更新を機に後継製品である「楽々Document Plus」を導入。

楽々Document Plusを選択した決め手

ISO文書管理の要求事項に対応できる製品であったこと。

インストール後、構築に着手～最初に業務で利用開始するまでの期間

3ヶ月

管理している文書の種類と数

• ISO文書、社内規程・規則、決裁書、内部監査資料の保存管理。
• システム利用申請等の各種申請をワークフロー化し管理。

フォルダ構成

目的別に分割。大きく保管文書と申請関連の文書で分け、さらに種類ごとにフォルダを分けている。

工夫点

文書には申請内容と各種設定作業の内容を入力する項目を一緒に組み込み、ワークフロー機能を活用することで、申請から設定完了まで楽々Document Plusのみで管理できるようにした。

導入効果

• 申請用紙の保管、押印作業を削減できた。
• 毎月の設定作業工数を出力するのが容易になった。

ユーザーの評価

• 検索機能が充実しているところが良い。特にハイライト表示機能が便利。
• 意図した動作にするまでの各種設定は難しいが、ワークフロー機能をより活用していきたい。

今後の展開プラン

本社・各事業所間の書類の受け渡しを回避すべく、各種書類はすべて楽々Document Plusに保管し一元管理する。
他にも、改正電子帳簿保存法の電子取引要件への対応や契約書等の期限管理、ワークフロー機能の有効活用を推進していく。

_{※本事例中に記載の組織名や肩書き、数値、固有名詞等は取材時点の情報です。}