「ほぼ、自動電子化！」
～契約書などの紙書類を複合機でスキャンするだけで、楽々Document Plusで検索、保管可能に！～
複合機がオフィスのネットワークにつながり、スキャナ機能が年々強化されたことにより、オフィスで発生する紙文書や伝票類を複合機でスキャンして電子化するケースが増えています。電子化さえしてしまえば、これを社内のファイルサーバーなどに保存して管理できます。
しかし、契約書や伝票類をどんなに高速にスキャンし電子化できても、＜必ず残る問題＞があります。それは＜ファイルのリネーム＆振分問題＞です。数十件の契約書をまとめてスキャンするのは簡単でも、それを書類ごとに分割し、契約番号や契約日、取引先名でリネームしたり、それらの属性で検索できるようにするための後処理を人手で作業していては、業務の効率化につながりません。
本セミナーでは、これらの作業を自動化して、真のペーパレス化を実現できる方法と事例をご紹介いたします。
セミナー概要
| 会場 | 住友電工情報システム 東京支社(赤坂見附) 東京都港区元赤坂1-3-13 (赤坂センタービルディング) |
|---|---|
| 日時 | 2016年11月18日（金） 13:30～16:00（受付 13:00より） |
| 参加費 | 無料 |
| 定員 | 50名 [満員御礼] |
| お申込 | 終了いたしました |
| 申込期限 | 2016年11月16日（水） |
| 主催 |
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プログラム
契約書や各種取引関係書類、技術資料が電子化でき、必要な時に、自席のPCから検索、参照できれば便利です。
しかし、スキャンして電子ファイルに変換するだけでは、検索も再活用もできません。電子化と同時に、ファイルの内容がわかるファイル名を付与しなければなりません。また、契約書なら、契約番号や契約更新日で検索したり、場合によっては契約書の本文に含まれる文字で全文検索する場合もあります。
楽々Document PlusにバンドルされているHGPscanServPlusを活用して、それらの課題を解決する具体的な方法を、デモを交えてご紹介します。
戎井 亮一
電子化したファイルをどこに保存しますか？ ただ、ファイルサーバに保存するだけでは、省スペース化は実現できても、探しやすさや管理のしやすさは変わらず、業務効率化にはつながりません。一方で、手軽にファイルを操作できてしまうが故に、上書きや誤消去など保管のリスクは増えると言っても過言ではありません。
本セッションでは、電子化文書を管理・活用するためのポイントをご説明するとともに、楽々Document Plusを使った効率的な保管と活用方法をご紹介します。中でも、契約書など期限管理が必要な文書に対し、更新時期の自動通知と督促、契約更新日の自動更新、期限切れ契約書の自動廃棄といった文書管理システムならではの機能をご紹介します。
岸田 正博
「電子化の第一歩はスキャンニングから」、企業の保有文書をアウトソーシングで電子化する事例を紹介します。社内に蓄積している膨大な紙文書を、スキャニングによる電子化と合わせて、検索項目属性・振り分け条件設定・検索項目への紐付けオペレーションも含めて実現します。
楽々Document Plus導入時の課題として、社内に蓄積している膨大な紙文書の電子化があります。導入に合わせ、アウトソーシングを活用することにより、社内のマンパワーは本業に集中したまま、スムーズに文書管理が実現できます。
佐藤 仙己
- ※ プログラムは予告なしに変更する場合もございますので、予めご了承ください。
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住友電工情報システム株式会社 マーケティング室
E-mail: mkt@sei-info.co.jp
TEL:06-6394-6754