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契約書管理

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契約書をしっかり管理・活用できていますか?

契約書管理業務は、作成、審査、締結、保管、更新といったように多岐にわたります。契約書の作成段階では、法務部による契約書チェック(リーガルチェック)が必要です。しかし、メールや紙でのやりとりでは、状況を把握しづらいといった課題があります。契約書チェックが終わり契約締結の段階では、紙への記名・捺印、郵送に時間がかかります。
さらに、契約締結後の契約書管理において、Excelファイルなどで台帳を作成して期限管理をしている場合は、契約書の保管とは別に台帳への書き込み作業が必要であったり、期限の確認・通知漏れや、更新漏れなどさまざまなリスクと課題があります。
契約書など期限付きの文書を管理するにあたり、期限が近づくとメールで自動通知する機能や期限までに対象文書の更新(改訂)や削除(廃棄)などの処理を促す機能が必要になります。
楽々Document Plusは、契約書管理システムとして欠かせない便利な機能を数多くご用意しています。

契約書の作成・審査(リーガルチェック)

承認ワークフローや追記の機能を活用することで、楽々Document Plus上で契約締結前に審査担当者が契約内容を審査し、申請者とやり取りすることができます。契約書チェックの過程で発生した指摘事項等は履歴として残ります。また、確認完了後は最終版のみを公開するなど、確認途中の契約書の公開範囲を限定することも可能です。

契約書の作成・審査(リーガルチェック)

ペーパーレスな契約締結(電子契約サービスとの連携)

電子契約サービスとの連携を利用した契約締結を実現することで、紙と印鑑での作業を撤廃し、契約書の申請から締結・保管までをシステム上で一貫して管理できます。

クラウドサイン連携

楽々Document Plusで承認を得た契約書のPDFファイルをクラウドサイン(※)へファイル連携できます。また、クラウドサインにて締結した契約書を楽々Document Plusへ取り込み、全文検索や期限管理などのあらゆる機能で契約書を活用できます。

クラウドサイン連携では、以下の2通りの方法で契約書を連携できます。

  • 楽々Document Plus上で承認した契約書をクラウドサインに自動でアップロードできます。
    また、クラウドサインでの契約結果を、楽々Document Plusに自動で取り込みます。
  • クラウドサイン上で作成・送信した契約書や相手方から受信した契約書を、楽々Document Plusに自動で取り込みます。
クラウドサイン連携

(※)クラウドサインの利用には、弁護士ドットコム株式会社との契約・費用が別途必要となります。

契約書の更新管理

期限管理

楽々Document Plusは、期限が近づくとシステムから自動的に関係者にメールで通知する機能が標準搭載されています。
この機能は、契約書管理など期限のある文書を管理する際にご活用いただけます。文書を登録する際に、入力した期限日をもとにその何日前に期限通知のメールを送信するかを指定できます。また、通知先には、文書登録者や契約締結時の関係者(文書登録者、承認者、通知先)のほかに、契約書ごとに特定のユーザーやグループ(部署)を指定できます。
例えば下図のように、文書に「満了日」という項目を用意し、入力した日付の[30日前]に[契約締結時の関係者]へ期限通知のメールを自動送信するといった設定ができます。期限日が異なるような複数文書の期限管理を漏れなく実施できます。

自動通知設定

楽々Document Plusでは、更新期限を超えても改訂作業をしていない場合、改訂作業を開始するまで契約書管理の担当者へ督促メールを自動送信できます。期限通知済み契約書の状態は「通知済み/督促中/改訂作業中/ワークフロー回付中/改訂完了/期限日経過」の6段階で一覧表示されます。
管理者は、文書の更新漏れや期限日を超過している契約書など、該当する契約書全体の進捗を一目で確認できます。

自動更新

期限を過ぎた文書は、自動的に期限を延長したり廃棄できます。
自動更新の契約書は、期日と更新間隔を設定することで契約更新のたびに新しい期日に自動更新され、毎年や半年単位で繰り返し通知することができます。
また、自動廃棄したい契約書についても同様にして期日を設定することで自動的に廃棄され、文書一覧に表示されないようになります。利用者は廃棄文書を閲覧できませんが、管理者であれば廃棄文書を閲覧できますので、契約書が勝手に削除されるといったことはありません。

複数期限管理

通知対象となる期限日を、ひとつの契約書に対して複数設定できます。例えば、継続や解約を判定するための「更新期限」と「満了日」のように、ひとつの契約書に対して複数の期限を設定できるので、複雑な期限管理にも対応可能です。

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古い契約書との変更点比較

契約内容の更新時に新旧契約書を比較でき、変更箇所を色分けして表示するので、見た目で変更点がわかりづらいような契約書であっても、契約内容の変更点をピンポイントに確認できます。
承認者へいちいち変更箇所を伝えなくても文書の新旧比較ボタンをクリックするだけで、変更漏れがないか、また、変更内容に相違がないかをスピーディに確認できるので、承認作業もスピーディに行えます。
この機能は、契約書管理以外に資料やマニュアルの更新の際にも役立ちます。

古い契約書との変更点比較

契約書同士のリンク付け

契約書同士をリンクで関連を付けることができます。例えば、基本契約と個別契約のような上位文書と下位文書を関連付けて相互に参照できます。
文書登録の際に関連する文書を選択すると、関連文書へのリンクが生成されます。生成された関連文書のリンクをクリックすると、別ウィンドウで文書の内容を確認できるので、横断して文書を閲覧できます。また、リンク先の文書にもリンク元の文書が一覧表示されるので、文書の内容を更新する際に関連する文書の更新が必要ないかも一目で確認できます。
このように、紙では実現できない契約書管理システムならではの機能があります。

契約書同士のリンク付け

契約書からの自動属性抽出(オプション)

AIの自然言語処理を活用して、契約書ファイルの中から契約先社名/氏名などの固有名詞や、契約金額/契約開始日/契約終了日などの表現(これらの総称:固有表現)を抽出できます(※)。自動抽出した固有表現は、楽々Document Plusの属性情報として自動セットでき、台帳管理や項目単位での属性検索などでご活用いただけます。
自動抽出結果の表記ゆれや不要な文字は自動補正されます。例えば、社名の“(株)”を“株式会社”に自動置換したり、氏名の情報から“様”や“殿”などの文字を除去したりといった自動補正を行います。
抽出した情報が正しくない場合は、自動抽出結果を一括で修正した後、承認依頼や関係者へ通知ができます。

契約書からの自動属性抽出(オプション)

例えば、契約書の中から自動抽出した契約終了日を文書の属性項目に自動セットし、期限が近付くと自動通知する期限管理と組み合わせることで、契約管理業務を自動化できます。

(※)契約書からの自動属性抽出はオプション機能になります。抽出精度は元データに依存して変動します。

そのほかにも契約書管理に便利な機能が充実

上記で紹介した機能以外にも、契約書管理システムに不可欠な便利な機能が充実しています。

  • 承認のワークフローが標準搭載されているので、正式かつ最新版の契約書を管理できます。
  • ・契約書を登録していくだけで一覧画面で台帳管理ができ、一覧をCSVファイルやExcelファイルでのダウンロードもできます。
  • ・仮想フォルダでフィルタリングして契約が有効な文書のみを絞り込んで表示できます。
  • ・スキャンしたファイルはOCR処理で全文検索できます。
  • 透かし文字の挿入印刷・ダウンロードを禁止して情報漏えい対策ができます。

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